You are currently viewing Hiện đại hóa quy trình Đại hội cổ đông 2025: Hướng tới minh bạch, tối ưu vận hành và tiên phong quản trị số toàn diện

Hiện đại hóa quy trình Đại hội cổ đông 2025: Hướng tới minh bạch, tối ưu vận hành và tiên phong quản trị số toàn diện

Đại hội đồng cổ đông tại Việt Nam năm 2025: Xu hướng và Kỳ vọng

Trong vài năm qua, các công ty Việt Nam đã bắt đầu áp dụng hình thức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến và kết hợp trực tuyến – trực tiếp (hybrid), được thúc đẩy bởi sự cấp thiết và đổi mới. Các cải cách pháp lý đã góp phần nền tảng vững chắc: Luật Doanh nghiệp 2020 (có hiệu lực từ năm 2021) chính thức công nhận việc cổ đông có thể tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc bỏ phiếu điện tử, đồng thời cho phép thông qua nghị quyết bằng hình thức biểu quyết điện tử hoặc lấy ý kiến bằng văn bản. Luật này, cùng với Nghị định 155/2020/NĐ-CP, còn quy định các công ty đại chúng phải phải bổ sung điều khoản về việc tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến trong điều lệ công ty. Những thay đổi này là tín hiệu tích cực cho các doanh nghiệp rằng các cuộc họp kỹ thuật số là hợp pháp và được khuyến khích. Thực tế, theo báo cáo của Sở Giao dịch Chứng khoán, đến đầu năm 2025, chỉ có khoảng 15% trong số hơn 500 công ty niêm yết đã áp dụng mô hình ĐHĐCĐ trực tuyến hoặc kết hợp (Nguồn: HOSE & HNX, 2025). Dù vẫn là thiểu số, tỷ lệ này đang tăng trưởng đều đặn khi niềm tin vào công nghệ ngày càng tăng.

Một yếu tố quan trọng thúc đẩy xu hướng này là kỳ vọng ngày càng cao về tính minh bạch và sự tuân thủ từ cả cổ đông và cơ quan quản lý. Cổ đông ngày nay – bao gồm những nhà đầu tư mới am hiểu công nghệ – mong đợi thông tin kịp thời, rõ ràng và khả năng tham gia ngay cả khi họ không thể đến dự họp trực tiếp. Về phía cơ quan quản lý, họ nhấn mạnh đến tính toàn vẹn của dữ liệu và trách nhiệm giải trình cho cổ đông. Nếu công ty không thể chứng minh đủ điều kiện họp hoặc hồ sơ bỏ phiếu không đầy đủ, cơ quan chức năng có thể không công nhận kết quả cuộc họp, buộc công ty phải tổ chức lại, từ đó gây tốn kém. Có thể nhận thấy rằng cả các bên liên quan và cơ quan quản lý hiện nay đều yêu cầu quy trình ĐHĐCĐ phải minh bạch, bảo mật và được kiểm toán đầy đủ. Nói một cách đơn giản, một cuộc ĐHĐCĐ vào năm 2025 không chỉ phải đáp ứng các yêu cầu pháp lý mà còn phải tạo dựng được niềm tin – mọi lá phiếu đều phải được kiểm chứng và mọi câu hỏi đều phải được trả lời, cho dù cổ đông có mặt trực tiếp hay tham gia từ xa. Điều này tương tự với các thông lệ quốc tế; ví dụ, báo cáo quản trị doanh nghiệp năm 2023 của OECD đã cảnh báo rằng việc chuyển các cuộc họp sang hình thức trực tuyến không được làm giảm sự tham gia của cổ đông. Các công ty Việt Nam lưu ý điều này: xu hướng đang hướng tới các ĐHĐCĐ “thế hệ mới” kết hợp yếu tố trực tiếp và trực tuyến nhằm tối ưu sự thuận tiện mà không làm mất đi tính minh bạch.

Những thách thức của phương thức tổ chức ĐHĐCĐ truyền thống

Nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang phải đối mặt với những thách thức khi tổ chức ĐHĐCĐ theo cách truyền thống. Theo kinh nghiệm của tôi, những hạn chế của phương thức cũ là rõ ràng:

  • Đăng ký và check-in thủ công: Cổ đông thường phải xếp hàng để đăng ký tại địa điểm tổ chức, dẫn đến chờ đợi lâu và chậm trễ. Ban tổ chức phải xác minh danh tính và thu thập giấy tờ một cách thủ công.
  • Công tác hậu cần phức tạp: Các công ty lớn phải chuẩn bị trước hàng tháng – đặt địa điểm, sắp xếp chỗ ngồi cho hàng nghìn người tham dự, gửi thư mời kèm báo cáo bản in. Công việc hậu cần này thường tốn kém chi phí và thời gian.
  • Biểu quyết và thu thập ủy quyền trên giấy: Phiếu biểu quyết và thẻ biểu quyết dễ xảy ra sai sót (đánh dấu nhầm ô, gạch xóa), đòi hỏi ban kiểm phiếu phải đếm phiếu thủ công. Việc thu thập giấy ủy quyền cũng mất thời gian, với rủi ro thiếu hoặc giấy tờ không hợp lệ.
  • Thiếu thông tin cập nhật theo thời gian thực: Trong ĐHĐCĐ truyền thống, ban lãnh đạo có ít thông tin về tỷ lệ tham dự hoặc tiến độ biểu quyết. Kết quả chỉ được biết sau khi kiểm phiếu thủ công, và bất kỳ vấn đề nào (như không đủ điều kiện họp hoặc phiếu bầu bị tranh chấp) đều được phát hiện quá muộn.

Những thách thức này thường diễn ra trong thực tế tổ chức ĐHĐCĐ tại Việt Nam. Ví dụ, tại ĐHĐCĐ của một công ty chứng khoán lớn vào tháng 4 này, cổ đông bắt đầu xếp hàng trước một giờ để hoàn tất thủ tục đăng ký, và công ty đã phải nhanh chóng bổ sung thêm chỗ ngồi do số người tham dự vượt quá mong đợi. Đối với một công ty có hơn 44.000 cổ đông trong danh sách, việc xử lý quy trình định danh và kiểm phiếu bằng tay là một gánh nặng lớn. Không hiếm khi một ban tổ chức ĐHĐCĐ phải bắt đầu chuẩn bị trước 2–4 tháng, in ấn và gửi thông báo, báo cáo tài chính, phiếu biểu quyết cho hàng nghìn nhà đầu tư – một quy trình có thể tốn hàng trăm triệu đồng (hàng chục nghìn USD) chỉ riêng chi phí in ấn cho một đại hội. Vào ngày họp, nếu cổ đông nào quên mang giấy tờ cần thiết (thư mời, CMND/CCCD, giấy ủy quyền, v.v.), việc định danh sẽ càng mất thời gian hơn khi nhân viên phải xác minh lại thông tin. Biểu quyết bằng giấy tạo thêm một lớp rủi ro: Việc đếm phiếu trên giấy khiến ban tổ chức lo ngại về độ chính xác khi cổ đông mắc lỗi trên phiếu giấy. Rõ ràng, phương pháp truyền thống đang gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về tốc độ và độ chính xác. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp hiện đại hơn.

Ứng dụng giải pháp số hóa để tăng cường minh bạch và hiệu quả

Để giải quyết những vấn đề này, nhiều doanh nghiệp tiên phong tại Việt Nam đang chuyển sang các giải pháp kỹ thuật số để hiện đại hóa ĐHĐCĐ của họ. Trong vài năm qua, tôi đã tham gia cùng FPT phát triển UVote – một nền tảng ĐHĐCĐ kỹ thuật số toàn diện – nhằm giải quyết những thách thức này. UVote được thiết kế như một công cụ toàn diện quy trình tổ chức ĐHĐCĐ từ đầu đến cuối. Các tính năng chính của nền tảng UVote gồm:

  • Gửi thư mời kèm tài liệu số hóa: Thay vì gửi các tập tài liệu qua đường bưu điện, các công ty có thể gửi thư mời trực tuyến được cá nhân hóa và cung cấp tài liệu điện tử (e-documents). Cổ đông truy cập báo cáo thường niên, chương trình họp và các thông tin công bố qua một cổng thông tin bảo mật, giúp tiết kiệm chi phí in ấn và đảm bảo mọi người đều nhận được thông tin mới nhất.
  • Xác thực cổ đông an toàn: Người tham dự có thể xác nhận tham dự và định danh trực tuyến bằng xác thực đa yếu tố (ví dụ: OTP, mã QR hoặc xác minh khuôn mặt eKYC). UVote tích hợp với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thông qua FPT.IDCheck để tăng lớp bảo mật danh tính. Điều này có nghĩa là loại bỏ khâu soát giấy tờ thủ công tại bàn đăng ký – hệ thống này định danh từng cổ đông bằng kỹ thuật số, ngăn chặn gian lận và hợp lý hóa quy trình kiểm tra tư cách.
  • Biểu quyết trực tuyến và kết hợp: Cổ đông có thể biểu quyết các nghị quyết thông qua giao diện web hoặc điện thoại di động cho dù họ tham dự trực tiếp hay từ xa. Mọi phiếu bầu được ghi nhận ngay lập tức. Ví dụ, tại ĐHĐCĐ FPT năm 2023 của chúng tôi, các cổ đông tham gia trực tiếp và trực tuyến đều bỏ phiếu thuận lợi qua UVote, và nền tảng này đảm bảo kiểm phiếu chính xác 100% theo thời gian thực. Việc kiểm phiếu theo thời gian thực không mất thời gian chờ đợi – khi việc bỏ phiếu diễn ra, kết quả có thể được tính toán ngay lập tức.
  • Kết quả và phân tích theo thời gian thực: Bảng điều khiển số hiển thị các số liệu thống kê trực tiếp – số lượng cổ đông có mặt (và tỷ lệ vốn chủ sở hữu họ đại diện), và kết quả biểu quyết cập nhật từng phút cho mỗi nội dung trong chương trình nghị sự. UVote hiển thị kết quả biểu quyết dưới dạng biểu đồ trên màn hình lớn tại địa điểm tổ chức và trên thiết bị của chính cổ đông, giúp mọi người nắm bắt kết quả ngay lập tức khi mỗi nội dung biểu quyết kết thúc. Tại ĐHĐCĐ Imexpharm năm nay, ban tổ chức ghi nhận rằng biểu quyết điện tử đã giảm thời gian kiểm phiếu từ ước tính 30–60 phút xuống còn khoảng 15 phút. Với tư cách là người tổ chức, tôi không còn cần phải lo lắng kiểm tra lại việc đếm phiếu bằng tay – hệ thống cung cấp kết quả tức thì, có thể kiểm chứng.
  • Tuân thủ pháp luật và dấu vết kiểm toán: Số hóa không có nghĩa là giảm việc tuân thủ các quy định – thực tế, nó có thể củng cố việc tuân thủ của doanh nghiệp. Mọi thao tác trên UVote đều được đóng dấu và ghi lại theo thời gian, tạo dấu vết kiểm toán chặt chẽ cho cơ quan quản lý. Nền tảng hỗ trợ ủy quyền điện tử với chữ ký số, giải quyết yêu cầu pháp lý của Việt Nam rằng giấy ủy quyền phải được ký và nộp đúng cách. Bằng cách chuyển quy trình này lên trực tuyến, các công ty như Công ty Quản lý Quỹ Vietcombank (VCBF) đã loại bỏ những phiền phức của việc thu thập và xác thực giấy ủy quyền trực tiếp. Ban lãnh đạo VCBF đã hợp tác với chúng tôi để triển khai UVote cho đại hội nhà đầu tư năm 2025 của họ, nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn quy định đồng thời giúp việc ủy quyền biểu quyết hiệu quả hơn. Với việc UVote tích hợp chữ ký số FPT.eSign, cổ đông có thể ủy quyền và biểu quyết từ xa với đầy đủ tính pháp lý, và tất cả hồ sơ được lưu trữ an toàn cho kiểm tra sau này.

Giải pháp ĐHĐCĐ số cho phép ban tổ chức xem bảng điều khiển thời gian thực về kết quả biểu quyết & bầu cử

Giải pháp số không chỉ vì mục đích công nghệ mà còn trực tiếp giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Các công ty đã áp dụng ĐHĐCĐ kết hợp hoặc trực tuyến báo cáo hoạt động tinh gọn hơn đáng kể. Trước đây, một ĐHĐCĐ lớn có thể đòi hỏi một đội ngũ nhân sự lớn và vài tháng để tổ chức. Giờ đây, bằng cách tận dụng các nền tảng như UVote, một số công ty đã giảm thời gian chuẩn bị từ 2–4 tháng xuống chỉ còn khoảng 1 tháng, nhờ tự động hóa các công việc như gửi thông báo và thu thập ủy quyền. Bộ phận Quan hệ Nhà đầu tư của FPT chia sẻ rằng việc sử dụng phương pháp trực tuyến đã cắt giảm khoảng 60% chi phí và 2/3 nhân lực cần thiết để điều hành cuộc họp. Đây là những hiệu quả đáng kể. Và ngoài những con số, một quy trình họp suôn sẻ hơn có nghĩa là ban lãnh đạo có thể tập trung vào nội dung của cuộc họp – giải đáp các câu hỏi của cổ đông và các vấn đề chiến lược – thay vì tập trung vào công tác hậu cần.

Xây dựng niềm tin thông qua quản trị ưu tiên kỹ thuật số

Theo tôi, một trong những lợi ích lớn nhất của việc số hóa ĐHĐCĐ là củng cố niềm tin và gắn kết mà nó mang lại. Khi cổ đông tham gia vào một cuộc họp hiện đại và được điều hành tốt – phiếu bầu của họ được kiểm đếm minh bạch theo thời gian thực và tiếng nói của họ được lắng nghe – điều đó xây dựng niềm tin vào ban lãnh đạo công ty. Ví dụ, Vinamilk, một trong những công ty lớn nhất Việt Nam, đã duy trì hình thức tổ chức biểu quyết trực tuyến trong 5 năm liên tiếp. Ban đầu được áp dụng trong thời kỳ COVID-19, Vinamilk tiếp tục ưu tiên kỹ thuật số vì sự thuận tiện và tiết kiệm chi phí, và quan trọng hơn là đảm bảo một quy trình biểu quyết minh bạch, an toàn. Một trường hợp khác, ban lãnh đạo Imexpharm ghi nhận rằng sau khi sử dụng nền tảng ĐHĐCĐ tự động vào năm 2024, họ đã tiết kiệm 90% tài liệu giấy và nhận được phản hồi tích cực từ cả nhà đầu tư và hội đồng quản trị về tính minh bạch và sự thuận tiện. Những ví dụ thực tế này cho thấy việc quản trị tốt đi cùng với việc áp dụng công nghệ trong doanh nghiệp.

Tôi tin rằng việc chuyển sang ĐHĐCĐ trực tuyến phù hợp với thực tiễn quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam. Các công ty ngày càng nhận thức được rằng việc minh bạch với cổ đông và tạo điều kiện cho họ tham gia đầy đủ không chỉ là một yêu cầu pháp lý, mà còn là dấu hiệu của quản trị tốt. Một nền tảng ĐHĐCĐ điện tử giúp đảm bảo không cổ đông nào bị bỏ lại – ngay cả những người ở các tỉnh xa hoặc ở nước ngoài cũng có thể tham dự, biểu quyết và đặt câu hỏi. Các tính năng như hỏi & đáp trực tiếp, xác nhận biểu quyết và lưu trữ bản ghi phát trực tiếp giúp cổ đông thêm gắn kết và giám sát được. Mức độ cởi mở chính là điều giành được lòng tin lâu dài của cổ đông. Nó chứng tỏ rằng ban lãnh đạo luôn minh bạch và sẵn sàng chịu trách nhiệm giải trình dựa trên dữ liệu.

Đội ngũ của tôi đã có cơ hội làm việc với nhiều doanh nghiệp tiên phong triển khai UVote và nhận thấy công nghệ thực sự phát huy hiệu quả khi kết hợp với cam kết về cải cách quản trị. Khi ban lãnh đạo khẳng định “chúng tôi muốn minh bạch và hiệu quả,” cùng với việc ứng dụng công nghệ để thực hiện điều đó, tác động đến niềm tin của nhà đầu tư là rõ rệt. Họ đánh giá cao trải nghiệm – không còn phải di chuyển xa để bỏ phiếu hoặc lo lắng rằng giấy ủy quyền của họ có thể bị thất lạc – cùng thông tin được cập nhật kịp thời. Các cơ quan quản lý cũng yên tâm hơn khi khi mọi quy trình đều đảm bảo tuân thủ và được ghi lại. Tóm lại, ĐHĐCĐ trực tuyến mang lại lợi ích song song: cổ đông tham gia nhiều hơn, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp với tiêu chuẩn minh bạch và hiệu quả cao.

Khi chúng ta nhìn vào bối cảnh thị trường vốn Việt Nam năm 2025, rõ ràng là các ĐHĐCĐ điện được đang trên đà phát triển. Những người tiên phong đã chứng minh tính khả thi của mô hình, và các đơn vị khác đang theo sau. Việc áp dụng xu hướng này không chỉ là chuyển đổi công nghệ – đó là việc nuôi dưỡng một văn hóa quản trị minh bạch và phản hồi kịp thời. Đó là việc đảm bảo rằng đại hội thường niên – nền tảng của dân chủ cổ đông – phát triển và đáp ứng nhu cầu của thời đại.

Năm 2025, ĐHĐCĐ trực tuyến không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn xây dựng một văn hóa quản trị sẵn sàng cho tương lai, củng cố niềm tin của cổ đông.

Bài viết độc quyền bởi ông Bùi Đình Giáp, Giám đốc vận hành Khối Sản phẩm & Dịch vụ mới tại FPT IS, Tập đoàn FPT

Nguồn: https://www.linkedin.com/pulse/modernizing-agms-2025-transparency-efficiency-giap-bui-dinh-rnnuc/