Đại hội cổ đông thường niên là hoạt động rất quan trọng với các doanh nghiệp cổ phần. Cùng tìm hiểu các quy định liên quan và những vấn đề cần lưu ý trong khâu tổ chức đại hội nhé.

1. Đại hội cổ đông thường niên là gì?

Đại hội cổ đông thường niên (Annual General Meeting) là một cuộc họp quan trọng mà các công ty cổ phần phải tổ chức hàng năm, theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty. 

Mục đích của đại hội cổ đông thường niên là cung cấp một cơ hội để ban lãnh đạo công ty báo cáo về hoạt động kinh doanh, tài chính, và các vấn đề liên quan trong năm qua đến cổ đông, đồng thời nhận ý kiến đóng góp và thông qua các quyết định quan trọng liên quan đến công ty.

2. Thời gian tổ chức Đại hội cổ đông thường niên

Tại Việt Nam, theo quy định tại khoản 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. 

Nếu Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

3. Nội dung họp đại hội cổ đông thường niên

Theo quy định khoản 3 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:

• Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
• Báo cáo tài chính hằng năm;
• Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
• Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
• Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;
• Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
• Vấn đề khác thuộc thẩm quyền

4. Quy trình tổ chức họp đại hội cổ đông thường niên

Lập danh sách cổ đông

Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải có các thông tin sau:

– Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; 

– Tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; 

– Số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông.

Gửi thư mời cho cổ đông

Doanh nghiệp phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. 

Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:

• Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;
• Phiếu biểu quyết (phiếu giấy hoặc phiếu điện tử)

Tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

• Trước khi khai mạc cuộc họp, phải tiến hành đăng ký cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông;
• Bầu chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu; Chủ tọa cử một hoặc một số người làm thư ký cuộc họp;
• Chương trình và nội dung họp phải được Đại hội đồng cổ đông thông qua trong phiên khai mạc. Chương trình phải xác định thời gian đối với từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
• Đại hội đồng cổ đông thảo luận và biểu quyết theo từng vấn đề trong nội dung chương trình. Việc biểu quyết được tiến hành bằng biểu quyết tán thành, không tán thành và không có ý kiến. 
• Kết quả kiểm phiếu được chủ tọa công bố ngay trước khi bế mạc cuộc họp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;

Lưu ý: Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định (chi tiết quy định tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020)

5. Xu hướng tổ chức Đại hội cổ đông

Trước đây, các bước tổ chức họp đại hội cổ đông được thực hiện hoàn toàn thủ công, vì vậy tốn rất nhiều thời gian và nhân lực tổ chức, các doanh nghiệp phải mất nhiều tháng để chuẩn bị cho Đại hội cổ đông thường niên.

Tuy nhiên, với sự trợ giúp của công nghệ, các cuộc họp Đại hội cổ đông trực tuyến, bán trực tuyến đang trở thành xu hướng nhờ sự tiện lợi, tiết kiệm và chính xác. 

Tiên phong trong các công nghệ hỗ trợ tổ chức họp trực tuyến là UVote – giải pháp biểu quyết trên nền tảng đám mây do FPT phát triển.

Giải pháp này giúp đơn giản hóa quy trình biểu quyết với nhiều tính năng vượt trội.

• Tính năng trộn thư (Mail merge): Hệ thống tự động gửi thư mời đã được cá nhân hóa cho từng các nhân trong danh sách.
• Quản lý người tham gia biểu quyết: UBot trang bị nhiều công nghệ hiện đại để đáp ứng khả năng bảo mật, giúp ban tổ chức kiểm tra danh tính người tham dự, loại bỏ triệt để các trường hợp mạo danh:

• Định danh bằng công nghệ FPT.AI eKYC: Cổ đông được định danh và xác thực bằng công nghệ eKYC chỉ trong 30 giây
• Bảo mật bằng OTP
• Biểu quyết online: Người tham dự cuộc họp sẽ điền các lựa chọn của mình trên một mẫu điện tử đã thiết kế đầy đủ thông tin. 
• Báo cáo trực quan: Kết quả biểu quyết sẽ được UVote tổng hợp liên tục một cách hoàn toàn tự động và theo thời gian thực. Đồng thời kết quả được cập nhật trực quan bằng biểu đồ giúp người dùng dễ dàng theo dõi.

UVote ra đời trong thời gian dịch Covid bùng phát đã ngay lập tức đáp ứng nhu cầu thị trường. Đây là phần mềm được nhiều “ông lớn” trong nhóm VN30 như Vingroup, VietinBank, Vinamilk,… lựa chọn để tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến, bán trực tuyến trong những năm gần đây.

Tham khảo thêm về giải pháp này tại: https://uvote.vn