Từ Nghĩa Vụ Đến Cơ Hội
Hàng năm, các công ty triệu tập Đại hội đồng cổ đông thường niên (ĐHĐCĐ) như một yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật. Tại Việt Nam, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rằng công ty cổ phần phải tổ chức ĐHĐCĐ trong vòng bốn tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính (có thể gia hạn lên sáu tháng trong các trường hợp đặc biệt). Đối với các công ty đại chúng niêm yết trên HOSE, HNX hoặc UPCoM, các hướng dẫn pháp lý yêu cầu công bố thông tin kịp thời về kết quả ĐHĐCĐ và tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình quản trị. Những quyết định then chốt – từ việc phê duyệt báo cáo tài chính đã kiểm toán đến việc công bố cổ tức – đều phải được trình bày tại các cuộc họp. Việc không đáp ứng đủ tỷ lệ cổ đông dự họp tối thiểu (thường là trên 50% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trong lần triệu tập đầu tiên) có thể khiến công ty phải hoãn họp hoặc tổ chức lại, gây tốn kém về chi phí. Tóm lại, ĐHĐCĐ không chỉ bắt buộc, mà còn là một điểm pháp lý mà công ty không thể bỏ qua.
Tuy nhiên, ngoài việc tuân thủ đơn thuần, tôi tin rằng ĐHĐCĐ còn là cơ hội chiến lược để củng cố lòng tin của nhà đầu tư. Thay vì xem đây là nghĩa vụ thường niên, các công ty tiên phong tận dụng ĐHĐCĐ để thể hiện tính minh bạch, gắn kết với cổ đông và xây dựng niềm tin vào tầm nhìn của ban lãnh đạo. Đây là cơ hội để chúng ta kể câu chuyện trong năm vừa rồi – thẳng thắn thảo luận về những thách thức và thành tựu – và khẳng định với nhà đầu tư rằng quyền lợi của họ luôn được lắng nghe và bảo vệ. Với tư duy tiếp cận này, ĐHĐCĐ từ nghĩa vụ bắt buộc thành sự kiện mong chờ để xây dựng thiện chí với những nhà đầu tư.
Tôi đã trực tiếp chứng kiến tại sao sự thay đổi tư duy này lại quan trọng. Trong một trường hợp, một cổ đông nhỏ lẻ gửi phiếu bầu qua đường bưu điện cho một nghị quyết quan trọng – nhưng sau đó nhận ra công ty đã bỏ qua lá phiếu của anh và vẫn công bố tỷ lệ tán thành 100%. Không khó hiểu khi anh cảm thấy bị mất quyền và mất niềm tin. Thật không may, những sự cố như vậy về thiếu công bằng và minh bạch có thể gây ảnh hưởng tiêu cực lâu dài đến danh tiếng của một công ty. Ngược lại, khi nhà đầu tư chứng kiến một ĐHĐCĐ diễn ra minh bạch và chuyên nghiệp, lòng tin được nâng cao đáng kể. Ngay cả trong những năm khó khăn, một cuộc họp được tổ chức tốt có thể thuyết phục cổ đông rằng ban lãnh đạo có năng lực và trung thực, từ đó củng cố sự ủng hộ của họ.
Bối Cảnh Đại hội đồng cổ đông thường niên Tại Việt Nam: Quy Định và Thực Tiễn
Các cơ quan quản lý Việt Nam ngày càng nhận thấy công nghệ có thể biến Đại hội đồng cổ đông thành những diễn đàn hiệu quả hơn. Khung pháp lý hiện nay cho phép tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến hoặc theo hình thức kết hợp. Điều 144 Luật Doanh nghiệp công nhận cổ đông tham dự qua hội nghị trực tuyến hoặc bỏ phiếu điện tử là thành phần tham dự hợp lệ, và Điều 147 cho phép biểu quyết và thu thập ý kiến thông qua phương tiện điện tử. Nghị định 155/2020/NĐ-CP yêu cầu các công ty đại chúng cập nhật quy chế quản trị nội bộ để hỗ trợ tham dự trực tuyến. Trên thực tế, điều này có nghĩa là các công ty hoàn toàn có thể tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến hoặc kết hợp cả trực tiếp và trực tuyến, miễn là quyền lợi cổ đông được bảo đảm.
Những thay đổi này đến đúng thời điểm. Đại dịch COVID-19 năm 2020 buộc nhiều doanh nghiệp Việt Nam phải hoãn ĐHĐCĐ, nhưng cũng thúc đẩy nhanh việc áp dụng bỏ phiếu điện tử và họp trực tuyến. Ủy ban Chứng khoán Nhà nước đã khuyến nghị doanh nghiệp triển khai bỏ phiếu điện tử để đảm bảo nhà đầu tư – đặc biệt là cổ đông nước ngoài không thể di chuyển – có thể thực hiện quyền của mình từ xa. Điều này đã mang lại lợi ích rõ rệt: các chuyên gia nhận định cho rằng việc cho phép bỏ phiếu từ xa không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao đáng kể tỷ lệ tham dự, giúp kết quả phản ánh đúng ý kiến của đa số. Ví dụ, việc cho phép tham dự trực tuyến giúp cổ đông trên khắp Việt Nam (và quốc tế) tham gia mà không tốn chi phí đi lại, vốn từng là rào cản lớn trước đây. Một ví dụ điển hình: Vinamilk, công ty sữa hàng đầu Việt Nam, đã tổ chức ĐHĐCĐ năm 2024 hoàn toàn trực tuyến và đạt tỷ lệ tham dự đại diện 80,72% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết (1.227 cổ đông) – vượt mức tối thiểu và là tín hiệu mạnh mẽ về niềm tin với hình thức số hóa.
Tuy nhiên, bất chấp lợi ích rõ ràng, nhiều công ty còn chậm trong việc hiện đại hóa hình thức ĐHĐCĐ. Đến năm 2023, chỉ có khoảng 15% trong hơn 500 công ty niêm yết tại Việt Nam áp dụng mô hình ĐHĐCĐ trực tuyến hoặc kết hợp (HOSE & HNX, 2025). Phần lớn vẫn tổ chức theo hình thức trực tiếp truyền thống. Một số e ngại là điều dễ hiểu – có những rủi ro cần tránh. Các cơ quan quản lý cảnh báo rằng nếu ĐHĐCĐ trực tuyến không được tổ chức đúng quy trình, kết quả có thể không được công nhận. Những thách thức phổ biến bao gồm xác thực danh tính cổ đông từ xa và kiểm phiếu đảm bảo an toàn. Trên thực tế, một số công ty đã phải tổ chức lại ĐHĐCĐ vì không “chứng minh” được tính hợp lệ của người tham dự trực tuyến, thường do lỗi xác thực. Những bài học cảnh báo này nhấn mạnh rằng việc chuyển sang họp trực tuyến mà không có biện pháp bảo đảm thích hợp có thể phản tác dụng. Giải pháp không phải là bác bỏ áp dụng công nghệ, mà là triển khai đúng cách – với nền tảng vững chắc đảm bảo tuân thủ pháp luật và tính toàn vẹn dữ liệu.
Xây Dựng Niềm Tin Qua Trải Nghiệm Số Mượt Mà Tại Đại hội đồng cổ đông
Để biến Đại hội đồng cổ đông thành cơ hội xây dựng niềm tin, chúng ta cần mang đến trải nghiệm số liền mạch cho cổ đông. Theo quan điểm của tôi, công nghệ phải giải quyết những vấn đề mà nhà đầu tư quan tâm nhất: sự thuận tiện, minh bạch, chính xác và tính bảo mật. Dưới đây là một số cách các công cụ phù hợp có thể củng cố những giá trị này trong hoạt động ĐHĐCĐ:
- Bỏ Phiếu Dễ Dàng, Trực Quan: Cổ đông không cần trình độ cao về công nghệ thông tin để thực hiện bỏ phiếu. Giao diện bỏ phiếu điện tử được thiết kế tốt sẽ hướng dẫn ngay cả người lần đầu sử dụng thông qua quy trình với hướng dẫn rõ ràng. Điều này khuyến khích sự tham gia rộng rãi hơn, vì ngay cả những nhà đầu tư bận rộn hoặc ở xa cũng có thể đăng nhập và bỏ phiếu trong vài phút. Khi FPT khảo sát tương tác với nhà đầu tư, chúng tôi nhận thấy cổ đông của mình giờ đây “ưu tiên họp trực tuyến hơn họp trực tiếp” nhờ tính tiện lợi và tiết kiệm thời gian. Thiết kế trực quan còn giúp giảm sai sót – cổ đông ít có khả năng gửi phiếu không đầy đủ hoặc sai lệch khi hệ thống thân thiện với người dùng.
- Xác Thực Cổ Đông An Toàn: Việc xác minh tính hợp pháp của mỗi phiếu bầu là tối quan trọng. Đăng nhập an toàn và kiểm tra eKYC (Định danh khách hàng điện tử) giúp xác minh rằng người bỏ phiếu hoặc đặt câu hỏi thực sự là cổ đông hợp pháp (hoặc đại diện). Điều này ngăn chặn rủi ro phải hoãn cuộc họp vì không thể xác thực người tham dự. Các nền tảng ĐHĐCĐ tiên tiến tại Việt Nam hiện tích hợp mã OTP, chữ ký điện tử và thậm chí xác minh danh tính dựa trên AI cho người tham dự từ xa. Những biện pháp này cho thấy hiệu quả với các công ty như Imexpharm, khi họ tích hợp kiểm tra e-ID vào hệ thống bỏ phiếu điện tử và tránh được sự cố xác thực trong quá trình tổ chức ĐHĐCĐ 2024, đồng thời cắt giảm 90% giấy tờ. Khi người tham dự được xác thực an toàn, mọi người có thể tin tưởng rằng kết quả biểu quyết phản ánh đúng cổ đông – không có người giả mạo hay phiếu bầu trùng lặp. Xác thực an toàn củng cố tính hợp pháp và uy tín của kết quả ĐHĐCĐ.
- Bảng Hiển Thị Kết Quả Bỏ Phiếu Theo Thời Gian Thực: Một trong những yếu tố tạo dựng niềm tin lớn nhất là minh bạch ngay lập tức. Giải pháp ĐHĐCĐ hiện đại có thể hiển thị số liệu kiểm phiếu và tình trạng tỷ lệ tham dự theo thời gian thực trong suốt cuộc họp. Thay vì để cổ đông chờ đợi hàng giờ (hoặc hàng ngày) để kiểm phiếu thủ công, kết quả cho mỗi nghị quyết được tổng hợp ngay lập tức và hiển thị cho tất cả cùng theo dõi. Cách tiếp cận bảng hiển thị thời gian thực hầu như không bị nghi ngờ – rõ ràng nếu một đề xuất được thông qua với 85% tán thành so với 15% phản đối, vì con số cập nhật liên tục. Độ chính xác khi đếm bằng máy cũng loại trừ sai sót do con người. Tôi đã quan sát thấy khi cổ đông có thể trực tiếp theo dõi qua bảng hiển thị kết quả, niềm tin của họ vào quy trình được củng cố. Sự minh bạch không chỉ là lời hứa; nó được chứng minh ngay trên màn hình. Hơn nữa, các bản ghi số này tự động được lưu trữ, tạo thành dấu vết kiểm toán có thể được xem xét hoặc xác minh sau cuộc họp. Mức độ công khai này trước đây chưa từng có trong thời đại phiếu giấy và giơ tay điểm danh.
- Tăng Cường Hỏi Đáp và Tương Tác: Mặc dù không được đề cập rõ trong yêu cầu ban đầu, nhưng đáng lưu ý rằng một nền tảng ĐHĐCĐ tuyệt vời còn cho phép tương tác. Các tính năng như hỏi đáp trực tuyến, ô trò chuyện để gửi câu hỏi hoặc cho phép một số cổ đông tham gia bằng video có thể khiến người tham dự trực tuyến cảm thấy như được kết nối trực tiếp. Điều này rất quan trọng nhằm củng cố tính chuyên nghiệp và công bằng – mọi cổ đông, dù lớn hay nhỏ, đều bình đẳng nêu lên mối quan tâm hoặc yêu cầu giải thích. Công cụ số có thể sắp xếp câu hỏi, ngăn sự gián đoạn và đảm bảo đối thoại có trật tự. Khi nhà đầu tư thấy câu hỏi của họ được trả lời ngay lập tức, điều đó xây dựng niềm tin rằng ban lãnh đạo có trách nhiệm giải trình và phản hồi nhanh chóng. Một nền tảng liền mạch xử lý những tương tác này trơn tru, phản ánh tốt cách vận hành chung của công ty.
Nói tóm lại, công nghệ loại bỏ những trở ngại của ĐHĐCĐ truyền thống. Cổ đông có thể tham gia từ bất cứ đâu, phiếu bầu được kiểm kê chính xác và tức thời, và toàn bộ quy trình vận hành diễn ra trơn tru. Việc tổ chức chuyên nghiệp này gửi đi thông điệp mạnh mẽ: công ty tôn trọng chủ sở hữu của mình (cổ đông) đến mức đầu tư vào một ĐHĐCĐ hiện đại và minh bạch, chứ không chỉ thực hiện cho xong. Điều này nói lên rằng “chúng tôi không có gì để che giấu và chúng tôi trân trọng thời gian và ý kiến đóng góp của quý vị.” Trong thời đại mà niềm tin của nhà đầu tư có thể bị lung lay bởi dấu hiệu yếu kém trong quản lý, thông điệp như vậy vô cùng giá trị.
UVote: Thúc Đẩy Chuyển Đổi Số Đại Hội Đồng Cổ Đông Thường Niên tại Việt Nam
Nhận thức được những nhu cầu này, FPT đã phát triển UVote, nền tảng Đại hội đồng cổ đông ứng dụng công nghệ mà nhiều công ty hàng đầu Việt Nam đã áp dụng. Với vai trò của mình tại FPT, tôi tự hào khi thấy UVote trở thành động lực cho việc hiện đại hóa đại hội cổ đông trên khắp cả nước. Nền tảng của chúng tôi được xây dựng để quản lý toàn bộ quy trình vận hành ĐHĐCĐ: từ quản lý cơ sở dữ liệu và gửi thư mời cá nhân hóa, đến định danh trực tuyến an toàn, bỏ phiếu trực quyến và báo cáo kết quả theo thời gian thực. UVote tận dụng trí tuệ nhân tạo – ví dụ, trợ lý “UVote GPT” có thể trả lời thắc mắc của nhà đầu tư 24/7 trong suốt quá trình diễn ra ĐHĐCĐ. Mục tiêu là đảm bảo ngay cả những người chưa quen họp đại hội trực tuyến cũng được hướng dẫn và hỗ trợ.
Tác động của UVote thực sự ấn tượng. Tính đến năm 2024, UVote đã được hơn 1 triệu cổ đông và người dùng tin tưởng sử dụng, trong đó một phần ba số công ty thuộc TOP VN30 – doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam. Những tên tuổi như Vinamilk, Vietjet Air, Vingroup, HDBank, Vincom Retail và thậm chí Manulife Vietnam đã ứng dụng UVote để số hóa ĐHĐCĐ của họ. Ví dụ, Vinamilk đã tiên phong: vận hành tổ chức ĐHĐCĐ với UVote liên tiếp 6 năm. Các doanh nghiệp khẳng định cuộc họp diễn ra suôn sẻ với sự gắn kết cao với các nhà đầu tư. Bằng cách sử dụng bỏ phiếu điện tử của UVote, Vinamilk có thể phục vụ hàng ngàn cổ đông trong và ngoài nước trực tuyến, đảm bảo sự tham gia rộng rãi mà không gặp khó khăn về vấn đề logistics. Đồng thời, việc kiểm phiếu minh bạch của UVote mang lại sự yên tâm cho các nhà đầu tư rằng mọi phiếu bầu đều được kiểm đếm công bằng – yếu tố then chốt với công ty có cơ cấu cổ đông đa dạng từ quỹ chính phủ đến các cá nhân.
Các công ty khác cũng đồng tình với những lợi ích này. Một công ty dược phẩm như Imexpharm gần đây cho biết sau khi tích hợp UVote, họ nâng cao đáng kể tính minh bạch và sự thuận tiện cho cổ đông, đồng thời thể hiện cam kết phát triển bền vững khi gần như loại bỏ hoàn toàn phiếu giấy. Một số ngân hàng và công ty chứng khoán cũng cho rằng việc lựa chọn tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến đã giúp gia tăng số lượng cổ đông và nhà đầu tư nước ngoài tham gia. Điều này cũng dễ hiểu – khi việc tham dự hoặc bỏ phiếu bằng một cú nhấp chuột, nhiều cổ đông sẽ tham gia hơn và họ cảm thấy gắn kết hơn với doanh nghiệp. Điều này nâng cao cảm nhận tích cực từ phía nhà đầu tư. Những cổ đông từng hoài nghi về đại hội đồng cổ đông trong quá khứ sẽ trở nên tích cực và gắn kết hơn khi thấy công ty chủ động đổi mới vì lợi ích của họ.
Điều quan trọng cần nhấn mạnh là UVote không phải là “công nghệ hào nhoáng chỉ vì mục đích công nghệ.” Cuối cùng, giá trị của nền tảng nằm ở việc xây dựng và củng cố niềm tin từ phía nhà đầu tư. Bằng cách tự động hóa kiểm phiếu, nó loại bỏ nghi ngờ về độ chính xác. Bằng việc ứng dụng công nghệ bảo mật mạnh mẽ và eKYC của FPT, nó ngăn chặn truy cập trái phép và đảm bảo tính bảo mật của cuộc họp. Và bằng cách mang lại trải nghiệm mượt mà, chuyên nghiệp, nó giúp nâng tầm hình ảnh công ty trong mắt nhà đầu tư. Về cơ bản, UVote và những nền tảng tương tự là công cụ tốt trong quản trị doanh nghiệp. Chúng giúp doanh nghiệp Việt Nam tuân thủ nghiêm ngặt cả về mặt pháp luật lẫn tinh thần dân chủ cổ đông.
Kết Luận: Củng Cố Niềm Tin Qua Chuyển Đổi
Tôi kêu gọi các nhà lãnh đạo doanh nghiệp xem Đại hội đồng cổ đông không chỉ là sự kiên bắt buộc hàng năm, mà là điểm tiếp xúc chiến lược với các cổ đông. Việc áp dụng công nghệ phù hợp có thể biến ĐHĐCĐ thành sự kiện thể hiện tính minh bạch và hòa nhập. Khi nhà đầu tư rời cuộc họp với sự tin tưởng vào quy trình công bằng, an toàn và hiệu quả, họ sẽ mang cảm nhận tích cực đó trong mối quan hệ lâu dài với công ty. Tôi đã chứng kiến nhiều doanh nghiệp đầu tư vào giải pháp ĐHĐCĐ hiện đại ghi nhận sự cải thiện rõ rệt trong lòng tin và tỷ lệ tham gia của cổ đông, điều vô cùng quý giá trong thị trường ngày nay.
Khi ĐHĐCĐ của bạn trở nên hiện đại, an toàn và minh bạch — cổ đông sẽ ghi nhận. Và đó chính là khi chuyển đổi số thực sự có ý nghĩa.
Khám phá giải pháp UVote tại: https://uvote.vn/lien-he-tu-van/
Bài viết độc quyền bởi ông Bùi Đình Giáp, Giám đốc vận hành Khối Sản phẩm & Dịch vụ mới tại FPT IS, Tập đoàn FPT
