Với doanh nghiệp có năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2026, đại hội đồng cổ đông thường niên 2027 (ĐHĐCĐ) phải họp chậm nhất ngày 30/04/2027. Nếu được Hội đồng quản trị (HĐQT) gia hạn thì hạn chót là 30/06/2027. Nhưng để khai mạc đúng hạn, ban tổ chức phải bắt đầu từ đầu tháng 3, thậm chí sớm hơn với công ty niêm yết.

Cẩm nang này tổng hợp toàn bộ quy trình các bước tổ chức đại hội cổ đông theo Luật Doanh nghiệp 2020: quy trình tổ chức ĐHĐCĐ, lịch ngược các mốc bắt buộc, việc cần làm ở từng giai đoạn, những lỗi hay gặp và bộ biểu mẫu cần chuẩn bị.

Tải Checklist 30 việc chuẩn bị ĐHĐCĐ 2027 (PDF)

ĐHĐCĐ thường niên phải quyết định những gì?

Theo khoản 3 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, cuộc họp thường niên phải thảo luận và thông qua 7 nhóm nội dung:

1. Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty.
2. Báo cáo tài chính hằng năm.
3. Báo cáo của HĐQT về quản trị và kết quả hoạt động của HĐQT và từng thành viên.
4. Báo cáo của Ban kiểm soát (BKS) về kết quả kinh doanh, kết quả hoạt động của HĐQT và Giám đốc/Tổng giám đốc.
5. Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của BKS và Kiểm soát viên.
6. Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại.
7. Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền, ví dụ chọn đơn vị kiểm toán, thù lao HĐQT và BKS, bầu bổ sung thành viên, sửa Điều lệ.

Địa điểm họp được xác định là nơi chủ tọa tham dự và phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam (khoản 1 Điều 139). Quy định này vẫn áp dụng khi doanh nghiệp họp trực tuyến hoặc hybrid.

Cách tính lịch đại hội đồng cổ đông thường niên 2027

Ví dụ dưới đây giả định ngày khai mạc là thứ Năm, 22/04/2027. Doanh nghiệp cần đối chiếu thêm Điều lệ của mình, vì Điều lệ có thể quy định thời hạn khác.

Nếu lần họp thứ nhất không đủ tỷ lệ tham dự, doanh nghiệp phải gửi thông báo mời họp lần hai trong 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần một. Vì vậy, chọn ngày họp quá sát 30/04 có thể khiến lần hai rơi vào thời gian gia hạn.

Tải Bảng excel cách tính lịch đại hội đồng cổ đông thường niên 2027 

Giai đoạn 1: Chuẩn bị (trước khai mạc 60–90 ngày)

Giai đoạn này quyết định phần lớn rủi ro của cả mùa đại hội. Những việc chính:

• Chốt hình thức tổ chức: trực tiếp, trực tuyến hoàn toàn hay hybrid. Kiểm tra Điều lệ và quy chế nội bộ về quản trị công ty đã cho phép họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hay chưa. Nếu chưa, cần đưa việc sửa quy chế vào chương trình.
• HĐQT ra nghị quyết triệu tập: thời gian, địa điểm, ngày đăng ký cuối cùng, chương trình dự kiến.
• Hoàn thiện báo cáo tài chính kiểm toán và các báo cáo của HĐQT, BKS. Đây thường là nút thắt cổ chai, vì tài liệu phải sẵn sàng trước ngày gửi thư mời.
• Nếu có bầu cử: thông báo đề cử, ứng cử và chuẩn bị danh sách ứng viên theo Điều lệ.
• Chọn đơn vị hỗ trợ và nền tảng: hội trường, livestream, phần mềm biểu quyết. Nên chốt trước khi lập danh sách cổ đông để có thời gian chạy thử.

Tham khảo 10 tiêu chí chọn phần mềm đại hội cổ đông trực tuyến

Giai đoạn 2: Chốt danh sách cổ đông

Danh sách cổ đông có quyền dự họp được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông. Danh sách phải được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp, trừ khi Điều lệ quy định thời hạn ngắn hơn (khoản 1 Điều 141). Với công ty đã đăng ký chứng khoán, danh sách do Tổng công ty Lưu ký và Bù trừ chứng khoán Việt Nam (VSDC) cung cấp theo ngày đăng ký cuối cùng.

Khi nhận danh sách, ban tổ chức cần:

• Rà soát cổ đông trùng thông tin, cổ đông tổ chức, cổ đông nước ngoài để chuẩn bị thư mời đúng đối tượng.
• Bổ sung thông tin liên lạc (email, số điện thoại) nếu họp trực tuyến.
• Bảo vệ dữ liệu: danh sách cổ đông chứa dữ liệu cá nhân (họ tên, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ, số cổ phần). Từ 01/01/2026, việc xử lý các dữ liệu này chịu điều chỉnh của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Hạn chế gửi file danh sách qua email không mã hóa và giới hạn người được truy cập.

Tham khảo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và danh sách cổ đông

Giai đoạn 3: Gửi thư mời và công bố tài liệu

Theo Điều 143, thông báo mời họp phải được gửi chậm nhất 21 ngày trước ngày khai mạc, nếu Điều lệ không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo phải được gửi bằng phương thức đảm bảo đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông, đồng thời đăng trên trang thông tin điện tử của công ty.

Bộ tài liệu gửi kèm gồm:

• Chương trình họp và các tài liệu sử dụng trong cuộc họp.
• Dự thảo nghị quyết cho từng vấn đề trong chương trình.
• Phiếu biểu quyết.

Nếu công ty có website, có thể đăng tài liệu lên website thay cho việc gửi kèm. Khi đó thông báo mời họp phải ghi rõ nơi và cách tải tài liệu (khoản 4 Điều 143).

Với đại hội có hàng nghìn cổ đông, khâu này dễ phát sinh lỗi nhất: email không đến nơi, thư mời cá nhân hóa sai thông tin, cổ đông không tìm thấy tài liệu. Nên theo dõi được trạng thái đã gửi, đã nhận và đã mở của từng thư.

Tham khảo Mẫu thư mời họp và giấy ủy quyền ĐHĐCĐ 2027

Giai đoạn 4: Tiếp nhận ủy quyền và đăng ký dự họp

Cổ đông có thể tự dự họp hoặc ủy quyền cho một hoặc nhiều cá nhân, tổ chức khác. Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, ghi rõ tên người được ủy quyền và số cổ phần được ủy quyền (Điều 144).

Khoản 3 Điều 144 còn coi các trường hợp sau là tham dự và biểu quyết:

• Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp.
• Ủy quyền cho người khác tham dự và biểu quyết.
• Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác.
• Gửi phiếu biểu quyết qua thư, fax, thư điện tử.
• Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo Điều lệ.

Các hình thức điện tử và ủy quyền trực tuyến là cách hiệu quả nhất để tăng tỷ lệ tham dự, nhất là với cổ đông nhỏ lẻ và cổ đông nước ngoài.

Giai đoạn 5: Ngày đại hội

Điều kiện tiến hành (Điều 145)

Trình tự cuộc họp (Điều 146)

1. Đăng ký cổ đông dự họp trước khi khai mạc. Cổ đông đến muộn vẫn được đăng ký và biểu quyết ngay, nhưng không làm thay đổi kết quả các nội dung đã biểu quyết trước đó.
2. Báo cáo thẩm tra tư cách cổ đông và xác nhận điều kiện tiến hành.
3. Chủ tọa cử thư ký. ĐHĐCĐ bầu Ban kiểm phiếu theo đề nghị của chủ tọa.
4. Thông qua chương trình và quy chế làm việc.
5. Trình bày, thảo luận và biểu quyết từng vấn đề. Phiếu gồm: tán thành, không tán thành, không có ý kiến.
6. Công bố kết quả kiểm phiếu trước khi bế mạc.
7. Thông qua biên bản và nghị quyết trước khi kết thúc cuộc họp.

Tỷ lệ thông qua nghị quyết (Điều 148)

• Từ 65% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp tán thành: loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại; thay đổi ngành, nghề, lĩnh vực kinh doanh; thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý; dự án đầu tư hoặc bán tài sản từ 35% tổng giá trị tài sản; tổ chức lại, giải thể công ty.
• Trên 50%: các nội dung còn lại, trừ khi Điều lệ quy định khác.
• Bầu HĐQT, BKS thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu, trừ khi Điều lệ quy định khác. Số phiếu của mỗi cổ đông bằng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên được bầu.

Giai đoạn 6: Sau đại hội

• Biên bản họp phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp (khoản 2 Điều 150). Biên bản lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài.
• Gửi nghị quyết và biên bản đến cổ đông trong 15 ngày. Nghị quyết và biên bản kiểm phiếu có thể thay bằng việc đăng lên website công ty.
• Công ty đại chúng công bố thông tin về nghị quyết, biên bản họp trong thời hạn công bố thông tin bất thường (24 giờ).
• Lưu trữ hồ sơ: phiếu biểu quyết, giấy ủy quyền, danh sách đăng ký, biên bản kiểm phiếu. Đây là bằng chứng khi có cổ đông yêu cầu hủy bỏ nghị quyết.
• Xóa hoặc hạn chế truy cập dữ liệu cổ đông trên các hệ thống tạm thời sau khi hết mục đích sử dụng.

Tham khảo Mẫu biên bản họp ĐHĐCĐ thường niên 2027

6 lỗi thường gặp khiến đại hội bị trễ hoặc bị khiếu nại

1. Chọn ngày họp sát hạn 30/04. Không còn dư địa nếu phải họp lần 2.
2. Gửi thư mời thiếu ngày. Tính nhầm 21 ngày, hoặc quên Điều lệ quy định thời hạn dài hơn.
3. Tài liệu họp đăng muộn hoặc thiếu dự thảo nghị quyết cho từng vấn đề.
4. Không đủ tỷ lệ tham dự vì cổ đông nhỏ lẻ không có cách tham gia từ xa.
5. Kiểm phiếu sai, đặc biệt với bầu dồn phiếu, hoặc tổng tỷ lệ không khớp 100% do làm tròn.
6. Biên bản không được thông qua tại cuộc họp, hoặc thiếu nội dung bắt buộc theo Điều 150.

Số hóa đại hội: giảm rủi ro ở cả 6 giai đoạn

Phần lớn lỗi trên đến từ các bước làm thủ công: gửi thư, nhận ủy quyền, đăng ký, kiểm phiếu, lập biên bản. Một nền tảng vận hành đại hội như UVote gom các bước này vào một quy trình:

• Gửi thư mời cá nhân hóa hàng loạt, kèm file PDF theo từng cổ đông.
• Ủy quyền trực tuyến bằng chữ ký số.
• Xác thực cổ đông qua QR, OTP hoặc CCCD gắn chip.
• Biểu quyết, bầu dồn phiếu trực tuyến và tại hội trường trên cùng một hệ thống.
• Dashboard kết quả theo thời gian thực, xuất biên bản tự động.

ĐĂNG KÝ DEMO GIẢI PHÁP UVOTE

Câu hỏi thường gặp

Đại hội đồng cổ đông thường niên 2027 phải họp trước ngày nào? Với năm tài chính kết thúc 31/12/2026, hạn là 30/04/2027. HĐQT có thể quyết định gia hạn khi cần thiết, nhưng không quá 30/06/2027, trừ khi Điều lệ quy định khác.

Thư mời họp phải gửi trước bao nhiêu ngày? Chậm nhất 21 ngày trước ngày khai mạc, nếu Điều lệ không quy định thời hạn dài hơn.

Có được tổ chức ĐHĐCĐ hoàn toàn trực tuyến không? Có. Luật Doanh nghiệp 2020 coi cổ đông tham dự và biểu quyết qua hội nghị trực tuyến hoặc bỏ phiếu điện tử là đã tham dự và biểu quyết. Doanh nghiệp cần đảm bảo Điều lệ và quy chế nội bộ có quy định phù hợp. Địa điểm họp là nơi chủ tọa tham dự và phải ở Việt Nam.

Nếu đại hội không đủ tỷ lệ tham dự thì sao? Phải triệu tập họp lần hai trong 30 ngày, với điều kiện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết. Nếu vẫn không đủ, lần ba được tiến hành không phụ thuộc tỷ lệ dự họp.

Cổ đông muốn bổ sung nội dung vào chương trình họp thì làm thế nào? Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên (hoặc tỷ lệ nhỏ hơn theo Điều lệ) gửi kiến nghị bằng văn bản chậm nhất 3 ngày làm việc trước ngày khai mạc.

Biên bản họp phải hoàn thành khi nào? Phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp, sau đó gửi đến cổ đông trong 15 ngày.

***Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật theo Luật Doanh nghiệp 2020 tại thời điểm đăng. Doanh nghiệp nên đối chiếu Điều lệ và quy định công bố thông tin hiện hành.