Đại hội nhà đầu tư là một sự kiện quan trọng, nơi các nhà đầu tư thực hiện quyền biểu quyết và tham gia vào các quyết định chiến lược liên quan đến quỹ đầu tư. Để đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp luật và nâng cao trải nghiệm nhà đầu tư, công ty quản lý quỹ cần xây dựng một quy trình tổ chức chuyên nghiệp, rõ ràng từ khâu chuẩn bị đến triển khai và công bố kết quả.

1. Đại hội nhà đầu tư là gì? Phân loại đại hội nhà đầu tư

1.1. Đại hội nhà đầu tư là gì?

Đại hội nhà đầu tư là cuộc họp bao gồm tất cả các nhà đầu tư sở hữu chứng chỉ quỹ của một quỹ đầu tư cụ thể. Theo Luật Chứng khoán 2019, đây là cơ quan quyết định cao nhất của quỹ đầu tư chứng khoán. Thông qua Đại hội, nhà đầu tư thực hiện các quyền của mình đối với quỹ, bao gồm việc đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến hoạt động, chiến lược và quản trị của quỹ. 

1.2. Phân loại đại hội nhà đầu tư.

Đại hội nhà đầu tư được triệu tập dưới hai hình thức sau:

• Đại hội nhà đầu tư thường niên: Được tổ chức định kỳ mỗi năm một lần. Mục đích chính là để thông qua các báo cáo thường niên, hoạt động của quỹ,  thông qua phương án phân phối lợi nhuận, và giải quyết các vấn đề quản trị định kỳ khác. Theo quy định, Đại hội nhà đầu tư thường niên phải được tổ chức trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Thời hạn này có thể được gia hạn nhưng không quá 06 tháng, theo đề nghị của Ban đại diện quỹ và phải thông báo cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.
• Đại hội nhà đầu tư bất thường: Được triệu tập ngoài lịch trình thường niên để giải quyết các vấn đề cấp bách, quan trọng phát sinh, không thể chờ đến kỳ họp thường niên. Công ty quản lý quỹ có trách nhiệm triệu tập họp bất thường Đại hội nhà đầu tư trong các trường hợp sau:
  • Công ty quản lý quỹ hoặc ngân hàng giám sát hoặc Ban đại diện quỹ xét thấy là cần thiết vì quyền lợi của quỹ
  • Theo yêu cầu của nhà đầu tư hoặc nhóm nhà đầu tư quy định tại điểm b khoản 2 Điều 16 Thông tư 98/2020/TT-BTC
  • Các trường hợp khác theo quy định tại Điều lệ quỹ

2. Tổng quan quy định pháp luật liên quan đến tổ chức đại hội nhà đầu tư

Hoạt động của Đại hội nhà đầu tư được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản pháp lý sau:

• Luật Chứng khoán 2019: Đây là văn bản pháp lý cao nhất, quy định các nguyên tắc cơ bản về quỹ đầu tư chứng khoán, quyền và nghĩa vụ của nhà đầu tư (Điều 101), và đặc biệt là quyền hạn, nghĩa vụ của Đại hội nhà đầu tư (Điều 102).   
• Thông tư 98/2020/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về hoạt động và quản lý quỹ đầu tư chứng khoán. Thông tư này quy định cụ thể về việc triệu tập, điều kiện, thể thức tiến hành họp, thông qua quyết định của Đại hội nhà đầu tư (Điều 17, 18), vai trò của Ban đại diện quỹ, cách xác định giá trị tài sản ròng (NAV), và nhiều khía cạnh vận hành khác.   
• Thông tư 96/2020/TT-BTC: Hướng dẫn về công bố thông tin trên thị trường chứng khoán. Thông tư này quy định nghĩa vụ công bố thông tin của công ty quản lý quỹ liên quan đến Đại hội nhà đầu tư, bao gồm việc công bố thông báo mời họp, tài liệu họp, nghị quyết và biên bản họp.   
• Điều lệ Quỹ: Mỗi quỹ đầu tư sẽ có một Điều lệ riêng, được Đại hội nhà đầu tư thông qua. Điều lệ quỹ cụ thể hóa các quy định của pháp luật, có thể quy định các yêu cầu chi tiết hơn về thủ tục họp, tỷ lệ biểu quyết (có thể cao hơn mức tối thiểu luật định), và các vấn đề đặc thù khác của quỹ, nhưng phải luôn nằm trong khuôn khổ pháp luật. 

3. Các quy trình tổ chức đại hội nhà đầu tư chuyên nghiệp

Để tổ chức Đại hội nhà đầu tư thành công và hiệu quả, công ty quản lý quỹ cần thực hiện một quy trình tổ chức bài bản, bao gồm các giai đoạn chính sau:

3.1. Giai đoạn lập kế hoạch

• Xác định mục tiêu và chương trình nghị sự: Làm rõ mục đích của cuộc họp và các nội dung cần trình Đại hội nhà đầu tưthông qua. Dự thảo chương trình nghị sự chi tiết, bám sát yêu cầu pháp lý và yêu cầu thực tế của quỹ.  
• Ấn định thời gian và địa điểm: Lựa chọn ngày giờ phù hợp, đảm bảo tuân thủ thời hạn pháp định. Quyết định hình thức tổ chức: họp trực tiếp tại một địa điểm cụ thể, họp trực tuyến, hoặc kết hợp cả hai. Cần cân nhắc sự thuận tiện cho nhà đầu tư.  
• Dự trù ngân sách: Lập dự toán chi phí bao gồm thuê địa điểm, in ấn tài liệu, gửi thư, và các chi phí hậu cần khác.  
• Chốt danh sách nhà đầu tư: Xác định ngày đăng ký cuối cùng để lập danh sách nhà đầu tư có quyền tham dự và biểu quyết. 
• Phân công Nhân sự Tổ chức: Chỉ định các cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm chính cho từng khâu tổ chức: chủ tọa, thư ký, ban kiểm phiếu, hỗ trợ kỹ thuật, lễ tân, liên lạc nhà đầu tư.

3.2. Giai đoạn chuẩn bị tổ chức Đại hội nhà đầu tư

• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu họp: Thư mời họp, Chương trình họp, các Báo cáo, Tờ trình xin ý kiến, Dự thảo Nghị quyết, Mẫu Giấy ủy quyền, Phiếu biểu quyết, Quy chế tổ chức họp, và một số tài liệu liên quan khác.
• Gửi thông báo thư mời và tài liệu:
  • Nộp hồ sơ (chương trình, nội dung, tài liệu liên quan) cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước tối thiểu 07 ngày làm việc trước ngày họp.  
  • Gửi thư mời và toàn bộ tài liệu họp đến tất cả nhà đầu tư trong danh sách đã chốt theo đúng thời hạn quy định. 
• Chuẩn bị hậu cần và công nghệ: Đặt địa điểm (nếu họp trực tiếp), chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng, trình chiếu. Nếu họp trực tuyến/hybrid, thiết lập nền tảng họp, đảm bảo đường truyền ổn định, an toàn, có chức năng hỗ trợ đăng ký, tham dự, phát biểu và biểu quyết điện tử. Bố trí khu vực đón tiếp, đăng ký đại biểu.  
• Quản lý ủy quyền: Xây dựng quy trình tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của Giấy ủy quyền do nhà đầu tư gửi về.  

3.3. Giai đoạn Thực Hiện

• Đón tiếp, xác thực định danh: Tổ chức đón tiếp nhà đầu tư, kiểm tra giấy tờ, giấy ủy quyền (nếu có), ghi nhận số lượng nhà đầu tư tham dự và tổng số quyền biểu quyết đại diện.   
• Điều hành cuộc họp:
  • Tuyên bố khai mạc.
  • Bầu chủ tọa, thư ký đoàn, ban kiểm phiếu.
  • Thông qua chương trình và quy chế làm việc của đại hội.  
  • Trình bày lần lượt các báo cáo, tờ trình theo chương trình nghị sự đã được thông qua.  
  • Tổ chức phiên thảo luận, hỏi đáp. Đảm bảo nhà đầu tư có cơ hội phát biểu ý kiến, đặt câu hỏi một cách công bằng, trật tự. Đáp ứng yêu cầu xuất trình sổ sách, giấy tờ giao dịch nếu nhà đầu tư yêu cầu theo đúng thẩm quyền.  
• Tiến hành biểu quyết/bầu cử: Tổ chức bỏ phiếu cho từng nội dung cần thông qua. Áp dụng các hình thức biểu quyết phù hợp (phiếu giấy, bỏ phiếu điện tử).
• Công bố kết quả: Ban kiểm phiếu báo cáo kết quả kiểm phiếu cho từng nội dung. Chủ tọa công bố kết quả biểu quyết.
• Lập biên bản họp: Thư ký ghi chép đầy đủ, trung thực diễn biến cuộc họp. Biên bản phải được chủ tọa và thư ký ký tên.  
• Bế mạc: Chủ tọa tuyên bố bế mạc đại hội.

3.4. Giai đoạn Sau Đại Hội

• Công bố Thông tin:
  • Công ty quản lý quỹ phải công bố Biên bản họp và Nghị quyết ĐHNĐT đã được thông qua theo thời hạn quy định tại Thông tư 96/2020/TT-BTC.
  • Việc công bố được thực hiện qua hệ thống công bố thông tin của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Sở Giao dịch Chứng khoán và trên trang thông tin điện tử của công ty quản lý quỹ/quỹ.   
• Thực hiện nghị quyết: Triển khai các công việc cần thiết để thực thi các quyết định đã được ĐHNĐT thông qua.
• Lưu trữ Hồ sơ: Lưu trữ cẩn thận, khoa học toàn bộ hồ sơ liên quan đến đại hội theo quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu.

4. Kinh nghiệm trong tổ chức đại hội nhà đầu tư thành công

4.1. Đảm bảo tuân thủ pháp lý và chuẩn bị kỹ lưỡng

Yếu tố tiên quyết để tổ chức ĐHNĐT thành công là sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật và sự chuẩn bị chu đáo. Công ty quản lý quỹ cần nắm vững các quy định trong Luật Chứng khoán, Thông tư 98/2020, Thông tư 96/2020 và Điều lệ quỹ. Việc lập kế hoạch chi tiết, đặc biệt là tuân thủ các mốc thời gian quan trọng như gửi thông báo và công bố thông tin, là hết sức cần thiết. Đồng thời, bộ tài liệu họp phải được chuẩn bị chính xác, dễ hiểu, cung cấp đầy đủ thông tin và gửi sớm để nhà đầu tư có đủ thời gian nghiên cứu trước khi đưa ra quyết định. 

4.2. Tăng cường minh bạch và tương tác với nhà đầu tư

Sự minh bạch và tương tác hiệu quả với nhà đầu tư là chìa khóa xây dựng lòng tin và đảm bảo sự tham gia tích cực. Công ty cần chủ động truyền thông, giải thích các nội dung phức tạp và cung cấp kênh liên lạc rõ ràng để giải đáp thắc mắc. Quan trọng hơn, cần dành thời gian hợp lý cho phiên thảo luận, trả lời câu hỏi một cách thẳng thắn, đầy đủ, thể hiện sự tôn trọng ý kiến nhà đầu tư. Việc tổ chức đại hội nhà đầu tư là cơ hội để củng cố mối quan hệ, nâng cao uy tín và thu hút thêm vốn đầu tư trong tương lai.  

4.3. Tận dụng công nghệ hiện đại

Việc ứng dụng công nghệ hiện đại đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và tính tiện lợi của Đại hội nhà đầu tư. Áp dụng hình thức họp trực tuyến hoặc kết hợp (hybrid) giúp tăng đáng kể tỷ lệ tham dự, đặc biệt là đối với các nhà đầu tư ở xa hoặc vướng bận. Sử dụng các nền tảng biểu quyết điện tử an toàn không chỉ giúp quá trình bỏ phiếu diễn ra nhanh chóng, chính xác mà còn thuận tiện hơn cho cả người tham dự trực tiếp và từ xa. Bên cạnh đó, việc phân phối tài liệu họp qua các kênh kỹ thuật số giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và tạo điều kiện cho nhà đầu tư dễ dàng truy cập, lưu trữ thông tin.

Tổng kết:

Việc tổ chức đại hội nhà đầu tư một cách chuyên nghiệp, tuân thủ pháp luật không chỉ là nghĩa vụ của công ty quản lý quỹ mà còn là yếu tố quan trọng để bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, duy trì hoạt động ổn định và minh bạch của quỹ. Một quy trình tổ chức bài bản, từ khâu lập kế hoạch, chuẩn bị, thực hiện đến công bố thông tin sau đại hội, là chìa khóa để đảm bảo thành công. Các công ty quản lý quỹ nên xem việc tổ chức đại hội nhà đầu tư không đơn thuần là một thủ tục tuân thủ, mà là cơ hội để tăng cường đối thoại. Từ đó củng cố niềm tin và xây dựng mối quan hệ bền vững với các nhà đầu tư.

————————————

UVote là giải pháp biểu quyết và vận hành Đại hội toàn diện do được phát triển bởi FPT, giúp tự động hóa các quy trình tổ chức. Từ đó doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực, đảm bảo tính minh bạch, chính xác của đại hội và nâng tầm trải nghiệm cho các nhà đầu tư.

• Tự động gửi thư mời cá nhân hóa kèm tài liệu PDF cho từng nhà đầu tư trong danh sách.
• Định danh nhà đầu tư với thẻ CCCD gắn Chip nhanh chóng, thuận tiện bằng giải pháp FPT.IDCheck
• Cho phép nhà đầu tư ủy quyền trực tuyến nhờ tích hợp công nghệ FPT.eSign và FPT.eContract
• Trợ lý ảo UVote GPT hỗ trợ nhà đầu tư, giải đáp mọi thắc mắc sau 2 giây.
• Nhà đầu  dự họp có thể biểu quyết dễ dàng trên mọi thiết bị theo thời gian đóng mở phiếu bầu theo cài đặt của ban tổ chức.
• Kết quả kiểm phiếu được UVote tự động tổng hợp và mô tả dưới dạng biểu đồ trực quan theo thời gian thực.

Sự tin cậy và hiệu quả của UVote đã được kiểm chứng qua thực tế triển khai tại nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam. UVote đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp thuộc Top Doanh nghiệp VN30 cùng các công ty quản lý quỹ lớn như VCBF, Manulife Investment Management (Việt Nam), Vietcap, mang đến trải nghiệm biểu quyết thuận tiện, chuyên nghiệp, minh bạch cho hơn 1 triệu nhà đầu tư. 

Tìm hiểu về UVote và nhận tư vấn tại: https://uvote.vn/lien-he-tu-van/