You are currently viewing Đại Hội Cổ Đông Bất Thường: Định Nghĩa Và Quy Trình Tổ Chức
Nguồn: Shutterstock

Đại Hội Cổ Đông Bất Thường: Định Nghĩa Và Quy Trình Tổ Chức

Hội đồng quản trị có thể triệu tập Đại hội cổ đông bất thường khi cần thiết. Vậy Đại hội này là gì và quy trình tổ chức chi tiết ra sao? Hãy để UVote mang đến cho bạn những thông tin mới nhất!

Đại hội cổ đông bất thường là gì?

Hãy cùng tìm hiểu những thông tin cơ bản về Đại hội cổ đông bất thường. Từ đó, ta sẽ hiểu rõ cách thức tổ chức và diễn ra.

Định nghĩa

Đại hội cổ đông bất thường (Extraordinary General Meeting) là một cuộc họp đặc biệt được triệu tập bởi Hội đồng quản trị hoặc Ban điều hành của một công ty để giải quyết các vấn đề quan trọng phát sinh, không thể chờ đến Đại hội đồng cổ đông thường niên. Nói cách khác, đây là một cuộc họp để các cổ đông tham gia thảo luận và đưa ra quyết định xử lý những vấn đề cấp bách hoặc những ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công ty

Đọc thêm: 4 Điều Doanh Nghiệp Cần Biết Về Đại Hội Đồng Cổ Đông Bất Thường

Trường hợp nào cần tổ chức Đại hội cổ đông bất thường

Căn cứ theo khoản 1 Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020, hội đồng quản trị có thẩm quyền triệu tập họp bất thường Đại hội đông khi xảy ra các tình huống dưới đây: 

  • Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty.
  • Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định.
  • Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty.
  • Theo yêu cầu của Ban kiểm soát.
  • Trường hợp khác theo quy định và theo Điều lệ công ty.
Source: Volvo
Nguồn: Volvo

Đối tượng tham gia

Theo thông tin trên, đối tượng có quyền triệu tập Đại hội cổ đông bất thường bao gồm:

  • Ban lãnh đạo và các thành viên hội đồng quản trị
  • Ban kiểm soát
  • Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc nhỏ hơn theo quy định của công ty
  • Các bên liên quan có thẩm quyền hoặc được uỷ quyền từ cổ đông

Người triệu tập Đại hội cổ đông bất thường có nhiệm vụ gì

Căn cứ theo khoản 5 Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020, các công việc cần thực hiện khi triệu tập họp Đại hội cổ đông bất thường bao gồm:

  • Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp
  • Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông
  • Lập chương trình và nội dung cuộc họp
  • Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp
  • Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp
  • Danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên
  • Xác định thời gian và địa điểm họp
  • Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định
  • Công việc khác phục vụ cuộc họp
Nguồn: NovoJuris

Quy trình tổ chức Đại hội cổ đông bất thường

Cũng có phần tương đồng với tổ chức Đại hội cổ đông, quy trình tổ chức Đại hội cổ đông bất thường có rất nhiều bước cần lưu ý.

Bước 1: Đề nghị họp và gửi thư mời họp Hội đồng quản trị (HĐQT)

  • Xác định thẩm quyền triệu tập: Quyền triệu tập thuộc về các cá nhân như Ban kiểm soát, thành viên HĐQT, giám đốc hoặc tổng giám đốc, và các cá nhân khác theo điều lệ công ty.
  • Nhận đề nghị và gửi thư mời họp: Chủ tịch HĐQT phát hành thư mời họp và chuẩn bị tài liệu trong 7 ngày làm việc từ khi nhận đề nghị triệu tập.
  • Chuẩn bị tài liệu: Bao gồm giấy đề nghị, thư mời, phiếu biểu quyết, ủy quyền, dự thảo biên bản và quyết định HĐQT, và các tài liệu khác.

Bước 2: Họp HĐQT và chuẩn bị thư mời Đại hội cổ đông bất thường (ĐHCĐBT)

  • Xác định điều kiện triệu tập: Cuộc họp HĐQT diễn ra nếu đạt đủ số lượng thành viên theo quy định công ty. Nếu không, sẽ gửi thư mời lần 2.
  • Chuẩn bị thư mời và tài liệu ĐHĐCĐ: Gửi thư mời trước 21 ngày kèm các tài liệu liên quan như phiếu biểu quyết, giấy ủy quyền, chương trình họp, dự thảo quyết định ĐHĐCĐ.

Bước 3: Tiến hành họp ĐHCĐBT

  • Xác định Quorum (số lượng tối thiểu của cổ đông để cuộc họp được diễn ra): Cuộc họp lần 1 cần ít nhất 50% cổ đông tham gia. Nếu không đủ, tổ chức lần 2 (ít nhất 33% cổ đông) và lần 3 (không yêu cầu tỷ lệ tối thiểu).
  • Nội dung và biểu quyết: Thực hiện các nội dung theo thư mời, biểu quyết các nghị quyết quan trọng. Các quyết định như thay đổi cơ cấu tổ chức, dự án đầu tư cần đạt tỷ lệ phiếu 65%; các nội dung cơ bản khác yêu cầu 50%.

Cách tổ chức Đại hội cổ đông bất thường hiệu quả

  • Xác định lý do và mục tiêu: Làm rõ lý do tổ chức Đại hội, thiết lập các mục tiêu cụ thể để đảm bảo Đại hội diễn ra hiệu quả và tránh lãng phí thời gian.
  • Lập kế hoạch chi tiết và chuẩn bị tài liệu: Chuẩn bị kỹ lưỡng tài liệu cần thiết và lên kế hoạch cụ thể cho từng bước trong quy trình tổ chức.
  • Tuân thủ pháp lý và đảm bảo minh bạch: Đảm bảo tuân thủ đầy đủ Luật Doanh nghiệp và điều lệ công ty để bảo vệ quyền lợi cổ đông. Minh bạch trong mọi khâu, từ gửi thư mời, cung cấp tài liệu họp đến quy trình biểu quyết và lưu trữ biên bản.
  • Lưu trữ và đánh giá sau Đại hội: Lưu trữ biên bản cuộc họp, nghị quyết và các tài liệu liên quan theo quy định pháp lý, đồng thời đánh giá lại quá trình tổ chức để cải thiện cho các kỳ họp tiếp theo.

Đối mặt với những quy trình lặp lại phức tạp, việc lựa chọn giải pháp công nghệ nhằm tối ưu hoá quy trình và nâng cao hiệu quả tổ chức đang trở thành chiến lược của nhiều doanh nghiệp lớn. Điển hình là VinGroup, Vinamilk, VietinBank,… đã nhiều năm áp dụng tự động hóa vào Đại hội cổ đông thông qua giải pháp UVote, một hệ sinh thái do akaBot – FPT phát triển.

UVote – Giải pháp tổ chức Đại hội & Biểu quyết thế hệ mới

Các tính năng chính của UVote bao gồm:

  • Xác thực cổ đông: FPT AI eKYC xác thực khuôn mặt nhanh chóng trong 30 giây, và FPT.ID Check được Bộ Công An kiểm chứng giúp xác thực căn cước gắn chip và khuôn mặt với độ chính xác 100%
  • Cài đặt, phân quyền cổ đông & gửi thư mời tự động: Chỉ sau 5 phút thiết lập, hệ thống có thể tự động gửi thư mời đã được cá nhân hóa cho từng cổ đông trong danh sách chỉ với 1 click
  • Biểu quyết trực tuyến: Hẹn giờ mở/đóng cổng biểu quyết, thu thập lựa chọn từ cổ đông và báo cáo kết quả theo thời gian thực
  • Quản lý tập trung: Toàn bộ giao diện theo dõi danh sách cổ đông, phê duyệt danh sách & kiểm đếm phiếu bầu được quản lý dễ dàng, tiện lợi trên cùng 1 nền tảng.

Với 3 tiêu chí: Biểu quyết dễ dàng, kết quả minh bạch và đa dạng giải pháp, UVote cung cấp nhiều lựa chọn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí tổ chức. Các gói sản phẩm được thiết kế dựa trên số lượng cổ đông hoặc quy mô Đại hội, kỳ họp; đồng thời bóc tách tính năng để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp đa dạng của doanh nghiệp.

Liên hệ UVote để được tư vấn ngay hôm nay!

Đọc thêm: Dịch vụ tổ chức đại hội cổ đông UVote – chuyên nghiệp, minh bạch

Nguồn tham khảo: 1 | 2 | 3

Để lại một bình luận