Biên bản đại hội đồng cổ đông

Biên bản đại hội đồng cổ đông là gì? Các nội dung cần có của biên bản họp Đại hội đồng cổ đông? Hãy cùng UVote khám phá trong bài viết này.

Khi nào cần biên bản đại hội đồng cổ đông?

Trước khi cuộc họp cổ đông kết thúc, biên bản đại hội đồng cổ đông cần được hoàn thiện và thông qua để làm căn cứ cho cuộc họp. Biên bản này cần được gửi tới các cổ đông trong vòng 15 ngày kể từ thời điểm kết thúc cuộc họp.

Các biên bản hội đồng cổ đông bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký và được lưu trữ ở trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp. Các công ty, doanh nghiệp có thể lưu trữ dưới nhiều hình thức khác như ghi âm hoặc các bản ghi điện tử.

Xem thêm: Họp đại hội đồng cổ đông – Trình tự tổ chức theo quy định

Các nội dung chính trong biên bản

Hiện nay, các công ty, doanh nghiệp áp dụng nhiều mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông khác nhau. Theo quy định tại Điều 150 của Luật doanh nghiệp năm 2020, Biên bản họp đại hội đồng cổ đông phải có các nội dung chủ yếu sau:

Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
Thời gian và địa điểm họp;
Chương trình và nội dung cuộc họp;
Họ, tên chủ tọa và thư ký;
Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
Tổng số phiếu biểu quyết với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng sốsô phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
Chữ ký của chủ tọa và thư ký

Trong quá trình lập biên bản họp đại hội đồng cổ đông cần đảm bảo ghi chép đầy đủ và trung thực, không có yếu tố suy diễn chủ quan của cá nhân. Bên cạnh đó, các số liệu, sự kiện có trong biên bản phải đảm bảo chính xác 100% và được ghi chép rõ ràng. Phần nội dung trong biên bản họp tuyệt đối không ghi lan man, dàn trải, phải có trọng tâm, trọng điểm.

Xem thêm: Nghị quyết của đại hội đồng cổ đông – Mẫu cập nhật mới nhất 2023

Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông

Một số biên bản họp hội đồng cổ đông thông dụng cho các công ty, doanh nghiệp tham khảo bao gồm:

Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông thường niên

Đây là mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông sử dụng nhiều nhất trong các công ty, doanh nghiệp. Thông thường, biên bản họp sẽ được viết bằng tiếng Việt và có thể sử dụng tiếng nước ngoài theo quy định của mỗi công ty, doanh nghiệp. Những nội dung chính có trong biên bản này sẽ bao gồm:

Quốc hiệu, tiêu ngữ đầu biên bản họp cổ đông thường niên
Tên biên bản họp cổ đông thường niên
Tên, địa chỉ trụ sở chính và mã số doanh nghiệp đã đăng ký của công ty, doanh nghiệp
Thời gian và địa điểm tổ chức họp cổ đông thường niên
Chương trình và nội dung chính trong cuộc họp hội đồng thường niên
Họ và tên chủ toạ, thư ký trong cuộc họp hội đồng thường niên
Số lượng cổ đông tham dự, thông tin của từng cổ đông (họ tên, vị trí, chức vụ)
Tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông tham dự họp hội đồng thường niên
Phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, những cổ đông dự họp thường niên và tổng số phiếu bầu tương ứng với số cổ đông góp mặt
Ý kiến phát biểu của từng thành viên trong đại hội đồng cổ đông trong cuộc họp
Số phiếu biểu quyết trong mỗi vấn đề được đưa ra trong cuộc họp thường niên
Phương thức tiến hành biểu quyết các vấn đề, tổng số phiếu hợp lệ / không hợp lệ, tán thành / không tán thành, không có ý kiến biểu quyết
Những vấn đề đã được đưa ra biểu quyết trong cuộc họp cổ đông thường niên và tỷ lệ phần trăm tương ứng với tổng số phiếu đã được biểu quyết trong mỗi vấn đề
Chữ ký của thư ký và chủ tọa trong biên bản họp hội đồng cổ đông

Tải ngay: Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông thường niên

Mẫu biên bản họp đại hội cổ đông bất thường

Tải ngay: Mẫu biên bản họp đại hội cổ đông bất thường

Bên cạnh biên bản họp công ty cổ phần thường niên thì mẫu biên bản họp bất thường cũng được sử dụng thường xuyên. Trong trường hợp các công ty, doanh nghiệp có vấn đề phát sinh ngoài ý muốn, cần biểu quyết gấp sẽ sử dụng tới mẫu biên bản bất thường. Các nội dung chính trong biên bản họp cổ đông bất thường gồm có:

Quốc hiệu, tiêu ngữ đầu biên bản họp cổ đông bất thường
Tên biên bản (Biên bản họp đại hội cổ đông bất thường của công ty…)
Thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp đại hội cổ đông bất thường
Số hiệu chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp
Thành phần tham dự cuộc họp đại hội cổ đông bất thường (khách mời, ban kiểm soát, ban điều hành, hội đồng quản trị, cổ đông…)
Tính hợp lệ, hợp pháp của phiên họp cổ đông bất thường (tổng số cổ đông đại diện cho số lượng cổ phần, tỷ lệ phần trăm tổng số cổ phần có quyền biểu quyết tham dự cuộc họp bất thường…)
Thủ tục khai mạc phiên họp cổ đông bất thường (liệt kê các cổ đông lên phát biểu khai mạc và thống kê tổng số vốn điều lệ, tổng số cổ phần và tổng số cổ đông, các đại diện uỷ quyền hợp pháp của cổ đông tham dự họp bất thường của công ty, doanh nghiệp)
Các cổ đông biểu quyết thông qua danh sách chủ toạ, Ban kiểm phiếu, chương trình họp bất thường, quy chế tổ chức họp bất thường…
Chỉ định thư ký/ban thư ký của cuộc họp cổ đông bất thường (liệt kê họ tên, chức vụ và vị trí trong ban thư ký của từng thành viên)
Các nội dung chính trong phiên họp cổ đông bất thường
Quá trình thảo luận và đóng góp ý kiến của các cổ đông tham dự cuộc họp bất thường
Thống kê kết quả biểu quyết những nội dung được đưa ra trong cuộc họp cổ đông bất thường
Phần tổng kết, thông qua biên bản họp
Bế mạc phiên họp cổ đông bất thường
Chữ ký của ban thư ký và chủ tọa ký xác nhận, đóng dấu

Trong bài viết này, UVote đã tổng hợp những kiến thức cơ bản về biên bản đại hội đồng cổ đông. Hy vọng bài biết hữu ích với bạn.

UVote là giải pháp tổ chức đại hội cổ đông trên nền tảng đám mây do FPT phát triển.

Giải pháp này giúp đơn giản hóa quy trình tổ chức với nhiều tính năng vượt trội.

Tính năng trộn thư (Mail merge): Hệ thống tự động gửi thư mời đã được cá nhân hóa cho từng các nhân trong danh sách.
Quản lý người tham gia biểu quyết: UBot trang bị nhiều công nghệ hiện đại để đáp ứng khả năng bảo mật, giúp ban tổ chức kiểm tra danh tính người tham dự, loại bỏ triệt để các trường hợp mạo danh:
- Định danh bằng công nghệ FPT.AI eKYC: Cổ đông được định danh và xác thực bằng công nghệ eKYC chỉ trong 30 giây
- Bảo mật bằng OTP

Biểu quyết online: Người tham dự cuộc họp sẽ điền các lựa chọn của mình trên một mẫu điện tử đã thiết kế đầy đủ thông tin.
Báo cáo trực quan: Kết quả biểu quyết sẽ được UVote tổng hợp liên tục một cách hoàn toàn tự động và theo thời gian thực. Đồng thời kết quả được cập nhật trực quan bằng biểu đồ giúp người dùng dễ dàng theo dõi.

>> Tham khảo ngay tại: https://uvote.vn