Trong bối cảnh hiện nay, tổ chức đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) chuyên nghiệp, minh bạch là một yếu tố quyết định đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đại hội cổ đông không chỉ là nơi quyết định các chính sách lớn mà còn là dịp khẳng định niềm tin với các nhà đầu tư. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu chung về ĐHĐCĐ, các loại hình đại hội, các bước tổ chức chuyên nghiệp, khó khăn và giải pháp, cũng như kinh nghiệm tổ chức thành công.

1. Tổng quan về Đại hội đồng cổ đông

1.1. Định nghĩa và vai trò quan trọng của đại hội đồng cổ đông

Trong cơ cấu tổ chức của một công ty cổ phần tại Việt Nam, Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là cơ quan quyền lực cao nhất quyết định mọi vấn đề then chốt của doanh nghiệp. Theo Điều 138 của Luật Doanh nghiệp 2020, ĐHĐCĐ bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, trong đó có cổ đông phổ thông và cổ đông ưu đãi biểu quyết. Sự tồn tại của ĐHĐCĐ là một yếu tố bắt buộc đối với mọi công ty cổ phần, khẳng định vai trò không thể thay thế của nó trong việc định hướng và quản lý doanh nghiệp.

ĐHĐCĐ không chỉ là nơi tập hợp các cổ đông mà còn là diễn đàn quan trọng để thảo luận và thông qua những nghị quyết có tính chiến lược. Một số vấn đề trọng tâm sẽ được báo cáo và thảo luận trong ĐHĐCĐ bao gồm báo cáo tài chính thường niên, quyết định phân chia cổ tức hay thay đổi trong cơ cấu bộ máy quản trị, v.v.

Ngoài ra, mục đích của việc tổ chức ĐHĐCĐ còn là tạo cơ hội cho các cổ đông bày tỏ những mối quan ngại cũng như đặt câu hỏi liên quan đến tình hình doanh nghiệp. Tóm lại, ĐHĐCĐ đóng vai trò then chốt trong việc định hình đường lối phát triển và quản lý toàn diện các công ty cổ phần, đảm bảo quyền lợi của tất cả các cổ đông và hướng tới sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

1.2. Quy trình tổ chức Đại hội đồng cổ đông minh bạch, và hiệu quả.

Trong bối cảnh yêu cầu về quản trị doanh nghiệp ngày càng cao, việc tổ chức một ĐHĐCĐ bài bản, minh bạch và hiệu quả không chỉ là nghĩa vụ pháp lý. Giờ đây, ĐHĐCĐ là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp thu hút vốn đầu tư trong nước và quốc tế, đáp ứng các yêu cầu và xu thế của thị trường. Một ĐHĐCĐ được tổ chức tốt sẽ tạo điều kiện cho các cổ đông thực hiện đầy đủ các quyền của mình, cũng như tham gia biểu quyết cho các vấn đề quan trọng của công ty.

Việc tham dự ĐHĐCĐ một cách hiệu quả không chỉ giúp các cổ đông bảo vệ lợi ích của bản thân mà còn khuyến khích việc áp dụng các chuẩn mực quản trị công ty tốt nhất trong doanh nghiệp. Để đạt được điều này, một trong những yếu tố then chốt là công tác chuẩn bị và công bố thông tin đầy đủ và kịp thời. Quy trình tổ chức bao gồm các bước cơ bản như:

• Chuẩn bị cuộc họp:
  • Điều kiện tổ chức: Theo điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020, số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết thì mới đủ điều kiện để triệu tập họp ĐHĐCĐ.
  • Nếu cuộc họp đầu tiên không đủ điều kiện tiến hành, công ty có thêm tối đa 02 lần triệu tập.
• Chuẩn bị tài liệu và nội dung cuộc họp:
  • Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp: Doanh nghiệp lập danh sách cổ đông dự họp không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội cổ đông, trong đó danh sách cổ đông phải được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông.
  • Chuẩn bị chương trình và nội dung cuộc họp; tài liệu cuộc họp; dự thảo nghị quyết của Đại hội cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày họp.
• Thông báo đại hội:
  • Doanh nghiệp phải gửi thông báo cho cổ đông ít nhất 21 ngày trước ngày họp, bao gồm thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm và chương trình nghị sự.
• Kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp Đại hội cổ đông:
  • Đối tượng là cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ, đưa ra những kiến nghị vào chương trình họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày khai mạc.
• Điều hành, biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ:
  • Chủ tọa sẽ nêu ra từng nội dung để các cổ đông thảo luận, biểu quyết và ghi nhận trong Nghị quyết.
  • Một nội dung được tính là thông qua nếu đạt được tỷ lệ biểu quyết nhất định. Tỷ lệ biểu quyết thông qua được quy định cụ thể tại Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Quy trình biểu quyết:
  • Các quyết định quan trọng như bầu cử Hội đồng Quản trị, phê duyệt báo cáo tài chính và phân chia cổ tức được đưa ra thông qua hình thức biểu quyết trực tiếp.
• Công việc sau cuộc họp ĐHĐCĐ:
  • Biên bản họp sẽ được hoàn thành và thông qua trước khi cuộc họp kết thúc, Chủ tọa và Thư ký hoặc người khác sẽ đại diện toàn bộ cổ đông công ty ký vào biên bản.

1.3. Các quy định pháp luật liên quan đến tổ chức Đại hội cổ đông theo Luật Doanh nghiệp 2020.

• Điều 138 của Luật Doanh nghiệp 2020 khẳng định vị thế tối cao của ĐHĐCĐ trong cơ cấu quản trị của công ty cổ phần, đồng thời quy định rõ các quyền và nghĩa vụ.
• Điều 139 quy định về cuộc họp thường niên của ĐHĐCĐ, trong đó xác định thời gian tổ chức (trong vòng 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, và có thể được gia hạn nhưng không quá 06 tháng) cùng với các nội dung bắt buộc phải được thảo luận và thông qua tại cuộc họp này.
• Điều 140 lại quy định về các trường hợp cụ thể mà ĐHĐCĐ có thể được triệu tập họp bất thường.
• Điều 143 quy định rằng về thời gian thông báo mời họp gửi đến cổ đông có quyền dự họp (chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc).
• Điều 145 quy định rằng cuộc họp ĐHĐCĐ lần thứ nhất chỉ được tổ chức khi có số cổ đông tham dự đại diện cho trên 50% tổng số phiếu biểu quyết.
• Điều 146 quy định chi tiết về trình tự, thủ tục tiến hành và biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ. Khoản 8 của điều này cũng đề cập đến việc hoãn cuộc họp trong những trường hợp cần thiết.
• Điều 147 quy định về các hình thức mà nghị quyết của ĐHĐCĐ có thể được thông qua.
• Điều 148 quy định rằng một số vấn đề quan trọng cần được thông qua với tỷ lệ từ 65% tổng số phiếu biểu quyết trở lên.
• Điều 149 cho phép cổ đông tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ thông qua các hình thức như hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc các hình thức điện tử khác.
• Cuối cùng, Điều 150 quy định về việc lập biên bản họp ĐHĐCĐ.
• Đặc biệt, Khoản 3 Điều 273 của Nghị định 155/2020/NĐ-CP cũng trao quyền cho các công ty đại chúng áp dụng công nghệ thông tin để tạo điều kiện cho cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến, biểu quyết.
  (tham khảo đầy đủ Luật Doanh nghiệp 2020 tại đây)

2. Các hình thức tổ chức Đại hội đồng cổ đông

2.1. Đại Hội Đồng Cổ Đông Thường Niên

Đại hội đồng cổ đông thường niên là cuộc họp được tổ chức định kỳ mỗi năm một lần, trong khoảng thời gian không quá 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính của công ty. Trong trường hợp cần thiết và được Hội đồng quản trị quyết định, thời gian này có thể được gia hạn nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Mục đích chính của cuộc họp thường niên là để các cổ đông cùng nhau thảo luận và thông qua các vấn đề quan trọng veef hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của công ty.

Các nội dung thường được đưa ra thảo luận và biểu quyết tại ĐHĐCĐ thường niên bao gồm:

• Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty
• Báo cáo tài chính hằng năm
• Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị
• Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc
• Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên
• Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại
• Vấn đề khác thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông
  (Khoản 3 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020)

2.2. Đại hội cổ đông bất thường

ĐHĐCĐ bất thường là cuộc họp được triệu tập ngoài kế hoạch khi có những vấn đề cấp bách hoặc quan trọng phát sinh. Điều kiện để diễn ra cuộc họp ĐHĐCĐ bất thường bao gồm:

• HĐQT xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;
• Số lượng thành viên HĐQT, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định pháp luật;
• Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty;
• Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;
• Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
  (Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020)

Mục đích của việc tổ chức ĐHĐCĐ bất thường là để kịp thời đưa ra các quyết định. Từ đó tìm ra giải pháp cho những vấn đề có ảnh hưởng lớn đến hoạt động và tình hình của công ty mà không thể trì hoãn. Điều này cho thấy tính linh hoạt và khả năng ứng phó nhanh chóng của công ty trước những biến động bất ngờ.

3. Những khó khăn và giải pháp trong quá trình tổ chức đại hội đồng cổ đông

Trong quá trình tổ chức ĐHĐCĐ, các doanh nghiệp thường phải đối mặt với nhiều khó khăn nan giải. Dưới đây là một số khó khăn doanh nghiệp thường mắc phải và các giải pháp hiệu quả:

3.1. Thủ tục ủy quyền phức tạp

Quy trình ủy quyền truyền thống đòi hỏi văn bản cứng, tốn kém chi phí in ấn, gửi thư và thời gian, có thể khiến cổ đông mất quyền biểu quyết nếu gửi chậm. Ban tổ chức cũng gặp khó khăn trong việc kiểm tra, lưu trữ và đảm bảo tính hợp lệ của giấy ủy quyền bản cứng.
⇒ Giải pháp: Áp dụng chữ ký điện tử của cổ đông trong ủy quyền tham dự ĐHĐCĐ để thay thế cho văn bản giấy. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí. Đồng thời đảm bảo tính pháp lý theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

3.2. Đảm bảo tỷ lệ cổ đông tham dự:

Số lượng cổ đông lớn và phân tán, đặc biệt với những doanh nghiệp lớn số lượng có thể lên tới hàng nghìn cổ đông. Việc đảm bảo tỷ lệ tham dự theo quy định có thể khó khăn. Điều này có thể dẫn đến việc phải lùi tổ chức họp, tốn kém chi phí và thời gian.
⇒ Giải pháp: Tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến cho phép cổ đông tham gia từ mọi địa điểm, giúp tăng khả năng tham gia và biểu quyết. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần điều chỉnh điều lệ và xây dựng quy chế quản trị phù hợp để triển khai hình thức này.

3.3. Quản lý biểu quyết thủ công

Việc kiểm phiếu thủ công có thể dễ xảy ra sai sót. Cũng vì lẽ đó, để tránh lỗi do nhân viên, doanh nghiệp thường cần nhiều nguồn lực và khâu kiểm tra lại. Từ đó dẫn đến mất nhiều thời gian và công sức.
⇒ Giải pháp: Sử dụng hệ thống biểu quyết điện tử để tự động hóa quá trình biểu quyết và kiểm phiếu, đảm bảo kết quả nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu rủi ro sai sót.

3.4. Xác thực và bảo mật thông tin

Rủi ro có thể đến từ việc lộ lọt thông tin cá nhân của cổ đông, gian lận trong quá trình biểu quyết điện tử, hoặc các cuộc tấn công mạng nhằm thay đổi kết quả
⇒ Giải pháp: Triển khai các biện pháp xác thực danh tính cổ đông và mã hóa dữ liệu để bảo vệ thông tin và kết quả biểu quyết một cách an toàn và minh bạch

4. Kinh Nghiệm Tổ Chức Đại Hội Cổ Đông Thành Công

4.1. Xây Dựng Quy Trình Rõ Ràng Và Chi Tiết

Để tổ chức một Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) thành công, một trong những yếu tố quan trọng nhất là việc lên kế hoạch một cách chi tiết và cẩn thận. Quá trình thực hiện ĐHĐCĐ không chỉ là việc tổ chức một cuộc họp mà còn là cơ hội để tạo ấn tượng tốt đẹp về sự chuyên nghiệp và tính minh bạch của công ty.. Bên cạnh đó, việc đảm bảo đầy đủ trang thiết bị và phần mềm hỗ trợ cũng đóng vai trò then chốt.

4.2. Giám Sát Và Kiểm Tra Liên Tục

Việc giám sát quá trình tổ chức đại hội là rất quan trọng. Một đội ngũ chuyên trách cần được thành lập để theo dõi từng bước thực hiện. Họ phải đảm bảo mọi quy trình diễn ra theo đúng kế hoạch. Kiểm tra định kỳ giúp phát hiện và khắc phục sớm các sai sót. Điều này góp phần tạo nên một đại hội cổ đông thành công và minh bạch.

4.3. Ứng dụng công nghệ vào quá trình tổ chức ĐHĐCĐ

Trong bối cảnh công nghệ số, việc ứng dụng công nghệ vào quá trình tổ chức ĐHĐCĐ đã trở thành một xu hướng không thể đảo ngược. Các giải pháp công nghệ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí. Đồng thời tăng cường tính minh bạch và bảo mật của toàn bộ quy trình, từ đó nâng cao tỷ lệ tham dự và tương tác của các cổ đông.

Nắm bắt được xu hướng này, FPT đã phát triển phần mềm biểu quyết và bầu cử điện tử UVote, một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tổ chức ĐHĐCĐ một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Với công nghệ lõi tự động hóa bằng robot ảo (RPA), UVote giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức, đồng thời hạn chế tối đa sự can thiệp từ con người. UVote đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn thuộc Top Doanh nghiệp VN30 như Vinamilk, Vingroup, Vietjet, HDBank,… mang đến trải nghiệm biểu quyết thuận tiện, chuyên nghiệp, minh bạch cho hơn 1 triệu cổ đông.

Tìm hiểu thêm UVote, nhận tư vấn và trải nghiệm miễn phí tại đây!