Mối quan hệ với nhà đầu tư đóng vai trò then chốt trong sự phát triển bền vững của mọi công ty quản lý quỹ. Trong đó, sự kiện Đại hội nhà đầu tư thường niên không chỉ là một yêu cầu pháp lý, còn là cơ hội để công ty thể hiện tính minh bạch, báo cáo kết quả hoạt động và củng cố niềm tin với những người đã ủy thác vốn. Việc tổ chức đại hội nhà đầu tư hiệu quả là minh chứng cho năng lực quản trị chuyên nghiệp và cam kết vì lợi ích của nhà đầu tư. Bài viết dưới đây sẽ giúp cung cấp những kiến thức cơ bản về Đại hội nhà đầu tư cũng như xu hướng và giải pháp tổ chức trực tuyến cho công ty quản lý quỹ.

1. Đại hội nhà đầu tư là gì?

Theo quy định tại Luật Chứng khoán 2019, Đại hội nhà đầu tư quỹ đầu tư bao gồm tất cả các nhà đầu tư và là cơ quan quyết định cao nhất của quỹ đó. Đây chính là nơi các nhà đầu tư, những người đã góp vốn vào quỹ, thực hiện quyền biểu quyết của mình. Họ sẽ thông qua các quyết định quan trọng liên quan đến hoạt động và định hướng phát triển của quỹ. 

2. Điều kiện và thể thức tiến hành họp Đại hội nhà đầu tư 

2.1. Điều kiện tiến hành họp Đại hội nhà đầu tư

• Cuộc họp lần thứ nhất: Được tiến hành khi số nhà đầu tư tham dự (trực tiếp hoặc thông qua ủy quyền, hoặc các hình thức hợp lệ khác như trực tuyến) đại diện cho trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của quỹ. Điều lệ quỹ có thể quy định tỷ lệ cao hơn nhưng không được thấp hơn mức này.   
• Cuộc họp lần thứ hai: Trong trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành, công ty quản lý quỹ phải triệu tập cuộc họp lần thứ hai trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuộc họp lần thứ nhất dự định khai mạc. Theo Khoản 2 Điều 18 Thông tư 98/2020/TT-BTC, cuộc họp lần thứ hai được tiến hành không phụ thuộc vào số nhà đầu tư tham dự.

2.2. Thể thức tiến hành họp Đại hội nhà đầu tư

• Chương trình nghị sự: Việc xây dựng chương trình nghị sự do Công ty quản lý quỹ thực hiện. Nội dung chương trình phải dựa trên các vấn đề cần biểu quyết theo quy định của pháp luật hiện hành và Điều lệ quỹ. Các nội dung chính thường có trong chương trình bao gồm:
  • Báo cáo về tình hình hoạt động và kết quả tài chính của quỹ.
  • Trình bày kế hoạch hoạt động cho năm tài chính tiếp theo.
  • Đề xuất phương án phân phối lợi nhuận.
  • Tiến hành bầu Ban đại diện quỹ (trong trường hợp đến kỳ bầu cử).
  • Các tờ trình xin ý kiến Đại hội về những thay đổi, điều chỉnh quan trọng liên quan đến quỹ.

• Hình thức tham dự và biểu quyết: Pháp luật và Điều lệ quỹ ngày càng linh hoạt, cho phép nhà đầu tư tham gia bằng nhiều cách:
  • Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại địa điểm họp.
  • Ủy quyền tham gia
  • Bỏ phiếu từ xa: Gửi phiếu biểu quyết qua đường bưu điện, fax, thư điện tử; hoặc tham gia họp trực tuyến và bỏ phiếu điện tử nếu Điều lệ quỹ quy định và công ty quản lỹ quỹ có nền tảng công nghệ hỗ trợ. 
• Biên bản họp: 
  • Toàn bộ diễn biến của cuộc họp Đại hội nhà đầu tư phải được ghi lại đầy đủ và trung thực trong Biên bản họp.
  • Biên bản cần thể hiện rõ các thông tin cốt lõi: thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp; tổng số nhà đầu tư tham dự (trực tiếp và ủy quyền) cùng tổng số quyền biểu quyết tương ứng; các ý kiến chính được phát biểu; diễn biến quá trình biểu quyết và kết quả chi tiết cho từng vấn đề trong chương trình nghị sự.
  • Biên bản họp phải có chữ ký xác nhận của Chủ tọa và Thư ký cuộc họp. Đây là tài liệu pháp lý quan trọng, ghi nhận chính thức các nghị quyết và quyết định đã được Đại hội nhà đầu tư thông qua.

3. Xu hướng tổ chức Đại hội Nhà đầu tư trực tuyến cho công ty quản lý quỹ

3.1. Làn sóng tổ chức Đại hội nhà đầu tư trực tuyến  

Trong những năm gần đây, đặc biệt sau những tác động của đại dịch Covid-19, việc tổ chức Đại hội nhà đầu tư theo hình thức trực tuyến hoặc kết hợp trực tiếp kết hợp trực tuyến (hybrid) đã trở thành một xu hướng rõ nét tại Việt Nam và trên thế giới. Hình thức này không còn là giải pháp tình thế mà đang dần khẳng định như một phương thức tổ chức hiệu quả và chiến lược trong dài hạn. 

Nhiều công ty quản lý quỹ tại Việt Nam như VinaCapital, công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán Vietcombank (VCBF), công ty quản lý quỹ Manulife Investment Management (Việt Nam)… đã tiên phong áp dụng và tổ chức Đại hội theo các hình thức này, cho thấy tính khả thi và lợi ích thiết thực. Khung pháp lý Việt Nam, cụ thể là Luật Doanh nghiệp 2020, đã chính thức công nhận việc cổ đông (và nhà đầu tư) có thể tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc bỏ phiếu điện tử.

3.2. Lợi ích nổi bật của hình thức tổ chức Đại hội nhà đầu tư trực tuyến

• Tăng cường sự tham gia của nhà đầu tư: Hình thức trực tuyến giúp phá bỏ rào cản địa lý, cho phép các nhà đầu tư ở xa, gặp khó khăn trong việc di chuyển vẫn có thể tham dự và thực hiện quyền của mình. Điều này giúp nâng cao tỷ lệ tham dự, nâng cao tính đại diện và dân chủ của Đại hội.
• Tiết kiệm chi phí tổ chức đáng kể: Công ty quản lý quỹ có thể tiết kiện giảm đáng kể khoản nhiều khoản chi phí lớn. Trong đó có thể kể đến thuê địa điểm tổ chức lớn, chi phí chuẩn bị và tổ chức, chi phí in ấn cũng như giảm thiểu được nguồn nhân lực.
• Mang lại sự linh hoạt và thuận tiện tối đa: Nhà đầu tư có thể tham gia Đại hội từ bất kỳ đâu, chỉ cần có thiết bị kết nối internet. Ngoài ra, việc bỏ phiếu điện tử cũng giúp các nhà đầu tư tránh được sai sót trong quá trình thực hiện quyền của mình. Đồng thời giúp ban tổ chức thực hiện các khâu định danh, kiểm phiếu nhanh chóng và chính xác hơn.
• Góp phần bảo vệ môi trường: Việc số hóa tài liệu thay cho tài liệu giấy vừa giúp chi phí in ấn mà vẫn góp phần bảo vệ môi trường. Đây là hành động thiết thực, phù hợp với cam kết hướng tới mục tiêu Net Zero mà nhiều quốc gia và doanh nghiệp đang theo đuổi, thể hiện trách nhiệm xã hội và phát triển bền vững của công ty quản lý quỹ.
• Nâng cao tính minh bạch và hiệu quả: Các nền tảng họp trực tuyến chuyên nghiệp thường tích hợp sẵn các công cụ biểu quyết/bỏ phiếu điện tử, giúp quá trình bỏ phiếu và kiểm phiếu diễn ra nhanh chóng, chính xác và minh bạch hơn so với phương pháp thủ công. Các tính năng hỏi đáp, thảo luận trực tuyến cũng giúp tăng cường tương tác giữa nhà đầu tư và ban lãnh đạo.  

4. UVote – giải pháp công nghệ mới trong vận hành Đại hội nhà đầu tư

Trước nhu cầu ngày càng tăng về việc tổ chức Đại hội nhà đầu tư hiệu quả, minh bạch và thuận tiện, đặc biệt là theo hình thức trực tuyến hoặc hybrid, các giải pháp công nghệ chuyên biệt đã ra đời. Nổi bật tại thị trường Việt Nam là UVote, một giải pháp biểu quyết và vận hành Đại hội nhà đầu tư toàn diện được phát triển bởi FPT. UVote mang lại nhiều lợi ích cho công ty quản lý quỹ như tối ưu hoá quỹ thời gian và hỗ trợ gửi thư mời cá nhân hóa đến từng nhà đầu tư, quản lý và phê duyệt cổ đông trên cùng 1 nền tảng. Đặc biệt, UVote giúp nâng tầm trải nghiệm của các nhà đầu tư khi kết nối từ xa với livestream và livechat, thao tác bỏ phiếu điện tử thuận tiện. 

Cụ thể, các tính năng chính hỗ trợ vận hành Đại hội nhà đầu tư hiệu quả qua UVote như sau:

• Gửi thư mời tự động: Tự động hóa việc gửi thư mời được cá nhân hóa, kèm theo tài liệu điện tử theo danh sách từng nhà đầu tư.
• Xác thực và định danh nhanh chóng: UVote tích hợp giải pháp FPT.IDCheck, kết hợp xác thực thẻ CCCD gắn Chip của Bộ Công an giúp định danh cổ đông nhanh chóng, đồng thời chống giả mạo, an toàn, bảo mật hơn.
• Ủy quyền điện tử: Cho phép nhà đầu tư thực hiện việc ủy quyền tham dự Đại hội hoàn toàn trực tuyến. Giải pháp tích hợp chữ ký điện tử FPT.eSign và hợp đồng điện tử FPT.eContract, thay thế hoàn toàn quy trình xử lý giấy ủy quyền thủ công, phức tạp trước đây, đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện.
• Hỗ trợ nhà đầu tư bằng UVote GPT: trợ lý ảo UVote GPT giải đáp mọi thắc mắc của cổ đông sau 2 giây, hỗ trợ cổ đông thao tác trong quá trình đăng nhập và biểu quyết.
• Biểu quyết/Bầu cử điện tử: Cho phép nhà đầu tư thực hiện quyền bỏ phiếu của mình đối với các nội dung trong chương trình nghị sự một cách nhanh chóng, dễ dàng và bảo mật ngay trên thiết bị điện tử đang sử dụng.
• Kiểm phiếu tự động và Báo cáo tức thời: Hệ thống tự động tổng hợp kết quả từ các phiếu bầu điện tử với độ chính xác 100%, loại bỏ hoàn toàn sai sót so với kiểm phiếu thủ công. Kết quả được hiển thị theo thời gian thực và có thể xuất ra các báo cáo chi tiết sau Đại hội.

Sự tin cậy và hiệu quả của UVote đã được kiểm chứng qua thực tế triển khai tại nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam. UVote đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp thuộc Top Doanh nghiệp VN30 như Vinamilk, Vingroup, Vietjet, và nhiều công ty quản lý quỹ như VinaCapital, VCBF, Manulife Investment Management (Vietnam) mang đến trải nghiệm biểu quyết thuận tiện, chuyên nghiệp, minh bạch cho hơn 1 triệu cổ đông. 

Tổng kết:

Tổ chức Đại hội nhà đầu tư hiệu quả là một nhiệm vụ quan trọng, phản ánh năng lực quản trị và cam kết minh bạch của công ty quản lý quỹ. Việc tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật, đặc biệt là Luật Chứng khoán 2019, Luật Doanh nghiệp 2020 và Thông tư 98/2020/TT-BTC, là yêu cầu bắt buộc. Chính vì vậy, xu hướng ứng dụng công nghệ, đặc biệt là hình thức họp trực tuyến và hybrid, đang ngày càng trở nên phổ biến và được xem là một phần tất yếu của hoạt động quan hệ nhà đầu tư hiện đại. Đầu tư vào công nghệ để tổ chức Đại hội nhà đầu tư không chỉ là giải pháp cho các vấn đề vận hành trước mắt mà còn là một bước đi chiến lược, khẳng định vị thế, sự chuyên nghiệp và năng lực cạnh tranh của công ty quản lý quỹ trong kỷ nguyên số.

Tìm hiểu về UVote và nhận tư vấn tại: https://uvote.vn/lien-he-tu-van/