Họp đại hội đồng cổ đông - Trình tự tổ chức theo quy định

Cuộc họp đại hội đồng cổ đông là sự kiện lớn hằng năm, việc tổ chức cuộc họp được thực hiện theo trình tự nhất định. Hãy cùng UVote tìm hiểu quy trình tổ chức họp đại hội đồng cổ đông trong bài viết này nhé.

Đại hội đồng cổ đông là gì?

Theo khoản 1 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, đại hội đồng cổ đông là một phần trong cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần, gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết. Đây là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần.

Cụ thể về cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần, trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác, công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây:

Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;
Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban kiểm toán quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán do Hội đồng quản trị ban hành.

(Theo khoản 1 Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020)

Các đặc điểm chính của một cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Đối tượng có quyền tham dự họp đại hội đồng cổ đông

Đối tượng có quyền tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được quy định tại khoản 1 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020 bao gồm: cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông, cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp hoặc dự họp thông qua các hình thức khác theo quy định.

Trong đó, việc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản. Văn bản ủy quyền được lập theo quy định của pháp luật về dân sự và phải nêu rõ tên cá nhân, tổ chức được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền.

Cá nhân, tổ chức được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp. (Theo khoản 2 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020)

Điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông

Theo Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020, để tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thì phải đáp ứng các điều kiện như sau:

Cuộc họp lần thứ nhất

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Cuộc họp lần thứ hai

Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định thì thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác.

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Cuộc họp lần thứ ba

Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định thì thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác.

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

Thời gian họp Đại hội đồng cổ đông

Cụ thể tại khoản 1, 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, thời gian họp Đại hội đồng cổ đông được xác định như sau:

Đại hội đồng cổ đông thường họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường
Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Xem thêm: nghị quyết của đại hội đồng cổ đông

Trình tự tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Một cuộc họp đại hội đồng cổ đông sẽ gồm các bước sau:

Bước 1: Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp

Danh sách cổ đông có quyền dự họp đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.

Bước 2: Chuẩn bị chương trình, nội dung cuộc họp

Người triệu tập đại hội đồng cổ đông sẽ chuẩn bị nội dung cuộc họp. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật Doanh nghiệp 2020 có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp. Kiến nghị phải bằng văn bản và được gửi đến công ty chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định thời hạn khác.

Bước 3: Mời họp đại hội đồng cổ đông

Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn

Bước 4: Đăng ký cổ đông dự họp

Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp hoặc dự họp thông qua một trong các hình thức sau:

Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
Ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;
Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử;
Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.

Bước 5: Thực hiện họp

Khai mạc và tiến hành bầu chủ toạ, thư ký và ban kiểm phiếu
Tiến hành cuộc họp

Trong bài viết này, UVote đã tổng hợp những kiến thức cơ bản về quy trình tổ chức họp đại hội đồng cổ đông. Hy vọng bài biết hữu ích với bạn.

UVote – giải pháp tổ chức họp cổ đông trực tuyến trên nền tảng đám mây do FPT phát triển.

Giải pháp này giúp đơn giản hóa quy trình biểu quyết với nhiều tính năng vượt trội.

Tính năng trộn thư (Mail merge): Hệ thống tự động gửi thư mời đã được cá nhân hóa cho từng các nhân trong danh sách
Quản lý người tham gia biểu quyết: UBot trang bị nhiều công nghệ hiện đại để đáp ứng khả năng bảo mật, giúp ban tổ chức kiểm tra danh tính người tham dự, loại bỏ triệt để các trường hợp mạo danh:

Định danh bằng công nghệ FPT.AI eKYC: Cổ đông được định danh và xác thực bằng công nghệ eKYC chỉ trong 30 giây
Bảo mật bằng OTP
Biểu quyết online: Người tham dự cuộc họp sẽ điền các lựa chọn của mình trên một mẫu điện tử đã thiết kế đầy đủ thông tin.
Báo cáo trực quan: Kết quả biểu quyết sẽ được UVote tổng hợp liên tục một cách hoàn toàn tự động và theo thời gian thực. Đồng thời kết quả được cập nhật trực quan bằng biểu đồ giúp người dùng dễ dàng theo dõi.

>> Khám phá ngay tại: https://uvote.vn