Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần mới nhất

Trong mọi kỳ họp đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ), việc lập biên bản họp là thủ tục bắt buộc theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Đây không chỉ là căn cứ pháp lý cho mọi nghị quyết được thông qua, mà còn là tài liệu gốc quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, phòng ngừa tranh chấp và tuân thủ pháp luật.

Tuy nhiên, việc lập biên bản họp đại hội đồng cổ đông đúng chuẩn lại không hề đơn giản nếu bạn không nắm rõ yêu cầu nội dung, hình thức trình bày và cách xác nhận hợp lệ. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp mẫu biên bản mới nhất, cập nhật theo Luật Doanh nghiệp 2020, cùng link tải bộ tài liệu tổ chức đại hội cổ đông do giải pháp UVote – FPT biên soạn, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức Đại hội cổ đông chuyên nghiệp.

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông là gì?

Theo khoản 1, Điều 150, Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp ĐHĐCĐ là văn bản bắt buộc phải được lập bằng tiếng Việt (có thể kèm bản tiếng nước ngoài), ghi nhận toàn bộ thời gian, địa điểm, chương trình họp, thành phần tham dự, diễn biến, kết quả biểu quyết và chữ ký xác nhận. Đây là tài liệu có giá trị pháp lý, được dùng để:

Làm căn cứ xác minh tính hợp lệ của nghị quyết
Lưu trữ nội bộ hoặc trình Sở KH&ĐT khi đăng ký thay đổi thông tin doanh nghiệp
Là minh chứng trong trường hợp phát sinh tranh chấp cổ đông

Ngoài việc lập thành văn bản, biên bản họp có thể được ghi âm, ghi hình hoặc lưu giữ dưới hình thức điện tử. Đây là một trong những điểm mới, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp tổ chức họp trực tuyến hoặc biểu quyết điện tử.

Nội dung bắt buộc trong mẫu biên bản họp ĐHĐCĐ (theo Luật Doanh nghiệp 2020)

Căn cứ Điều 150 nói trên, một biên bản họp ĐHĐCĐ đầy đủ phải bao gồm tối thiểu các nội dung sau:

Thông tin nhận diện công ty
- Tên, địa chỉ trụ sở chính
- Mã số doanh nghiệp
Thông tin cuộc họp:
- Thời gian, địa điểm tổ chức
- Hình thức họp (trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp)
Chương trình và nội dung họp:
- Các vấn đề đưa ra thảo luận, biểu quyết
Thông tin chủ tọa và thư ký:
- Họ tên đầy đủ của từng người
Diễn biến và thảo luận:
- Tóm tắt các ý kiến, phát biểu, trình bày trong cuộc họp
Danh sách cổ đông tham dự:
- Số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng
Kết quả biểu quyết đối với từng nội dung:
- Tổng số phiếu hợp lệ/không hợp lệ
- Số phiếu tán thành, không tán thành, không có ý kiến
- Tỷ lệ biểu quyết tương ứng
Các vấn đề được thông qua và tỷ lệ thông qua:
Chữ ký xác nhận:
- Chủ tọa và thư ký (trong trường hợp từ chối ký phải ghi rõ lý do và có đủ chữ ký thành viên HĐQT khác theo luật định)

TẢI NGAY BỘ TÀI LIỆU TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG do UVote – FPT biên soạn TẠI ĐÂY

Những điểm cần lưu ý để đảm bảo hiệu lực pháp lý

Luật Doanh nghiệp 2020 cũng quy định rất rõ về trình tự, thời gian và trách nhiệm liên quan đến biên bản họp:

🔹 Phải lập và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp (Khoản 2)
🔹 Chủ tọa và thư ký phải chịu trách nhiệm liên đới về tính trung thực, chính xác của biên bản (Khoản 3)
🔹 Biên bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực ngang nhau, nhưng tiếng Việt là căn cứ pháp lý chính (Khoản 4)
🔹 Biên bản họp phải được gửi đến toàn bộ cổ đông trong vòng 15 ngày kể từ khi kết thúc cuộc họp – có thể thay thế bằng hình thức đăng tải trên website công ty (Khoản 5)
🔹 Biên bản, danh sách cổ đông, nghị quyết và tài liệu liên quan phải được lưu giữ tại trụ sở công ty (Khoản 6)

Việc đảm bảo các nội dung này không chỉ là tuân thủ pháp luật, mà còn thể hiện tính minh bạch và chuyên nghiệp của doanh nghiệp.