Thị trường quỹ đầu tư tại Việt Nam đang ngày càng phát triển, thu hút sự quan tâm của đông đảo nhà đầu tư trong và ngoài nước. Trong bối cảnh đó, việc tổ chức Đại hội nhà đầu tư đóng vai trò then chốt. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là sự kiện quan trọng hàng năm nhằm đảm bảo quyền lợi của nhà đầu tư. Tuy nhiên, việc tổ chức Đại hội nhà đầu tư sao cho vừa tuân thủ đúng quy định pháp luật, vừa tối ưu hóa chi phí mà vẫn đạt hiệu quản cao là một bài toán không hề đơn giản đối với các công ty quản lý quỹ. 

1. Đại hội nhà đầu tư là gì? Tầm quan trọng của Đại hội nhà đầu tư

1.1. Đại hội nhà đầu tư là gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 102 Luật Chứng khoán 2019, Đại hội nhà đầu tư bao gồm tất cả các nhà đầu tư, là cơ quan quyết định cao nhất của quỹ đầu tư chứng khoán.

Đại hội nhà đầu tư thường niên được tổ chức trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Theo đề nghị của Ban đại diện quỹ, cuộc họp Đại hội nhà đầu tư thường niên có thể gia hạn nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính và phải thông báo Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. Trường hợp Điều lệ quỹ có quy định, việc họp Đại hội nhà đầu tư thường niên được tổ chức dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản.

1.2. Tầm quan trọng của Đại hội nhà đầu tư

Đại hội nhà đầu tư không chỉ là một sự kiện mang tính thủ tục mà còn có tầm quan trọng đối với hoạt động và sự phát triển của công ty quản lý quỹ:

• Cơ quan quyền lực cao nhất: Đại hội nhà đầu tư có thẩm quyền quyết định những vấn đề chiến lược, hoạt động quản trị của quỹ, định hình tương lai và hoạt động đầu tư.  
• Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư: Đây là Đại hội để nhà đầu tư thực hiện quyền làm chủ đối với phần vốn góp của mình. Họ có quyền được nhận thông tin, thảo luận với ban quản lý, ngân hàng giám sát và tham gia vào các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến tài sản của họ.  
• Đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình: Công ty quản lý quỹ, ban đại diện quỹ phải báo cáo, giải trình về tình hình tài chính, hoạt động đầu tư, kết quả hoạt động trước các nhà đầu tư. Tầm quan trọng này không chỉ nằm ở việc phê duyệt các đề xuất, mà còn ở chức năng giám sát chủ động và trách nhiệm giải trình từ các đơn vị quản lý đối với các nhà đầu tư.  
• Quyết định các thay đổi quan trọng: Đại hội nhà đầu tư có thẩm quyền thông qua hoặc bác bỏ các đề xuất thay đổi lớn, bao gồm:
  • Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch và thành viên Ban đại diện quỹ đầu tư.
  • Sửa đổi, bổ sung Điều lệ quỹ, hợp đồng quản lý quỹ, hợp đồng giám sát.  
  • Thay đổi chính sách đầu tư, mục tiêu đầu tư, phương án phân phối lợi nhuận.  
  • Quyết định mức thù lao và chi phí hoạt động của Ban đại diện quỹ đầu tư. 
  • Tăng/giảm vốn điều lệ, thay đổi thời hạn hoạt động, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể quỹ.  
  • Thông qua báo cáo tài chính hàng năm, lựa chọn tổ chức kiểm toán độc lập.  
  • Xử lý vi phạm của công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán, ngân hàng giám sát và Ban đại diện quỹ đầu tư chứng khoán gây tổn thất cho quỹ đầu tư chứng khoán.  

2. Điều kiện và quy định pháp luật tiến hành tổ chức Đại hội nhà đầu tư

Căn cứ khoản 1 và 2 Điều 18 Thông tư 98/2020/TT-BTC, điều kiện tiến hành họp Đại hội nhà đầu tư được quy định rõ ràng như sau:

(1) Cuộc họp Đại hội nhà đầu tư được tiến hành khi có số nhà đầu tư tham dự đại diện cho trên 50% tổng số phiếu biểu quyết. Hình thức tham gia có thể là trực tiếp, ủy quyền tham gia hoặc hoặc thực hiện bỏ phiếu từ xa (gửi thư, fax, thư điện tử, tham dự hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác) theo quy định tại Điều lệ quỹ.

(2) Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều 18 Thông tư 98/2020/TT-BTC, cuộc họp lần thứ hai được triệu tập trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày cuộc họp lần thứ nhất dự định khai mạc. Trong trường hợp này, Đại hội nhà đầu tư được tiến hành không phụ thuộc vào số nhà đầu tư tham dự.

Tóm lại, điều kiện thức tiến hành họp Đại hội nhà đầu tư lần thứ nhất là có số nhà đầu tư tham dự đại diện cho trên 50% tổng số phiếu biểu quyết. Trường hợp lần thứ nhất không đủ điều kiện thì lần triệu tập thứ hai không phụ thuộc vào số nhà đầu tư tham dự.

3. Những thách thức trong tổ chức Đại hội nhà đầu tư

3.1. Chi phí tổ chức và nguồn nhân lực

Tổ chức một kỳ Đại hội nhà đầu tư, đặc biệt theo hình thức truyền thống, là một công việc vô cùng tốn kém và đòi hỏi sự tham gia của một lượng lớn nhân sự. Các khoản chi phí trực tiếp bao gồm thuê địa điểm, chi phí trong khâu chuẩn bị, in ấn khối lượng lớn tài liệu, và đôi khi cả chi phí hỗ trợ đi lại, lưu trú cho nhà đầu tư ở xa. Bên cạnh đó, một đội ngũ nhân sự đông đảo từ nhiều bộ phận của công ty quản lý quỹ phải được huy động. 

3.2. Công tác hậu cần và chuẩn bị phức tạp: 

Khối lượng công việc chuẩn bị rất lớn: soạn thảo và tập hợp hàng loạt tài liệu, lập và rà soát danh sách nhà đầu tư, quản lý việc gửi và nhận phản hồi, xử lý giấy ủy quyền (quy trình thủ công với giấy ủy quyền mất nhiều thời gian và dễ sai sót). Công tác này tiêu tốn nhiều thời gian, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong công ty, Ban tổ chức và các bên liên quan. 

3.3. Đảm bảo tỷ lệ tham dự 

Việc huy động tham dự đủ số nhà đầu tư đại diện cho trên 50% số phiếu biểu quyết cho cuộc họp lần đầu là một thách thức lớn, đặc biệt đối với các quỹ có cơ cấu nhà đầu tư phân tán, bao gồm nhiều nhà đầu tư nhỏ lẻ hoặc nhà đầu tư nước ngoài ở xa. Sự thiếu quan tâm hoặc tâm lý “đầu tư lướt sóng” của một bộ phận nhà đầu tư cũng góp phần làm giảm tỷ lệ tham dự.

3.4. Thách thức về tương tác với nhà đầu tư hiệu quả: 

Việc tạo ra một không khí thảo luận cởi mở, hiệu quả, nơi nhà đầu tư có thể thực sự đặt câu hỏi và nhận được câu trả lời thỏa đáng là rất quan trọng nhưng không dễ thực hiện, nhất là khi thời gian có hạn hoặc số lượng người tham dự đông.

4. Quy trình tổ chức Đại hội nhà đầu tư đúng luật, hiệu quả và tiết kiệm chi phí

Để tổ chức Đại hội nhà đầu tư thành công, cần một quy trình bài bản, khoa học, bao gồm các giai đoạn chính sau:

4.1. Giai đoạn Lập kế hoạch tổ chức Đại hội nhà đầu tư

• Xác định mục tiêu và nội dung: Làm rõ mục đích tổ chức (thường niên hay bất thường), xác định các vấn đề cốt lõi cần trình Đại hội nhà đầu tư thông qua.
• Lựa chọn hình thức tổ chức: Quyết định họp trực tiếp, trực tuyến hoàn toàn, hay kết hợp dựa trên cơ cấu nhà đầu tư, ngân sách và mục tiêu hiệu quả.
• Lập ngân sách: Dự trù chi phí chi tiết cho từng hạng mục (địa điểm, công nghệ, in ấn, nhân sự, pháp lý…).
• Xây dựng kế hoạch thời gian: Thiết lập timeline cụ thể với từng mốc quan trọng: ngày dự kiến chốt danh sách nhà đầu tư, ngày gửi thông báo mời họp, ngày tổ chức Đại hội…

4.2. Giai đoạn Chuẩn bị tổ chức Đại hội nhà đầu tư

• Lập danh sách nhà đầu tư tham dự: Thực hiện chốt danh sách theo đúng quy định pháp luật và Điều lệ quỹ. Đảm bảo thông tin liên lạc (địa chỉ, email, số điện thoại) của nhà đầu tư là chính xác và cập nhật.   
• Soạn thảo bộ tài liệu Đại hội: Chuẩn bị đầy đủ, chính xác và rõ ràng các tài liệu sau :
  • Thông báo mời họp (ghi rõ thời gian, địa điểm, hình thức, chương trình nghị sự, cách thức tham dự/ủy quyền/biểu quyết)
  • Chương trình nghị sự chi tiết.
  • Các báo cáo: Báo cáo hoạt động của Quỹ, Báo cáo tài chính năm đã kiểm toán, Báo cáo của Ban đại diện quỹ, Báo cáo của Ngân hàng giám sát…
  • Các Tờ trình xin ý kiến Đại hội nhà đầu tư về các nội dung cụ thể.
  • Dự thảo Nghị quyết Đại hội.
  • Quy chế tổ chức Đại hội, quy chế biểu quyết.
• Chuẩn bị hậu cần:
  • Họp trực tiếp: Lựa chọn địa điểm; chuẩn bị trang thiết bị ; bố trí khu vực đón tiếp, đăng ký; sắp xếp nhân sự hỗ trợ.
  • Họp trực tuyến/Kết hợp: Lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp; đảm bảo cơ sở hạ tầng kỹ thuật số; thiết lập hệ thống đăng nhập, trình chiếu, tương tác, biểu quyết; bố trí đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ.

4.3. Giai đoạn Thông báo và triệu tập Đại hội nhà đầu tư

• Gửi thông báo và tài liệu: Gửi tài liệu Đại hội đến tất cả nhà đầu tư trong danh sách đúng thời hạn quy định.  
• Công bố thông tin: Thực hiện công bố thông tin về việc tổ chức Đại hội nhà đầu tư theo quy định của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.
• Tiếp nhận và xử lý phản hồi: Theo dõi xác nhận tham dự, tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của giấy ủy quyền.  

4.4. Giai đoạn Tiến hành tổ chức Đại hội nhà đầu tư

• Xác thực và định danh nhà đầu tư: Kiểm tra tư cách tham dự của nhà đầu tư hoặc người được ủy quyền. Xác định chính xác số lượng nhà đầu tư và tổng số phiếu biểu quyết tham dự
• Điều hành Đại hội: Bầu Chủ tọa, Thư ký. Chủ tọa điều hành Đại hội theo chương trình và quy chế đã được thông qua.
• Trình bày nội dung: Lần lượt trình bày các báo cáo, tờ trình.
• Thảo luận và Hỏi đáp: Dành thời lượng để nhà đầu tư đặt câu hỏi, phát biểu ý kiến. Chủ tọa hoặc người có thẩm quyền trả lời các câu hỏi.
• Biểu quyết: Tổ chức biểu quyết riêng cho từng vấn đề cần thông qua. Hình thức biểu quyết phải tuân theo quy chế đã được thông qua.
• Kiểm phiếu: Ban kiểm phiếu thực hiện kiểm phiếu một cách công khai, minh bạch. Lập biên bản kiểm phiếu chi tiết. 
• Công bố kết quả và Bế mạc: Ban kiểm phiếu hoặc Chủ tọa công bố kết quả biểu quyết của từng nội dung. Thông qua toàn văn Biên bản Đại hội. Chủ tọa tuyên bố bế mạc.

4.5. Giai đoạn Sau Đại hội.

• Hoàn thiện hồ sơ: Hoàn chỉnh Biên bản và Nghị quyết Đại hội, đảm bảo có đầy đủ chữ ký của Chủ tọa và Thư ký.
• Công bố và gửi tài liệu: Gửi Biên bản, Nghị quyết đến Ngân hàng giám sát, nhà đầu tư và thực hiện công bố thông tin theo quy định pháp luật trong thời hạn yêu cầu.
• Triển khai nghị quyết: Tổ chức thực hiện các công việc theo Nghị quyết đã được Đại hội nhà đầu tư thông qua.

5. Giải pháp công nghệ giúp tối ưu tổ chức Đại hội nhà đầu tư

Trong kỷ nguyên số, công nghệ mang đến những giải pháp đột phá, giúp việc tổ chức Đại hội nhà đầu tư trở nên hiệu quả, minh bạch và tiết kiệm hơn bao giờ hết. Một số giải pháp công nghệ phổ biến hiện nay giúp mang lợi những lợi ích tối ưu tổ chức Đại hội nhà đầu tư có thể kể đến như:

• Tăng tỷ lệ tham dự Đại hội:  Công nghệ giúp phá bỏ rào cản địa lý, cho phép nhà đầu tư ở xa dễ dàng tham dự trực tuyến và biểu quyết. Đồng thời khắc phục khó khăn trong việc huy động đủ số lượng nhà đầu tư cần thiết cho cuộc họp lần đầu.
• Tiết kiệm chi phí và nhân lực đáng kể: Giảm mạnh các chi phí tốn kém như thuê địa điểm lớn, in ấn tài liệu, đi lại, đồng thời giảm tải công việc cho đội ngũ nhân sự tổ chức.
• Tăng tốc độ và hiệu quả, giảm tải hậu cần: Tự động hóa các khâu thủ công tốn thời gian như đăng ký đại biểu, kiểm tra ủy quyền với ủy quyền điện tử, kiểm phiếu và công bố kết quả theo thời gian thực, giảm thiểu sai sót và gánh nặng chuẩn bị.
• Tăng cường minh bạch và bảo mật: Quá trình biểu quyết điện tử được hệ thống ghi nhận chính xác, khách quan, minh bạch, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu, góp phần đảm bảo tuân thủ.
• Nâng cao trải nghiệm và tương tác của nhà đầu tư: Mang lại sự thuận tiện, linh hoạt tối đa, giúp nhà đầu tư dễ dàng theo dõi, tham gia thảo luận qua các công cụ trực tuyến và bỏ phiếu mọi lúc mọi nơi, khắc phục khó khăn trong tương tác giữa nhà đầu tư và ban lãnh đạo. 

Thị trường Việt Nam hiện có một số nhà cung cấp giải pháp công nghệ hỗ trợ tổ chức Đại hội. Trong đó, UVote, được phát triển bởi FPT, là một giải pháp toàn diện được nhiều tổ chức, bao gồm cả các công ty quản lý quỹ lớn như VCBF, Manulife Investment Management (Việt Nam), Vietcap lựa chọn. Uvote cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho một Đại hội nhà đầu tư hiệu quả. Nền tảng cho phép gửi thư mời cá nhân hóa, quản lý danh sách nhà đầu tư, và đặc biệt là khả năng ủy quyền điện tử tích hợp chữ ký số FPT.eSign cùng hợp đồng điện tử FPT.eContract. Bên cạnh đó, UVote còn hỗ trợ quá trình biểu quyết, kiểm phiếu và báo cáo kết quả theo thời gian thực, mang đến trải nghiệm liền mạch và minh bạch cho toàn bộ đại hội. Đây là một lựa chọn đáng cân nhắc cho các tổ chức cần tối ưu hóa quy trình tổ chức và quản lý Đại hội nhà đầu tư.

Tổng kết:

Tổ chức Đại hội nhà đầu tư là một nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Đây không chỉ là nghĩa vụ của công ty quản lý quỹ mà còn là cơ hội để tăng cường mối quan hệ, xây dựng lòng tin và thể hiện trách nhiệm giải trình với các nhà đầu tư. Tuân thủ pháp luật là nền tảng bắt buộc, nhưng để thực sự thành công đòi hỏi áp dụng một quy trình tổ chức khoa học, bài bản từ khâu lập kế hoạch đến khi kết thúc Đại hội, đồng thời chủ động nắm bắt và ứng dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến.

Tìm hiểu về UVote và nhận tư vấn tại: https://uvote.vn/lien-he-tu-van/