Cuộc cách mạng số đang thay đổi sâu sắc mọi lĩnh vực kinh tế – xã hội. Ngành tài chính và quản lý quỹ tại Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hướng này. Các quy trình truyền thống đang dần được cải tiến, tối ưu hóa nhờ công nghệ. Một trong những thay đổi đáng chú ý là sự trỗi dậy của hình thức tổ chức đại hội nhà đầu tư trực tuyến.

1. Đại hội nhà đầu tư là gì? Vai trò trong hoạt động của công ty quản lý quỹ

1.1. Đại hội nhà đầu tư là gì?

Theo Khoản 1 Điều 102 Luật Chứng khoán 2019, Đại hội nhà đầu tư quỹ đầu tư bao gồm tất cả các nhà đầu tư và là cơ quan quyết định cao nhất của quỹ đó. Đây là một sự kiện cốt lõi trong hoạt động quản lý và ra quyết định của một quỹ đầu tư.

Nói cách khác, Đại hội nhà đầu tư là một cuộc họp định kỳ của các nhà đầu tư đã đầu tư vào quỹ mở. Cũng giống như các cổ đông của một công ty cổ phần, các nhà đầu tư là chủ sở hữu của quỹ mở nên có quyền cao nhất để quyết định về bất kỳ sự thay đổi nào của quỹ và cách hoạt động của quỹ. 

Thông thường, đây là một cuộc họp hàng năm được thực hiện sau khi các báo cáo tài chính của quỹ đã được kiểm toán để các nhà đầu tư kiểm tra và thông qua các báo cáo này. Các Đại hội nhà đầu tư bất thường do có các quyết định đặc biệt có thể được tổ chức, nếu cần thiết, ở thời điểm khác trong năm. 

1.2. Vai trò của Đại hội nhà đầu tư trong hoạt động của công ty quản lỹ quỹ.

Nhìn chung, Đại hội nhà đầu tư đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ giữa công ty quản lý quỹ và các nhà đầu tư. Công ty quản lỹ quỹ, với vai trò quản lý tài sản ủy thác và đưa ra quyết định đầu tư , hoạt động dựa trên sự ủy quyền của nhà đầu tư. Đại hội nhà đầu tư có vai trò phê duyệt các thay đổi lớn về chiến lược đầu tư, hoạt động quản trị, giải trình trách nhiệm và giám sát hoạt động của công ty quản lý quỹ. Do đó, việc tổ chức đại hội nhà đầu tư một cách hiệu quả, minh bạch và dễ tiếp cận là cực kỳ quan trọng để công ty quản lỹ quỹ duy trì niềm tin của nhà đầu tư và đảm bảo quỹ hoạt động đúng định hướng. 

Với vai trò như vậy, Đại hội nhà đầu tư quỹ đầu tư có các quyền và nghĩa vụ sau đây trong hoạt động của công ty quản lỹ quỹ:

• Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch và thành viên Ban đại diện quỹ đầu tư chứng khoán;
• Quyết định mức thù lao và chi phí hoạt động của Ban đại diện quỹ đầu tư chứng khoán;
• Quyết định các thay đổi cơ bản trong chính sách đầu tư, phương án phân phối lợi nhuận và mục tiêu đầu tư của quỹ đầu tư chứng khoán; quyết định thay đổi công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán, ngân hàng giám sát; thay đổi mức phí trả cho công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán và ngân hàng giám sát;
• Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ quỹ đầu tư chứng khoán;
• Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể quỹ đầu tư chứng khoán; thay đổi vốn điều lệ, thay đổi thời hạn hoạt động của quỹ đầu tư chứng khoán;
• Yêu cầu công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán, ngân hàng giám sát xuất trình sổ sách hoặc giấy tờ giao dịch tại Đại hội nhà đầu tư quỹ đầu tư chứng khoán;
• Thông qua các báo cáo về tình hình tài chính, tài sản và hoạt động hằng năm của quỹ đầu tư chứng khoán; thông qua việc lựa chọn tổ chức kiểm toán được chấp thuận để kiểm toán báo cáo tài chính hằng năm của quỹ đầu tư chứng khoán, tổ chức định giá độc lập (nếu có);
• Xử lý vi phạm của công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán, ngân hàng giám sát và Ban đại diện quỹ đầu tư chứng khoán gây tổn thất cho quỹ đầu tư chứng khoán;
• Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ quỹ đầu tư chứng khoán.

(Theo Khoản 2 Điều 2 Luật Chứng Khoán 2019)

2. Làn sóng tổ chức đại hội nhà đầu tư trực tuyến

Việc tổ chức đại hội nhà đầu tư trực tuyến đang dần trở thành một xu hướng nổi bật trong ngành tài chính, không còn đơn thuần là giải pháp tình thế trong đại dịch. Với nhu cầu tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực, cũng như gia tăng tỷ lệ tham dự bằng cách kết nối với nhà đầu tư không thể tham dự trực tiếp, xu hướng tổ chức trực tuyến ngày càng được nhiều doanh nghiệp ủng hộ và ứng dụng vào thực tế. Cụ thể hơn, nhiều doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam đã tiên phong ứng dụng công nghệ để tổ chức Đại hội nhà đầu tư trực tuyến hoặc kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến.

Lợi ích của hình thức tổ chức Đại hội nhà đầu tư trực tuyến:

• Hiệu quả chi phí: Tiết kiệm đáng kể các chi phí liên quan đến thuê địa điểm, hậu cần, in ấn tài liệu so với họp trực tiếp.  
• Tăng khả năng tiếp cận và tham gia: Hình thức trực tuyến giúp phá bỏ rào cản địa lý, cho phép các nhà đầu tư ở xa, gặp khó khăn trong việc di chuyển vẫn có thể tham dự và thực hiện quyền của mình.
• Linh hoạt và thuận tiện: Nhà đầu tư có thể tham dự từ bất kỳ đâu chỉ với thiết bị kết nối internet. Ngoài ra, việc bỏ phiếu/ biểu quyết điện tử cũng giúp các nhà đầu tư tránh được sai sót không đáng có. Ban tổ chức cũng tiết kiệm thời gian xác thực và định danh nhà đầu tư tham dự, dễ dàng kiểm phiếu với tỷ lệ chính xác 100%. 
• Nâng cao tính minh bạch và tương tác: Các nền tảng trực tuyến thường tích hợp các công cụ như hỏi đáp trực tiếp qua chat hoặc video, bỏ phiếu điện tử tức thời, hiển thị kết quả bỏ phiếu minh bạch, giúp tăng cường sự tương tác và minh bạch.

3. Những quy định trong việc tổ chức Đại hội nhà đầu tư trực tuyến

3.1. Cơ sở pháp lý

Pháp luật Việt Nam xây dựng cơ sở pháp lý cho việc tổ chức các cuộc họp đại hội bằng hình thức trực tuyến. Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép rằng nhà đầu tư được coi là tham dự và biểu quyết trong trường hợp “tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác”. Nghị định 155/2020/NĐ-CP cũng đề cập đến vấn đề này.   

3.2. Yêu cầu bắt buộc về Quy chế nội bộ

Một điểm cực kỳ quan trọng trong áp dụng hình thức trực tuyến là Điều 273 của Nghị định 155/2020/NĐ-CP. Điều khoản này yêu cầu các công ty đại chúng (bao gồm các quỹ đầu tư và công ty quản lý quỹ) phải quy định cụ thể trong Quy chế nội bộ về quản trị công ty việc áp dụng công nghệ thông tin để nhà đầu tư có thể tham dự, phát biểu ý kiến và bỏ phiếu trực tuyến. 

Đây là quy định bắt buộc. Việc bỏ qua bước này có thể dẫn đến nguy cơ cuộc họp bị coi là không hợp lệ về mặt pháp lý. Do đó, rà soát và cập nhật các văn bản quản trị nội bộ là nhiệm vụ pháp lý đầu tiên cho bất kỳ FMC nào muốn áp dụng hình thức họp trực tuyến.

4. UVote – Giải pháp tổ chức Đại hội nhà đầu tư trực tuyến

Trong bối cảnh xu hướng tổ chức đại hội nhà đầu tư trực tuyến ngày càng phổ biến , các giải pháp công nghệ chuyên biệt đã ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu này. UVote, được phát triển bởi FPT, là một giải pháp nổi bật được thiết kế để hỗ trợ tổ chức các cuộc họp và biểu quyết trực tuyến, bao gồm cả đại hội nhà đầu tư. UVote đã được tin tưởng ứng dụng vào các quy trình vận hành của nhiều doanh nghiệp niêm yết lớn thuộc TOP VN30 như Vinamilk, Vingroup, Vietjet,… cùng nhiều công ty quản lỹ quỹ nổi bật tại Việt Nam như VinaCapital, VCBF, Manulife Invest Management (Việt Nam). 

Việc ứng dụng một giải pháp tổ chức đại hội nhà đầu tư toàn diện như UVote mang lại lợi ích đa chiều đối với công ty quản lý quỹ và nhà đầu tư tham dự: 

• Đối với công ty quản lý quỹ:
  • Tối ưu hiệu quả vận hành: Tối ưu hóa các khâu chuẩn bị và tổ chức nhờ công nghệ tự động hóa, giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công, tiết kiệm thời gian chuẩn bị, chi phí thuê địa điểm, in ấn, nhân sự.
  • Đảm bảo minh bạch và chính xác: Kết quả kiểm phiếu được hệ thống xử lý tự động, công khai, minh bạch, hiển thị theo thời gian thực, loại bỏ nguy cơ sai sót, từ đó củng cố niềm tin của nhà đầu tư.
  • Quản lý tập trung: Quản lý giao diện, phê duyệt danh sách cổ đông phiếu bầu trên cùng 1 nền tảng.
  • Nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp: Việc áp dụng công nghệ hiện đại thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch, cam kết mạnh mẽ với chuyển đổi số và quản trị công ty tiên tiến, tạo ấn tượng tốt với nhà đầu tư và thị trường.
• Đối với nhà đầu tư:
  • Tham dự dễ dàng, linh hoạt: Có thể tham gia đại hội từ bất cứ đâu chỉ với thiết bị điện tử có kết nối internet, không còn rào cản về địa lý hay thời gian, tiết kiệm chi phí đi lại.
  • Thực hiện quyền và nghĩa vụ thuận tiện: Việc biểu quyết, bầu cử hay ủy quyền đều có thể thực hiện trực tuyến chỉ với vài thao tác đơn giản, nhanh chóng.
  • Nâng tầm trải nghiệm: Dễ dàng tiếp cận với tài liệu họp, theo dõi diễn biến, đặt câu hỏi và tương tác trực tiếp tại Đại hội nhà đầu tư

Tổng kết:

Xu hướng tổ chức đại hội nhà đầu tư trực tuyến đang ngày càng rõ nét, mang đến những lợi ích không thể phủ nhận về chi phí, sự thuận tiện và khả năng tiếp cận. Tuy nhiên, việc áp dụng hình thức trực tuyến này bắt buộc phải tuân theo những quy định pháp luật cùng với quy chế nội bộ rõ ràng. Việc hợp tác với các nhà cung cấp giải pháp công nghệ uy tín như UVote sẽ là lựa chọn chiến lược giúp các công ty quản lý quỹ tự tin hơn trong việc tổ chức đại hội nhà đầu tư thành công trong kỷ nguyên số.

Tìm hiểu về UVote và nhận tư vấn tại: https://uvote.vn/lien-he-tu-van/