Ngoài cuộc họp thường niên diễn ra hằng năm, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Đây là sự kiện để các cổ đông và ban lãnh đạo thảo luận, đưa ra những quyết định chiến lược quan trọng. Tuy nhiên, trường hợp nào cần tiến hành, cách thức tổ chức và quy định cụ thể về cuộc họp này là những điều mà nhiều người còn chưa nắm rõ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin mới nhất về Đại hội cổ đông bất thường.

Đại hội đồng cổ đông bất thường là gì?

Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) bất thường là một cuộc họp đặc biệt được triệu tập để giải quyết các vấn đề quan trọng mà không thể chờ đến ĐHĐCĐ thường niên tiếp theo. ĐHĐCĐ bất thường có thể được triệu tập để quyết định về các vấn đề như sửa đổi điều lệ công ty, thay đổi cơ cấu tổ chức, giải thể công ty hoặc các vấn đề khác cần được quyết định ngay lập tức.

Những điều cần biết về Đại hội đồng cổ đông bất thường

Trường hợp cần tiến hành họp ĐHĐCĐ

Các trường hợp triệu tập họp ĐHĐCĐ được quy định tại khoản 1, Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

• Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;
• Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;
• Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật Doanh nghiệp;
• Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;
• Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

Chủ thể có thẩm quyền triệu tập cuộc họp ĐHĐCĐ

Căn cứ Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020, các đối tượng có quyền triệu tập cuộc họp ĐHCĐ bất thường bao gồm:

• Hội đồng quản trị;
• Ban kiểm soát;
• Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty.

Nhiệm vụ của người triệu tập họp ĐHĐCĐ

• Lập Danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ (chậm nhất 30 ngày trước ngày khai mạc họp ĐHĐCĐ – nếu điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn);
• Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan tới danh sách cổ đông;
• Lập chương trình và nội dung cuộc họp, chuẩn bị tài liệu (dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp) , xác định thời gian, địa điểm họp;
• Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông (Thông báo mời họp phải trước 07 ngày làm việc trước ngày khai mạc, thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến địa chỉ thường trú của cổ đông).

Uỷ quyền họp ĐHĐCĐ

Việc uỷ quyền cho người đại diện dự họp ĐHĐCĐ phải được lập thành văn bản theo mẫu của công ty và có chữ ký của người uỷ quyền và nhận uỷ quyền. Đồng thời, người được uỷ quyền phải xuất trình giấy uỷ quyền trước khi vào phòng họp.

Xu hướng tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến

Theo một nghiên cứu của trường Đại học Washington and Lee, tỷ lệ các công ty trên toàn cầu tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến đã tăng lên 68% vào năm 2022. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng 75% các doanh nghiệp lớn tại châu Á đang dần chuyển sang hình thức tổ chức trực tuyến hoặc kết hợp trực tuyến và trực tiếp.

Tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh thời gian tổ chức gấp gáp của các ĐHĐCĐ bất thường. Việc tổ chức trực tuyến giúp giảm thiểu chi phí thuê địa điểm, ăn uống, đi lại và các chi phí phụ trợ khác. Hình thức này giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc quản lý và thực hiện các cuộc họp. 

Ở chiều ngược lại, cổ đông tiết kiệm được thời gian và chi phí di chuyển vì có thể tham gia cuộc họp từ bất kỳ đâu. Các nền tảng trực tuyến cung cấp các tính năng tương tác như ghi hình, đặt câu hỏi, bỏ phiếu và theo dõi kết quả theo thời gian thực nhằm nâng cao trải nghiệm cho người tham gia. Với hình thức này, tỷ lệ tham gia của cổ đông thường cao hơn, giúp tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm trong quá trình ra quyết định.

Xu hướng tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến đang ngày càng được ưa chuộng và trở thành một phần quan trọng của quản trị doanh nghiệp hiện đại. Sự phát triển của công nghệ và tiến trình chuyển đổi số đã mở ra những cơ hội mới, giúp doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp quan trọng hiệu quả, tiết kiệm và minh bạch hơn.

Tổ chức Đại hội đồng cổ đông với Nền tảng tổ chức Đại Hội và biểu quyết trực tuyến UVote FPT

UVote là giải pháp tổ chức đại hội và biểu quyết điện tử của akaBot (FPT). Hệ sinh thái Made by FPT với công nghệ lõi tự động hóa bằng robot ảo (RPA), ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI, FPT.ID Check… trong quy trình biểu quyết toàn diện 360 độ đáp ứng đa dạng nhu cầu với chi phí vận hành tối ưu.

Vượt qua các vòng kiểm duyệt gắt gao về độ bảo mật, tính an toàn thông tin và Chứng chỉ bảo mật quốc tế ISO/IEC 27001:2013, UVote  đã trở thành lựa chọn hàng đầu trong giải pháp tổ chức ĐHĐCĐ cho các doanh nghiệp lớn như: Vingroup, VietJet, Vinamilk, HDBank, Manulife…, kết nối hơn 1 triệu cổ đông.

Trong Quý 3 này, UVote giới thiệu chương trình ưu đãi đặc biệt dành riêng cho các doanh nghiệp tổ chức ĐHĐCĐ bất thường. Với chi phí chỉ 30 triệu đồng, UVote cam kết mang đến dịch vụ tổ chức Đại hội cổ đông chuyên nghiệp và hiệu quả. Tìm hiểu thêm về chương trình ưu đãi tại ĐÂY.

Kết luận

Trong bối cảnh thời gian tổ chức gấp gáp của các ĐHĐCĐ bất thường, việc tổ chức trực tuyến hoặc kết hợp trực tuyến và trực tiếp trở thành giải pháp tối ưu. Bằng cách ứng dụng các giải pháp phù hợp, doanh nghiệp có thể tổ chức ĐHĐCĐ bất thường một cách hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của thời đại công nghệ và tạo mối quan hệ bền vững với các cổ đông.

_____

Tham khảo:

Luật Doanh nghiệp 2020

Zooming In: Analyzing Annual Meeting Format Changes Amidst a Global Pandemic

Trình tự tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất thường

Thẩm quyền triệu tập cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất thường