Vì sao cần chốt danh sách cổ đông trước kỳ họp ĐHĐCĐ bất thường?
Chốt danh sách cổ đông là bước đầu tiên và bắt buộc trong quy trình tổ chức bất kỳ kỳ họp nào của Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ), bao gồm cả họp thường niên và bất thường. Danh sách này xác định chính xác ai có quyền nhận thư mời, dự họp, ủy quyền và biểu quyết tại đại hội.
Đặc biệt đối với ĐHĐCĐ bất thường, thường được triệu tập gấp do các vấn đề phát sinh đột xuất (miễn nhiệm nhân sự, phát hành cổ phần, sửa đổi điều lệ, sáp nhập…), việc chốt đúng thời điểm và đúng quy trình danh sách cổ đông có vai trò quan trọng trong:
- Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của cổ đông
- Giảm thiểu khiếu nại về tư cách tham dự
- Tránh rủi ro nghị quyết bị tuyên vô hiệu do sai sót về thủ tục
Cơ sở pháp lý về việc chốt danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội cổ đông bất thường
Theo Điều 141 Luật Doanh nghiệp 2020, quy định về danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ, cụ thể:
“Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách này phải được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp, nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.”
=> Tức là:
- Danh sách cổ đông hợp lệ phải được lập tối đa 10 ngày trước khi gửi thư mời họp, hoặc sớm hơn nếu Điều lệ công ty quy định
- Việc chốt danh sách là căn cứ duy nhất xác định cổ đông nào được mời họp, được ủy quyền và được biểu quyết
- Sau khi chốt, mọi phát sinh mua – bán cổ phần (nếu có) sẽ không ảnh hưởng đến quyền dự họp của cổ đông đã có tên trong danh sách
Trình tự chốt danh sách cổ đông dự họp đại hội cổ đông bất thường theo đúng luật
Để chốt danh sách cổ đông đúng pháp lý, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước sau:
Bước 1: Xác định ngày gửi thư mời họp
Theo Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020, thời điểm gửi thư mời họp đến cổ đông phải chậm nhất là 21 ngày trước ngày họp, trừ khi Điều lệ quy định thời hạn dài hơn.
Do đó, việc xác định ngày gửi thư mời là mốc để tính ngược thời điểm chốt danh sách.
Bước 2: Lập danh sách cổ đông
Căn cứ sổ đăng ký cổ đông, công ty sẽ lập danh sách cổ đông có quyền dự họp, bao gồm:
- Họ tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý với cổ đông cá nhân
- Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở với cổ đông tổ chức
- Số lượng cổ phần từng loại, ngày đăng ký làm cổ đông
Danh sách này thường do Trung tâm lưu ký chứng khoán (VSD) cung cấp nếu là công ty đại chúng, hoặc do bộ phận phụ trách cổ đông lập nếu là công ty cổ phần không niêm yết.
Bước 3: Xác nhận và thông báo danh sách
Sau khi lập xong, doanh nghiệp phải thông báo danh sách cổ đông có quyền dự họp, đồng thời xử lý yêu cầu:
- Kiểm tra, tra cứu thông tin cá nhân
- Sửa đổi nếu có sai lệch
- Trả lời khiếu nại, xác minh tư cách hợp lệ
Trách nhiệm này thuộc về người triệu tập cuộc họp – thường là Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát.
Thời điểm chốt danh sách cổ đông hợp lệ: Ví dụ minh họa
Giả sử:
- Ngày dự kiến họp: 30/08/2025
- Ngày gửi thư mời: 07/08/2025 (đúng quy định ≥ 21 ngày trước họp)
=> Vậy ngày chốt danh sách cổ đông hợp lệ sẽ là từ 28/07/2025 trở về trước (tối đa 10 ngày trước khi gửi thư mời).
Trường hợp lập danh sách muộn hơn thời hạn trên, tư cách cổ đông có thể bị tranh chấp, nghị quyết bị khiếu nại.
Quyền của cổ đông đối với danh sách đã chốt
Theo khoản 3 Điều 141, cổ đông có quyền:
- Tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ trong danh sách cổ đông có quyền dự họp
- Yêu cầu sửa đổi thông tin sai lệch hoặc bổ sung thông tin còn thiếu
- Khiếu nại nếu quyền lợi bị ảnh hưởng do thông tin không chính xác
Chốt danh sách cổ đông cho Đại hội cổ đông bất thường: Quy định và thời điểm hợp lệ theo luật
Doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp kịp thời, chính xác thông tin và bồi thường thiệt hại nếu không thực hiện đúng nghĩa vụ này.
Kết luận
Chốt danh sách cổ đông là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức Đại hội đồng cổ đông bất thường. Việc thực hiện đúng thời điểm và đúng quy định pháp luật là điều kiện bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ của kỳ họp và các nghị quyết được thông qua.
Doanh nghiệp cần chủ động quản lý thời gian, dữ liệu cổ đông và quy trình chốt danh sách một cách bài bản, minh bạch. Việc ứng dụng nền tảng số như UVote sẽ giúp đơn giản hóa quy trình này, đồng thời đảm bảo hiệu lực pháp lý và uy tín trong mắt cổ đông.
Bạn có thể tải bộ tài liệu hướng dẫn chốt danh sách cổ đông, mẫu thư mời, phiếu biểu quyết và mẫu nghị quyết tại nền tảng UVote – FPT. Đây là công cụ hỗ trợ toàn diện cho doanh nghiệp trong việc tổ chức ĐHĐCĐ hiệu quả, minh bạch và hợp pháp.
