Thời hạn tổ chức đại hội cổ đông thường niên phải họp trong 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Khi cần thiết, HĐQT có thể gia hạn nhưng không quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, trừ khi Điều lệ quy định khác (khoản 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020).

Với doanh nghiệp có năm tài chính trùng năm dương lịch, hạn chót mùa 2027 là 30/04/2027, hoặc 30/06/2027 nếu được gia hạn.

Tải Lịch mùa ĐHĐCĐ 2027 – nhập ngày họp, file tự tính các mốc

Hạn chót theo năm tài chính

Ai quyết định gia hạn và khi nào nên gia hạn?

Theo khoản 2 Điều 139, HĐQT quyết định gia hạn trong trường hợp cần thiết, trừ khi Điều lệ có quy định khác. Việc gia hạn nên được thể hiện bằng nghị quyết HĐQT, nêu lý do và thời gian dự kiến họp. Công ty đại chúng cần công bố thông tin về quyết định này theo quy định công bố thông tin. [Pháp chế xác nhận điều khoản]

Các lý do gia hạn thường gặp:

• Báo cáo tài chính kiểm toán chưa hoàn thành.
• Đang tái cấu trúc, sáp nhập hoặc chờ phương án nhân sự HĐQT, BKS.
• Cần thời gian chuẩn bị phương án phát hành, chia cổ tức để trình cùng một kỳ họp.

Gia hạn không miễn các nghĩa vụ khác. Báo cáo tài chính năm vẫn phải công bố đúng hạn. Việc chậm họp cũng có thể khiến cổ đông chờ lâu hơn để biết kế hoạch kinh doanh và cổ tức.

Lịch ngược: họp ngày nào thì phải bắt đầu từ khi nào?

Hạn 30/04 là hạn khai mạc, không phải hạn bắt đầu chuẩn bị. Tính ngược từ ngày khai mạc:

Ví dụ: họp ngày 30/04/2027 (hạn cuối) thì thư mời phải gửi chậm nhất ngày 09/04/2027. Ngày đăng ký cuối cùng nằm trong khoảng 30/03 đến 09/04. Công ty đại chúng phải công bố ngày đăng ký cuối cùng từ khoảng giữa tháng 3. Nói cách khác, nghị quyết HĐQT phải có trước đó, tức chỉ khoảng 10 tuần sau khi năm tài chính kết thúc.

Nếu lần họp đầu không đủ tỷ lệ tham dự

Theo Điều 145, cuộc họp lần hai phải được mời trong 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần một. Cuộc họp lần ba được mời trong 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần hai. Nếu họp lần một sát ngày 30/04 mà không đủ tỷ lệ, lần hai và lần ba sẽ rơi vào thời gian gia hạn. Vì vậy:

• Nên chọn ngày họp lần một sớm hơn hạn chót ít nhất 3–4 tuần.
• Nếu doanh nghiệp nhiều cổ đông nhỏ lẻ, nên cho phép ủy quyền trực tuyến và biểu quyết điện tử để tăng tỷ lệ tham dự ngay từ lần đầu.

Hệ quả khi không họp đúng hạn

• Rủi ro xử phạt hành chính về quản trị công ty và công bố thông tin.
• Nghị quyết bị chậm: kế hoạch kinh doanh, phân phối lợi nhuận, cổ tức, chọn đơn vị kiểm toán chưa được thông qua.
• Nhân sự quản trị: nếu nhiệm kỳ HĐQT hoặc BKS kết thúc, việc bầu nhiệm kỳ mới bị kéo dài.
• Uy tín với nhà đầu tư: công ty niêm yết chậm họp thường bị nhà đầu tư và báo chí chú ý.

Câu hỏi thường gặp

ĐHĐCĐ thường niên 2027 phải họp trước ngày nào? Trước 30/04/2027 nếu năm tài chính kết thúc 31/12/2026. Nếu được gia hạn, hạn tối đa là 30/06/2027.

Ai có quyền gia hạn họp ĐHĐCĐ thường niên? Hội đồng quản trị, trừ khi Điều lệ công ty quy định khác.

Có được gia hạn quá 6 tháng không? Không. Luật Doanh nghiệp giới hạn thời gian gia hạn không quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Tổ chức đại hội trực tuyến có giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị không? Không rút ngắn được các mốc luật định như 21 ngày gửi thư mời. Nhưng số hóa giúp giảm thời gian in ấn, gửi thư, xử lý ủy quyền và kiểm phiếu, đồng thời tăng khả năng đủ tỷ lệ tham dự ngay lần đầu.

Tham khảo Cẩm nang tổ chức ĐHĐCĐ 2027 

Nguồn tham khảo:

• Luật Doanh nghiệp 2020: Điều 139, Điều 141, Điều 142, Điều 143, Điều 144, Điều 145, Điều 146, Điều 148, Điều 150