Đại hội cổ đông bất thường là gì?
Đại hội cổ đông bất thường (Extraordinary General Meeting, viết tắt là EGM) là một cuộc họp đặc biệt của cổ đông được tổ chức bên ngoài lịch trình của đại hội cổ đông thường niên. Đại hội cổ đông bất thường thường được tổ chức khi có những vấn đề quan trọng và khẩn cấp cần được thảo luận và quyết định bởi cổ đông mà không thể chờ đợi đến đại hội cổ đông thường niên tiếp theo.
Điều kiện triệu tập Đại hội cổ đông bất thường
Hội đồng quản trị triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:
a) Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;
b) Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;
c) Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty
d) Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;
đ) Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
Quy định về tổ chức Đại hội cổ đông bất thường theo yêu cầu của cổ đông
- Trong trường hợp cổ đông hoặc nhóm cổ đông đáp ứng điều kiện được nêu tại mục 2c có yêu cầu triệu tập Đại hội cổ đông bất thường thì cần gửi yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bằng văn bản kèm theo các tài liệu, chứng cứ về các vi phạm của Hội đồng quản trị, mức độ vi phạm hoặc về quyết định vượt quá thẩm quyền.
- Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 30 ngày nhận được yêu cầu (trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác).
- Nếu hết 30 ngày, Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thì Ban kiểm sóat thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng hội đồng cổ đông trong thời hạn 30 ngày tiếp theo.
- Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định trên thì nhóm cổ đông này có quyền đại diện công ty triệu họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định.
- Sau khi xác định được người có thẩm quyền triệu tập họp, người triệu tập họp phải gửi thông báo mời họp đến tất cả các cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 10 ngày trước ngày khai mạc (trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác)
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường được tiến hành khi có đủ số cổ đông đại diện ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết, tỷ lệ cụ thể do điều lệ công ty quy định. Quy định cụ thể được nêu tại điều 145 Luật doanh nghiệp 2020.
Quy trình tổ chức
Quy trình tổ chức đại hội cổ đông bất thường cần trải qua các bước sau:
a) Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp;
b) Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;
c) Lập chương trình và nội dung cuộc họp;
d) Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;
đ) Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
e) Xác định thời gian và địa điểm họp;
g) Gửi thông báo mời họp Đại hội cổ đông bất thường đến từng cổ đông có quyền dự họp;
h) Công việc khác phục vụ cuộc họp.
Mẫu thông báo mời họp đại hội cổ đông bất thường
Lời khuyên khi tổ chức Đại hội cổ đông bất thường
Tổ chức Đại hội cổ đông bất thường yêu cầu sự khẩn trương, nhanh chóng để ra quyết định về những vấn đề cấp bách của doanh nghiệp. Tuy nhiên, công tác tổ chức một đại hội lại cần rất nhiều thời gian, công sức do có nhiều công việc cần chuẩn bị và số lượng người họp lớn.
Để tổ chức họp Đại hội cổ đông bất thường trong thời gian ngắn nhưng vẫn chỉnh chu, đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp nên ứng dụng các công nghệ hỗ trợ họp trực tuyến. Tiêu biểu là UVote – giải pháp biểu quyết trên nền tảng đám mây do FPT phát triển.
Giải pháp này giúp đơn giản hóa quy trình biểu quyết với nhiều tính năng vượt trội.
- Tính năng trộn thư (Mail merge): Hệ thống tự động gửi thư mời đã được cá nhân hóa cho từng các nhân trong danh sách.
- Quản lý người tham gia biểu quyết: UBot trang bị nhiều công nghệ hiện đại để đáp ứng khả năng bảo mật, giúp ban tổ chức kiểm tra danh tính người tham dự, loại bỏ triệt để các trường hợp mạo danh:
- Định danh bằng công nghệ FPT.AI eKYC: Cổ đông được định danh và xác thực bằng công nghệ eKYC chỉ trong 30 giây
- Bảo mật bằng OTP
- Biểu quyết online: Người tham dự cuộc họp sẽ điền các lựa chọn của mình trên một mẫu điện tử đã thiết kế đầy đủ thông tin.
- Báo cáo trực quan: Kết quả biểu quyết sẽ được UVote tổng hợp liên tục một cách hoàn toàn tự động và theo thời gian thực. Đồng thời kết quả được cập nhật trực quan bằng biểu đồ giúp người dùng dễ dàng theo dõi.
>> Tham khảo thêm về sản phẩm tại: https://uvote.vn
