Trong bối cảnh công nghệ không ngừng phát triển, việc tổ chức Đại hội cổ đông đang trải qua một cuộc cách mạng với sự hỗ trợ của công nghệ trực tuyến. Nhiều doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam như Vinamilk, Vingroup, Vietjet, HDBank, và Manulife đã chuyển sang hình thức họp trực tuyến, kết hợp với việc áp dụng các phần mềm trong biểu quyết và bầu cử. Hình thức này giúp doanh nghiệp nhận được sự đa dạng ý kiến từ cổ đông hơn bao giờ hết. Ngoài ra còn tăng cường sự đồng thuận và niềm tin trong đại hội.

Đại hội cổ đồng thường niên là gì? Quy trình và công tác chuẩn bị Đại hội cổ đông.

Đại hội cổ đông là sự kiện trọng đại của một công ty cổ phần, diễn ra hàng năm . Đại hội có ý nghĩa quyết định đối với chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Đây là nơi cổ đông tham gia biểu quyết các quyết định chiến lược. Theo truyền thống, đại hội được tổ chức trực tiếp tại một địa điểm cụ thể, với sự tham dự của các cổ đông hoặc người đại diện. Quy trình tổ chức bao gồm các bước cơ bản như:

• Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp: Doanh nghiệp lập danh sách cổ đông dự họp không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội cổ đông, trong đó danh sách cổ đông phải được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông. 
• Chuẩn bị chương trình và nội dung cuộc họp; tài liệu cuộc họp; dự thảo nghị quyết của Đại hội cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày họp.
• Thông báo đại hội: Doanh nghiệp phải gửi thông báo cho cổ đông ít nhất 21 ngày trước ngày họp, bao gồm thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm và chương trình nghị sự.
• Kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp Đại hội cổ đông: Đối tượng là cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ. Họ sẽ đưa ra những kiến nghị vào chương trình họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày khai mạc.
• Sự hiện diện của cổ đông: Cổ đông hoặc người đại diện cần có mặt tại địa điểm tổ chức để tham gia thảo luận và biểu quyết.
• Quy trình biểu quyết: Các quyết định quan trọng như bầu cử Hội đồng Quản trị, phê duyệt báo cáo tài chính và phân chia cổ tức được đưa ra thông qua hình thức biểu quyết trực tiếp.

Tuy nhiên, phương thức tổ chức trực tiếp thường tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực. Chi phí thuê địa điểm và in ấn cao. Khi số lượng cổ đông lớn, chi phí có thể lên đến hàng trăm triệu đồng. Việc điều phối và quản lý hàng trăm, hàng nghìn cổ đông trực tiếp gặp nhiều khó khăn. Đây là thách thức lớn đối với ban tổ chức.

Xây dựng mối quan hệ bền vững với các cổ đông

Tầm quan trọng của quan hệ cổ đông

Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp là chìa khóa để tăng cường sự tin tưởng giữa công ty và cổ đông. Theo nghiên cứu từ Harvard Business Review, các doanh nghiệp có chính sách quan hệ cổ đông hiệu quả có mức tăng trưởng giá cổ phiếu trung bình cao hơn 12% so với doanh nghiệp không có chiến lược rõ ràng. Để duy trì mối quan hệ này, doanh nghiệp cần:

• Giữ liên lạc thường xuyên: Thông qua các kênh truyền thông, email, và hội thảo trực tuyến để cập nhật thông tin và giải đáp các thắc mắc của cổ đông.
• Xử lý kịp thời các vấn đề: Ban Quan hệ cổ đông cần có đội ngũ chuyên trách để tiếp nhận và giải quyết các vấn đề, góp phần tăng cường sự tin cậy và hài lòng từ phía cổ đông. 
• Tạo ra môi trường giao tiếp mở: Một đại hội cổ đông cởi mở, nơi mọi ý kiến đều được lắng nghe, sẽ góp phần xây dựng lòng tin và sự gắn kết lâu dài giữa doanh nghiệp và cổ đông.

Thách thức trong xây dựng quan hệ cổ đông

Tuy nhiên, xây dựng mối quan hệ bền vững là bài toán nan giải. Điều này gây khó khăn cho doanh nghiệp và cổ đông. Nhiều doanh nghiệp đã thất bại tổ chức ĐHCĐ trực tiếp. Lý do là không đạt tỷ lệ cổ đông tham dự quy định. Điều này làm tăng chi phí tổ chức. Nó ảnh hưởng đến tiến độ triển khai kế hoạch kinh doanh.

Đối với cổ đông, việc không thể tham gia biểu quyết các vấn đề quan trọng tại đại hội có thể dẫn đến cảm giác bị gạt ra ngoài quá trình ra quyết định của công ty, từ đó làm giảm niềm tin và sự gắn kết với doanh nghiệp. Đây là lý do khiến nhiều công ty luôn đau đầu trong việc tìm kiếm giải pháp tổ chức ĐHCĐ sao cho hiệu quả và thu hút được sự tham gia đông đảo của cổ đông.

Những vấn đề tồn đọng trong tổ chức Đại hội cổ đông trực tiếp

Việc tổ chức đại hội cổ đông theo hình thức truyền thống luôn đặt ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp, đặc biệt là với các công ty có số lượng cổ đông đông đảo. Một số vấn đề phổ biến gồm:

• Rào cản địa lý và thời gian

Sự tách biệt về vị trí địa lý giữa cổ đông, đại biểu và địa điểm tổ chức là rào cản lớn. Nhiều cổ đông ở xa không thể sắp xếp thời gian tham dự trực tiếp. Điều này khiến đại hội không đạt tỷ lệ tham dự yêu cầu. Phải tổ chức lại, gây lãng phí thời gian và chi phí.

• Quy trình quản lý phức tạp

Quản lý, phê duyệt và check-in danh sách cổ đông phức tạp. Xác nhận ủy quyền cũng tốn nhiều thời gian. Ban tổ chức kiểm tra giấy tờ thủ công. Quá trình kiểm tra dễ gây sai sót. Quá trình này gây ùn tắc khu vực đón tiếp.

• Chi phí và thời gian chuẩn bị cao

Chuẩn bị và tổ chức ĐHCĐ truyền thống đòi hỏi nhiều công đoạn phức tạp. Nó bao gồm in ấn tài liệu, chuẩn bị cơ sở vật chất và công tác hậu cần. Sau đại hội, tổng hợp và báo cáo kết quả biểu quyết tốn nhiều thời gian. Quá trình này cũng đòi hỏi nhiều nhân lực.

• Vấn đề định danh cổ đông

Cổ đông tham dự cần mang nhiều loại giấy tờ. Bao gồm CMND/CCCD, giấy ủy quyền và tài liệu liên quan. Việc quên hoặc thiếu giấy tờ thường xảy ra. Điều này khiến ban tổ chức mất nhiều thời gian xác thực. Ban tổ chức còn tốn thời gian giải quyết vấn đề

• Hạn chế về tính bảo mật và chính xác

Quy trình kiểm phiếu thủ công tốn thời gian. Từ đó thiếu tính bảo mật, dễ xảy ra sai sót. Việc đếm lá phiếu bằng tay với số lượng cổ đông lớn làm tăng nguy cơ sai sót. Quy trình này xảy ra tình huống thiếu tính minh bạch.

Làn sóng ứng dụng chuyển đổi số trong tổ chức Đại hội cổ đông

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đang chuyển đổi sang mô hình tổ chức ĐHCĐ trực tuyến hoặc kết hợp trực tiếp – trực tuyến (hybrid). Theo nghiên cứu khảo sát từ Deloitte, hơn 70% công ty niêm yết tại châu Á đã áp dụng phần mềm tự động hóa trong biểu quyết điện tử để nâng cao tính minh bạch, tối ưu quy trình và tiết kiệm chi phí. Tại các thị trường phát triển như Mỹ và châu Âu, ĐHCĐ trực tuyến đã trở thành xu hướng chủ đạo, đặc biệt sau đại dịch COVID-19. Ngay cả khi đại dịch đã qua đi, nhiều công ty vẫn duy trì mô hình này. Việc áp dụng mang lại nhiều ưu điểm cho ban tổ chức và cổ đông tham gia:

• Đảm bảo quyền lợi và tăng sự hài lòng của cổ đông

Mô hình trực tuyến cho phép cổ đông tham dự từ bất kỳ đâu. Điều này tăng tỷ lệ tham dự, đảm bảo quyền lợi cho cổ đông, kể cả những người ở xa, không thể tham dự trực tiếp. Theo thống kê, tỷ lệ tham dự ĐHCĐ tăng trung bình 30% khi áp dụng hình thức trực tuyến.

• Minh bạch hóa 100% nhờ công nghệ tự động

Các phần mềm biểu quyết đảm bảo tính minh bạch trong quá trình bỏ phiếu, kiểm phiếu. Mọi dữ liệu được mã hóa, lưu trữ an toàn và có thể truy xuất khi cần thiết. Từ đó giúp loại bỏ hoàn toàn nghi ngờ về tính chính xác của kết quả biểu quyết.

• Tối ưu hóa thời gian và chi phí

Nghiên cứu cho thấy tổ chức ĐHCĐ trực tuyến giảm 50% thời gian chuẩn bị. Chi phí tổ chức giảm đáng kể. Không cần thuê địa điểm lớn. Không cần chuẩn bị hậu cần phức tạp hay in ấn tài liệu.

Kết luận:

Việc chuyển đổi số trong tổ chức đại hội cổ đông giờ đây không chỉ là xu hướng tất yếu. Đây là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn trong tổ chức truyền thống. Áp dụng công nghệ trong biểu quyết và bầu cử mang lại sự minh bạch, tiện lợi cho doanh nghiệp. Hơn nữa còn tiết kiệm nguồn lực, từ đó tạo dựng được niềm tin vững chắc từ phía cổ đông.

UVote là giải pháp biểu quyết & bình chọn điện tử hàng đầu đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn thuộc Top Doanh nghiệp VN30 như Vinamilk, Vingroup, Vietjet, HDBank,… mang đến trải nghiệm biểu quyết thuận tiện, chuyên nghiệp, minh bạch cho hơn 1 triệu cổ đông. Trải nghiệm miễn phí UVote chỉ với 5 phút thiết lập tại: HERE