Trong mỗi kỳ Đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ), không phải tất cả cổ đông đều có thể trực tiếp tham dự cuộc họp. Lúc này, Giấy ủy quyền dự họp trở thành công cụ pháp lý quan trọng, cho phép cổ đông chuyển giao quyền tham dự và biểu quyết cho người khác một cách hợp lệ.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc xây dựng mẫu giấy ủy quyền đúng quy định, đặc biệt khi áp dụng cho cả cá nhân lẫn tổ chức. Để hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình tổ chức ĐHCĐ, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy định pháp luật liên quan, cách lập giấy ủy quyền đúng chuẩn và cung cấp bộ tài liệu & checklist vận hành ĐHCĐ đầy đủ, dễ ứng dụng.

Giấy ủy quyền dự họp là gì?

Giấy ủy quyền dự họp ĐHCĐ là văn bản pháp lý thể hiện việc một cổ đông (là cá nhân hoặc tổ chức) trao quyền cho một người khác thay mình tham dự và thực hiện quyền biểu quyết tại kỳ họp ĐHCĐ. Việc ủy quyền này phải được lập thành văn bản và đảm bảo các điều kiện về tính xác thực, rõ ràng và minh bạch theo quy định của pháp luật.

Căn cứ pháp lý về giấy ủy quyền dự họp

Theo Điều 144, Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông được ủy quyền tham dự họp ĐHCĐ trong các trường hợp sau:

1. Cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể:
   • Trực tiếp tham dự

   • Ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp

2. Giấy ủy quyền phải:
   • Lập theo quy định của pháp luật về dân sự

   • Ghi rõ tên người được ủy quyền, số lượng cổ phần được ủy quyền, phạm vi biểu quyết

3. Người được ủy quyền phải xuất trình giấy ủy quyền hợp lệ khi đăng ký tham dự, trừ trường hợp doanh nghiệp có quy định riêng cho xác thực điện tử.

Những trường hợp cần sử dụng giấy ủy quyền dự họp

• Cổ đông cá nhân không thể trực tiếp tham dự do lý do cá nhân, công việc hoặc ở xa

• Cổ đông là tổ chức muốn cử người khác ngoài người đại diện pháp luật dự họp

• Nhà đầu tư nước ngoài muốn ủy quyền cho đại diện tại Việt Nam

• Các nhóm cổ đông gom quyền biểu quyết để cử đại diện chung

Phân biệt giấy ủy quyền cho cá nhân và tổ chức

Nội dung cần có trong giấy ủy quyền dự họp

Một mẫu giấy ủy quyền dự họp ĐHCĐ đầy đủ cần có các nội dung sau:

• Thông tin cổ đông ủy quyền (họ tên, mã số doanh nghiệp nếu là tổ chức, địa chỉ liên hệ)

• Thông tin người được ủy quyền (họ tên, giấy tờ tùy thân, nơi cư trú)

• Số lượng cổ phần được ủy quyền

• Phạm vi ủy quyền: toàn bộ nội dung chương trình hoặc một số nội dung cụ thể

• Hình thức tham dự: trực tiếp, online, hoặc biểu quyết từ xa

• Thời gian hiệu lực của giấy ủy quyền

• Chữ ký và xác nhận của hai bên

• Đóng dấu (nếu là tổ chức)

Lưu ý: Doanh nghiệp nên quy định cụ thể mẫu giấy ủy quyền trong quy chế tổ chức ĐHCĐ, kèm hướng dẫn điền và phương thức gửi (bản giấy, scan, ký số…).

Mẫu giấy ủy quyền dự họp ĐHCĐ 

Tải mẫu tại: https://uvote.vn/bo-tai-lieu-to-chuc-dai-hoi-co-dong-chuan-moi-nhat/ 

Những sai sót cần tránh khi sử dụng giấy ủy quyền

• Thiếu thông tin về cổ đông hoặc người được ủy quyền

• Không ghi rõ phạm vi ủy quyền

• Không đúng mẫu theo quy chế ĐHCĐ

• Ký không đúng người có thẩm quyền (trong trường hợp tổ chức)

• Không xuất trình giấy khi đăng ký dự họp

• Trường hợp ủy quyền trùng lặp không được xử lý triệt để

Tải bộ tài liệu & checklist vận hành ĐHCĐ chuẩn

Để hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức ĐHCĐ đúng luật – đúng quy trình – đúng thời hạn, UVote – FPT đã tổng hợp BỘ TÀI LIỆU & CHECKLIST VẬN HÀNH ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG CHUẨN, bao gồm:

• Mẫu giấy ủy quyền cho cá nhân, tổ chức

• Mẫu danh sách cổ đông, danh sách ủy quyền

• Mẫu thư mời, phiếu biểu quyết, biên bản họp

• Checklist 10 bước tổ chức ĐHCĐ từ A–Z

• Tài liệu hướng dẫn sử dụng nền tảng biểu quyết điện tử UVote

Tải miễn phí bộ tài liệu tại đây: https://uvote.vn/bo-tai-lieu-to-chuc-dai-hoi-co-dong-chuan-moi-nhat/