Trong kỷ nguyên số, công nghệ không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành và hoạt động. Hơn thế nữa, nó còn định hình lại mọi khía cạnh của quản trị công ty. Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là nơi các quyết định quan trọng nhất của công ty cổ phần được đưa ra. Tuy nhiên, phương thức tổ chức truyền thống đang dần bộc lộ những hạn chế về chi phí, thời gian và khả năng tiếp cận. Do đó, sự chuyển đổi sang hình thức đại hội đồng cổ đông trực tuyến nổi lên như một giải pháp tất yếu.

1. Đại hội đồng cổ đông và xu hướng tổ chức đại hội đồng cổ đông trực tuyến

1.1. Đại hội đồng cổ đông là gì? 

Theo Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần. Cơ quan này bao gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, gồm cổ đông phổ thông và cổ đông ưu đãi biểu quyết. Đây là cơ quan bắt buộc phải có trong cơ cấu tổ chức của mọi công ty cổ phần. ĐHDDCĐ phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. HĐQT có thể quyết định gia hạn, nhưng không quá 06 tháng. ĐHĐCĐ giữ vai trò trung tâm trong quản trị doanh nghiệp. Đây là nơi thông qua các nghị quyết, quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm. ĐHĐCĐ cũng là nền tảng để cổ đông bày tỏ mối quan tâm và đặt câu hỏi cho ban lãnh đạo.

1.2. Làn sóng họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến: Tại sao trở thành xu thế?

Việc triệu tập tất cả cổ đông có quyền biểu quyết tại một địa điểm có thể gặp nhiều trở ngại, từ khoảng cách địa lý đến chi phí đi lại, thủ tục pháp lý. Điều này buộc nhiều doanh nghiệp phải tìm đến giải pháp họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến để đảm bảo tuân thủ thời hạn họp theo luật định. Tuy nhiên, vượt trên cả giải pháp tình thế, tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến đang là một xu hướng bền vững nhờ những lợi ích mà nó mang lại.

Trên thế giới, hình thức họp này đã khá phổ biến ở nhiều quốc gia phát triển như Mỹ, Anh, Đức, Singapore từ trước đại dịch. Tại Việt Nam, theo đánh giá tại HOSE và HNX trong khuôn khổ cuộc bình chọn doanh nghiệp niêm yết, chỉ khoảng 15% trên tổng số hơn 500 doanh nghiệp áp dụng mô hình ĐHĐCĐ trực tuyến hoặc hybrid. Dù tỷ lệ áp dụng hình thức này còn tương đối hạn chế nhưng xu hướng này đang ngày càng được đón nhận. Các cơ quan quản lý như Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN) và các Sở Giao dịch Chứng khoán đã khuyến nghị đây là một giải pháp quản trị tốt mà các công ty nên áp dụng. Đáng chú ý, nhiều doanh nghiệp lớn trong TOPVN30 như FPT, Petrolimex, Vinamilk, Vingroup, Vietjet… đã tiên phong triển khai và đạt được những thành công nhất định. 

Việc chuyển đổi sang hình thức ĐHCĐ trực tuyến mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và cổ đông:

• Doanh nghiệp có thể cắt giảm đáng kể nhiều khoản chi phí liên quan đến khâu tổ chức. Thêm nữa, cổ đông cũng giảm chi phí chi phí đi lại, ăn ở hay không phải giải quyết các vấn đề thủ tục. 
• Việc chuẩn bị cho đại hội được rút ngắn đáng kể, từ vài tháng xuống còn khoảng một tháng với các nền tảng hỗ trợ.
• Cổ đông ở xa hoặc lịch trình bận rộn vẫn có thể tham dự và thực hiện quyền của mình. Điều này giúp tăng tỷ lệ cổ đông tham dự, đảm bảo cuộc họp đủ điều kiện tiến hành theo quy định định pháp luật. Từ đó tránh phải tổ chức lại nhiều lần gây tốn kém.
• Doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc kiểm soát, bổ sung và điều chỉnh khi cần thiết.
• Việc biểu quyết điện tử và kiểm phiếu tự động giúp tăng tính minh bạch. Kết quả bầu cử được công khai và khó bị can thiệp, sửa đổi. Hơn nữa, nền tảng chuyên nghiệp còn tích hợp công nghệ bảo mật để bảo vệ thông tin và dữ liệu.

2. Các cơ sở pháp lý và quy định về tổ chức đại hội đồng cổ đông trực tuyến

Cơ sở pháp lý và các quy định cho việc tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến tại Việt Nam đã được hình thành và ngày càng hoàn thiện:

• Khoản 3 Điều 144 của Luật Daonh nghiệp 2020 quy định rõ về quyền dự họp của cổ đông, trong đó bao gồm quyền “Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác”. Điều này công nhận tính hợp pháp của việc tham gia ĐHCĐ từ xa.

• Điều 147 Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép thông qua nghị quyết của ĐHCĐ bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản. Từ đó mở ra các mô hình họp trực tuyến toàn bộ hoặc hybrid.
• Khoản 3 Điều 273 Nghị định 155/2020/NĐ-CP yêu cầu công ty đại chúng phải “quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thông qua họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác theo quy định tại Điều 144 Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty” 

Như vậy, Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn đã tạo ra một cơ sở pháp lý vững chắc và các quy định cần thiết. Điều này công nhận việc tổ chức ĐHCĐ trực tuyến và giá trị của việc tham dự, biểu quyết điện tử. Một điểm đáng lưu ý là Nghị định 155 yêu cầu các công ty đại chúng phải tự quy định chi tiết về quy trình, thủ tục họp trực tuyến trong các văn bản nội bộ của mình. 

3. Quy trình tổ chức đại hội đồng cổ đông trực tuyến 

Bước 1: Chuẩn bị cuộc họp ĐHĐCĐ

• Ra quyết định và lập kế hoạch

HĐQT quyết định triệu tập họp ĐHCĐ, xác định rõ hình thức tổ chức (trực tuyến toàn phần hay hybrid), thời gian, địa điểm chủ tọa điều hành, và ngày đăng ký cuối cùng để chốt danh sách cổ đông có quyền dự họp.

• Xây dựng/hoàn thiện quy chế

Xây dựng hoặc cập nhật Điều lệ công ty, Quy chế nội bộ về quản trị công ty, và Quy chế tổ chức ĐHCĐ trực tuyến. Quy chế này phải quy định chi tiết các thủ tục họp online như cách đăng ký, xác thực, thảo luận, biểu quyết, xử lý ủy quyền trực tuyến. Đây là yêu cầu bắt buộc với công ty đại chúng và là yếu tố then chốt đảm bảo tính pháp lý.

• Lựa chọn nền tảng công nghệ

Chọn nhà cung cấp hoặc nền tảng công nghệ ĐHCĐ trực tuyến đáng tin cậy, có đủ tính năng.

• Chuẩn bị nội dung và tài liệu:

Lập dự thảo chương trình nghị sự chi tiết. Soạn thảo đầy đủ tài liệu họp: báo cáo HĐQT, BGD, BKS; báo cáo tài chính kiểm toán; sửa đổi điều lệ, bầu cử (nếu có); dự thảo Nghị quyết tương ứng…  

• Lập danh sách và thông báo mời họp: 

Chốt danh sách cổ đông có quyền dự họp dựa trên ngày đăng ký cuối cùng. 

• Gửi thông báo mời họp và tài liệu: 

Gửi Thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách, tối thiểu 21 ngày trước ngày khai mạc. Thông báo phải nêu rõ thời gian, hình thức họp, chương trình dự kiến. Cổ đông cần được cung cấp hướng dẫn họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến, bao gồm: Hướng dẫn đăng nhập vào hệ thống trực tuyến (đường link, mã đăng nhập, cách thức kiểm tra kết nối,…),cách thức và các quy trình cần thiết để đăng ký dự họp.

• Tiếp nhận Đăng ký và Xử lý Ủy quyền: 

Mở hệ thống cho cổ đông/người được ủy quyền đăng ký tham dự trực tuyến. Thiết lập quy trình nhận và xác thực giấy ủy quyền (bản giấy/điện tử).

Bước 2: Tiến hành họp online

• Đón tiếp và kiểm soát cổ đông

Mở hệ thống họp trực tuyến trước giờ khai mạc để cổ đông đăng nhập. Ban tổ chức thực hiện kiểm tra, xác thực danh tính và tư cách cổ đông/người được ủy quyền tham dự online.

• Khai mạc đại hội:

Khi đủ tỷ lệ cổ đông tham dự theo luật định và Điều lệ, Chủ tọa tuyên bố khai mạc Đại hội. Thông qua chương trình nghị sự, quy chế làm việc, quy chế biểu quyết trực tuyến.

• Thảo luận và hỏi đáp:

Ban lãnh đạo trình bày báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, các đề xuất quyết định . Cổ đông tham gia thảo luận, đặt câu hỏi qua các công cụ trực tuyến. 

• Biểu quyết điện tử:

Khi đến phần biểu quyết cho từng nội dung, Chủ tọa hoặc bộ phận kỹ thuật sẽ kích hoạt chức năng biểu quyết trên hệ thống. Cổ đông thực hiện bỏ phiếu điện tử trên nền tảng. Hệ thống tự động ghi nhận và kiểm phiếu

Bước 3: Ghi nhận và công bố kết quả

• Kiểm phiếu và công bố Kết quả: 

Ban Kiểm phiếu giám sát quá trình kiểm phiếu tự động. Chủ tọa công bố kết quả kiểm phiếu và tỷ lệ thông qua của từng vấn đề ngay tại cuộc họp.

Bước 4: Báo cáo sau đại hội

• Công bố thông tin và lưu trữ hồ sơ: 

Doanh nghiệp công bố thông tin kết quả họp, Biên bản, Nghị quyết theo quy định. Lưu trữ đầy đủ hồ sơ họp, bao gồm cả dữ liệu điện tử (kết quả biểu quyết chi tiết, bản ghi hình…).

Tổng kết:

Tổ chức đại hội đồng cổ đông trực tuyến đang dần trở thành một xu thế tất yếu tại Việt Nam. Hình thức này mang lại vô vàn lợi ích về chi phí, thời gian, hiệu quả hoạt động. Đồng thời hình tổ chức trực tuyến còn giúp nâng cao quyền và trải nghiệm cổ đông. Từ đó xây dựng mối quan hệ bền vững với cổ đông, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp. Để triển khai thành công, doanh nghiệp trước hết cần nắm vững các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và đặc biệt là Nghị định 155/2020/NĐ-CP. Song song với đó, việc xây dựng chi tiết Điều lệ và Quy chế nội bộ cho việc việc áp dụng công nghệ thông cho tổ chức trực tuyến  là vô cùng cần thiết. Cuối cùng, một quy trình đại hội đồng cổ đông trực tuyến chặt chẽ, từ khâu chuẩn bị, tiến hành đến kết thúc và lưu trữ, là điều kiện tiên quyết.

UVote – Giải pháp biểu quyết và vận hành đại hội đồng cổ đông trực tuyến từ FPT

Trong bối cảnh nhu cầu tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến ngày càng tăng, việc lựa chọn một giải pháp công nghệ đáng tin cậy đóng vai trò then chốt. UVote, một sản phẩm “Made by FPT”, đã nổi lên như một đối tác công nghệ hàng đầu trong lĩnh vực này tại Việt Nam. UVote là giải pháp biểu quyết và vận hành ĐHĐCĐ toàn diện do được phát triển bởi FPT, giúp tự động hóa các quy trình tổ chức. Từ đó doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực, đảm bảo tính minh bạch, chính xác của đại hội và nâng tầm trải nghiệm cho các cổ đông. 

• Tự động gửi thư mời cá nhân hóa kèm tài liệu PDF cho từng cổ đông trong danh sách.
• Định danh cổ đông với thẻ CCCD gắn Chip nhanh chóng, thuận tiện bằng giải pháp FPT.IDCheck
• Cho phép cổ đông ủy quyền trực tuyến nhờ tích hợp công nghệ FPT.eSign và FPT.eContract
• Trợ lý ảo UVote GPT hỗ trợ cổ đông, giải đáp mọi thắc mắc sau 2 giây.
• Cổ đông dự họp có thể biểu quyết dễ dàng trên mọi thiết bị theo thời gian đóng mở phiếu bầu theo cài đặt của ban tổ chức.
• Kết quả kiểm phiếu được UVote tự động tổng hợp và mô tả dưới dạng biểu đồ trực quan theo thời gian thực.

Sự tin cậy và hiệu quả của UVote đã được kiểm chứng qua thực tế triển khai tại nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam. UVote đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp thuộc Top Doanh nghiệp VN30 như Vinamilk, Vingroup, Vietjet, HDBank,… mang đến trải nghiệm biểu quyết thuận tiện, chuyên nghiệp, minh bạch cho hơn 1 triệu cổ đông. 

Tìm hiểu thêm UVote, nhận tư vấn và trải nghiệm miễn phí tại đây!