Trong mỗi kỳ họp đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ), việc lập danh sách cổ đông có quyền dự họp là bước khởi đầu bắt buộc nhằm xác định tư cách tham dự, tỷ lệ biểu quyết và cơ sở pháp lý cho các nghị quyết được thông qua. Danh sách này cần được lập theo đúng quy định pháp luật, đồng thời bảo đảm tính minh bạch và quyền lợi cổ đông.
Bài viết dưới đây cung cấp nội dung hướng dẫn lập đúng quy định, đồng thời chia sẻ một mẫu tham khảo thực tế do nền tảng biểu quyết điện tử UVote – FPT biên soạn, giúp doanh nghiệp tổ chức đại hội cổ đông một cách bài bản, chuyên nghiệp và hợp lệ.
Danh sách cổ đông có quyền dự họp là gì?
Đây là văn bản tổng hợp thông tin về cổ đông hoặc người được ủy quyền hợp pháp được phép tham gia một cuộc họp ĐHĐCĐ. Danh sách này là căn cứ để xác định số cổ phần biểu quyết có mặt trong đại hội, từ đó làm cơ sở tính toán điều kiện hợp lệ của cuộc họp cũng như tỷ lệ thông qua các nghị quyết.
Danh sách này cũng là một trong những tài liệu bắt buộc cần lưu trữ tại trụ sở công ty cùng với biên bản họp và các tài liệu liên quan.
Thời điểm lập danh sách đúng quy định
Theo Điều 141, Luật Doanh nghiệp 2020, danh sách cổ đông có quyền dự họp được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty và phải đảm bảo các điều kiện sau:
- Thời điểm lập danh sách: Không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông, trừ khi điều lệ công ty quy định thời hạn ngắn hơn.
- Nội dung danh sách phải có:
- Họ tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch và số giấy tờ pháp lý của cá nhân (nếu là cổ đông cá nhân)
- Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở (nếu là tổ chức)
- Số lượng cổ phần từng loại sở hữu
- Ngày đăng ký làm cổ đông
- Quyền tra cứu của cổ đông:
Cổ đông có quyền yêu cầu kiểm tra, sao chép hoặc sửa đổi thông tin trong danh sách cổ đông nếu phát hiện sai lệch. Người quản lý công ty có trách nhiệm cung cấp thông tin kịp thời và chính xác, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý nếu gây thiệt hại do chậm trễ hoặc sai sót.
Như vậy, việc lập và công bố danh sách cổ đông không chỉ là nghĩa vụ hành chính, mà còn thể hiện sự minh bạch và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Mẫu danh sách cổ đông có quyền dự họp
Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn hiện hành không quy định một mẫu danh sách cổ đông cụ thể. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng mẫu sao cho đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc nêu tại Điều 141, hoặc tham khảo các mẫu được sử dụng phổ biến trong thực tế.
Dưới đây là một mẫu tham khảo đã được sử dụng tại nhiều doanh nghiệp tổ chức họp cổ đông theo hình thức trực tiếp hoặc kết hợp online qua nền tảng biểu quyết điện tử UVote.
Tải mẫu danh sách cổ đông đầy đủ, cập nhật mới nhất TẠI ĐÂY
Kết luận
Danh sách cổ đông có quyền dự họp là tài liệu quan trọng bắt buộc trong mỗi kỳ đại hội đồng cổ đông. Việc lập đúng thời điểm, đúng nội dung và đúng trình tự theo quy định tại Điều 141 Luật Doanh nghiệp 2020 là điều kiện tiên quyết để đảm bảo cuộc họp được tổ chức hợp lệ và minh bạch.
Doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng mẫu danh sách cổ đông phù hợp hoặc tham khảo mẫu thực tế do UVote – FPT cung cấp, đồng thời ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình tổ chức ĐHĐCĐ trong thời đại số.
Tìm hiểu thêm về UVote ngay: https://uvote.vn/
