Trong mỗi kỳ Đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ), việc lập và quản lý danh sách ủy quyền tham dự là bước không thể thiếu nhằm đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ và hợp pháp của toàn bộ cuộc họp. Khi số lượng cổ đông lớn, cổ phần phân tán hoặc cổ đông không thể trực tiếp tham dự, hình thức ủy quyền trở thành giải pháp phổ biến – đặc biệt trong bối cảnh ngày càng nhiều doanh nghiệp tổ chức họp qua nền tảng điện tử.

Tuy nhiên, việc không kiểm soát chặt chẽ thông tin người ủy quyền, người được ủy quyền, số cổ phần và phạm vi ủy quyền… có thể dẫn đến tranh chấp, khiếu nại và rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Bài viết này cung cấp mẫu quản lý danh sách ủy quyền tham dự ĐHCĐ chuyên nghiệp, đúng quy định pháp luật và dễ áp dụng thực tế.

Quy định pháp lý về ủy quyền tham dự ĐHCĐ

Theo Điều 144, Luật Doanh nghiệp 2020, việc cổ đông ủy quyền người khác tham dự và biểu quyết tại ĐHCĐ phải tuân thủ những nguyên tắc sau:

1. Cổ đông có quyền ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân hoặc tổ chức khác thay mặt tham dự và biểu quyết tại cuộc họp. Người được ủy quyền có thể là một hoặc nhiều người, tùy theo nội dung ủy quyền.

2. Văn bản ủy quyền phải đáp ứng quy định của pháp luật dân sự, ghi rõ:
   • Tên cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền

   • Số cổ phần được ủy quyền

   • Phạm vi ủy quyền (toàn bộ chương trình hay từng nội dung cụ thể)

3. Người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký tham dự, trừ trường hợp ủy quyền được thực hiện qua các hình thức điện tử có xác nhận rõ ràng.

4. Cổ đông được coi là tham dự hợp lệ khi:
   • Trực tiếp có mặt tại cuộc họp

   • Ủy quyền bằng văn bản

   • Tham dự qua hình thức hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử, thư, fax, email hoặc nền tảng số nếu Điều lệ công ty cho phép

Danh sách ủy quyền tham dự ĐHCĐ là gì?

Danh sách ủy quyền là bảng tổng hợp các cổ đông đã thực hiện ủy quyền hợp lệ cho cá nhân/tổ chức khác thay mặt họ tham dự và biểu quyết tại ĐHCĐ. Danh sách này giúp:

• Xác định đúng tỷ lệ có quyền biểu quyết thực tế tham dự

• Tránh ủy quyền trùng lặp, sai thông tin hoặc không hợp lệ

• Đảm bảo quyết định của đại hội có giá trị pháp lý

Mẫu quản lý danh sách ủy quyền tham dự ĐHCĐ 

Tải mẫu file chuẩn tại: https://uvote.vn/bo-tai-lieu-to-chuc-dai-hoi-co-dong-chuan-moi-nhat/

Kết luận

Việc chuẩn hóa và quản lý chặt chẽ danh sách ủy quyền tham dự ĐHCĐ là yếu tố quyết định tính hợp lệ và minh bạch của cuộc họp. Dù bạn đang tổ chức họp trực tiếp hay trực tuyến, việc sử dụng mẫu quản lý danh sách đúng quy định pháp luật, dễ kiểm tra và lưu trữ rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phòng tránh rủi ro pháp lý