Đại hội cổ đông bất thường là cuộc họp đặc biệt do hội đồng quản trị triệu tập khi cần thiết. Với tính chất cấp bách và tầm quan trọng của sự kiện này, cần lưu ý những điểm gì để tổ chức hiệu quả? Hãy cùng UVote tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

Đại hội cổ đông bất thường là gì?

Đại hội cổ đông bất thường (hay Extraordinary General Meeting) là cuộc họp đặc biệt do Hội đồng quản trị hoặc Ban điều hành triệu tập. Cuộc họp này nhằm giải quyết các vấn đề quan trọng phát sinh, không thể chờ đến Đại hội đồng cổ đông thường niên. 

Nói cách khác, đây là dịp để các cổ đông cùng thảo luận và đưa ra quyết định đối với những vấn đề cấp bách hoặc có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công ty.

Đọc thêm: Sự Khác Nhau Giữa Đại Hội Cổ Đông Thường Niên Và Đại Hội Cổ Đông Bất Thường

Quy trình tổ chức Đại hội cổ đông bất thường

Với tính chất như vậy, khi Tổ chức đại hội cổ đông bất thường sẽ có những quy trình sau:

Mời họp Đại hội cổ đông bất thường

Theo Khoản 1 Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định, 

Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông cần gửi thông báo mời họp cho tất cả cổ đông trong danh sách có quyền dự họp:

• Thời hạn: Chậm nhất 21 ngày trước ngày khai mạc (trừ khi Điều lệ công ty quy định thời hạn dài hơn).
• Nội dung thông báo bao gồm:
  • Tên và địa chỉ trụ sở chính của công ty
  • Mã số doanh nghiệp
  • Tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông
  • Thời gian, địa điểm họp
  • Các yêu cầu khác đối với người tham dự
• Phương thức gửi thông báo mời họp:
  • Đảm bảo thông báo đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông.
  • Đăng tải trên trang thông tin điện tử của công ty.
  • Trường hợp cần thiết, có thể đăng trên báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương (nếu Điều lệ công ty quy định).
• Tài liệu đính kèm theo thông báo mời họp:
  • Chương trình họp, các tài liệu liên quan và dự thảo nghị quyết cho từng vấn đề trong chương trình họp.
  • Phiếu biểu quyết.
• Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử:
  • Việc gửi tài liệu có thể thay thế bằng đăng tải trên trang web của công ty.
  • Thông báo mời họp phải ghi rõ địa chỉ trang web và hướng dẫn tải tài liệu.

Tổ chức họp Đại hội cổ đông bất thường

Trước buổi họp

• Xác định quorum (số lượng tối thiểu cổ đông để cuộc họp diễn ra): Cuộc họp ĐHĐCĐ lần 1 sẽ tiến hành khi có ít nhất 50% cổ đông dự họp (hoặc theo quy định khác của điều lệ công ty).
• Trường hợp không đủ số cổ đông trong lần 1:
  • Nếu không đủ số cổ đông, sẽ gửi thư mời họp lần 2.
  • Lần 2 yêu cầu ít nhất 33% cổ đông tham gia.
  • Thời gian gửi thư mời lần 2: trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp lần 1.
• Trường hợp không đủ số cổ đông trong lần 2:
  • Nếu tiếp tục không đủ số cổ đông tham dự, sẽ gửi thư mời lần 3.
  • Lần 3 không yêu cầu tỷ lệ cổ đông tối thiểu.
  • Thời gian gửi thư mời lần 3: trong vòng 20 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp lần 2.

Trong buổi họp

• Nội dung cuộc họp ĐHĐCĐ:
  • Tiến hành các nội dung nêu trong thư mời họp và tài liệu đính kèm.
  • Có thể bao gồm các quyết định quan trọng liên quan đến hoạt động của công ty.
• Tiến hành biểu quyết:
  • Chủ tịch cuộc họp sẽ trình bày các nội dung cần được biểu quyết.
  • Các quyết định sẽ dựa trên kết quả biểu quyết của cổ đông.
• Các loại nghị quyết và tỷ lệ tán thành:
  • Nghị quyết quan trọng (như thay đổi ngành nghề, cơ cấu tổ chức, dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên): cần ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết tán thành.
  • Các nghị quyết khác: cần ít nhất 50% tổng số phiếu biểu quyết tán thành.
  • Tỷ lệ đặc biệt có thể được quy định trong Luật Doanh Nghiệp và điều lệ công ty.

Những điểm lưu ý khi tổ chức Đại hội cổ đông bất thường

Quy trình tổ chức luôn phức tạp. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà các doanh nghiệp cần chú ý:

Trước buổi họp

• Thời gian thông báo mời họp: Cần gửi thông báo mời họp đến các cổ đông trong thời gian quy định (thường là tối thiểu 21 ngày trước ngày khai mạc) để đảm bảo sự tham gia đầy đủ và kịp thời.
• Đảm bảo quorum: Trước khi tiến hành cuộc họp, cần xác định rõ số lượng cổ đông tham gia để đảm bảo cuộc họp hợp lệ
• Nội dung cuộc họp rõ ràng, cụ thể: Cần xác định và công bố trước các vấn đề cần thảo luận, quyết định trong cuộc họp. Điều này giúp các cổ đông chuẩn bị ý kiến và quyết định một cách hiệu quả.
• Cung cấp tài liệu đầy đủ: Các tài liệu liên quan đến cuộc họp (chương trình họp, dự thảo nghị quyết, báo cáo tài chính, v.v.) cần được gửi đầy đủ, rõ ràng và kịp thời cho cổ đông để họ có đủ thông tin đưa ra quyết định.

Trong – sau buổi họp

• Phương thức biểu quyết rõ ràng: Quy trình biểu quyết cần được làm rõ, đảm bảo tính công bằng và minh bạch. Các cổ đông cần hiểu rõ cách thức và tỷ lệ biểu quyết để đưa ra quyết định đúng đắn.
• Thông báo kết quả cuộc họp: Sau khi kết thúc Đại hội cổ đông bất thường, công ty cần thông báo kết quả cuộc họp cho tất cả các cổ đông, bao gồm các quyết định đã được thông qua và các nghị quyết liên quan.
• Sự tham gia của các bên liên quan: Nếu cần thiết, các chuyên gia, luật sư hoặc tư vấn viên có thể tham gia cuộc họp để hỗ trợ cổ đông trong việc đưa ra các quyết định chính xác và hợp pháp.
• Chuẩn bị các tình huống phát sinh: Do tính chất khẩn cấp, có thể có những vấn đề phát sinh trong cuộc họp. Cần có kế hoạch dự phòng để giải quyết các tình huống bất ngờ một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Giải pháp tổ chức Đại họi cổ đông bất thường hiệu quả

Đối mặt với các hàng loạt lưu ý phức tạp, việc áp dụng giải pháp công nghệ để tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động đang ngày càng trở thành một chiến lược quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp lớn. Các tên tuổi lớn như VinGroup, Vinamilk, Vietjet Air,… đã tiên phong trong việc áp dụng tự động hóa vào tổ chức Đại hội cổ đông thông qua giải pháp UVote – một hệ sinh thái được phát triển bởi akaBot – FPT. 

UVote hỗ trợ doanh nghiệp trong từng bước, từ việc xác thực cổ đông, thiết lập phân quyền, tự động gửi thư mời, biểu quyết trực tuyến cho đến quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất. Với tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt và chứng chỉ quốc tế ISO/IEC 27001:2013, UVote đã trở thành sự lựa chọn hàng đầu cho các giải pháp tổ chức Đại hội cổ đông. 

Lên hệ với UVote để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí UVote ngay hôm nay!

Nguồn tham khảo: 1 | 2

Đọc thêm: Đại Hội Cổ Đông Bất Thường: Định Nghĩa Và Quy Trình Tổ Chức