You are currently viewing Phần mềm biểu quyết điện tử cho Đại hội nhà đầu tư – Giải pháp số hóa toàn diện

Phần mềm biểu quyết điện tử cho Đại hội nhà đầu tư – Giải pháp số hóa toàn diện

Đại hội nhà đầu tư luôn là sự kiện quan trọng trong năm, nơi các quyết định chiến lược, kế hoạch kinh doanh và các vấn đề trọng yếu khác được đưa ra thảo luận và thông qua bởi các chủ sở hữu. Tuy nhiên, việc tổ chức theo phương thức truyền thống thường đối mặt với không ít thách thức như tỷ lệ tham dự thấp, chi phí tổ chức cao. Vì vậy, phần mềm biểu quyết điện tử nổi lên như một giải pháp giúp giải quyết các vấn đề hiện tại và nâng cao hiệu quả và tính minh bạch của Đại hội nhà đầu tư.

1. Biểu quyết Đại hội nhà đầu tư như thế nào? Quy chế thông qua biểu quyết Đại hội nhà đầu tư

1.1. Hình thức và quy trình biểu quyết hợp lệ

Luật Doanh nghiệp 2020 công nhận nhiều hình thức tham dự và biểu quyết hợp lệ, thể hiện sự linh hoạt và bắt kịp xu thế công nghệ hiện nay:   

  • Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp: Bằng cách giơ thẻ biểu quyết hoặc bỏ phiếu giấy.   
  • Ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết.   
  • Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến.   
  • Bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác.   
  • Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp qua thư, fax, thư điện tử.

Quy trình biểu quyết tại Đại hội thường diễn ra như sau:

  • Đăng ký và nhận tài liệu: Khi đăng ký tham dự, cổ đông hoặc người được ủy quyền sẽ được Ban tổ chức cấp các tài liệu cần thiết, thường bao gồm Thẻ biểu quyết và các phiếu biểu quyết cho từng nội dung cụ thể. 
  • Bầu Ban kiểm phiếu: Ngay sau khi khai mạc, Đại hội sẽ bầu ra Ban kiểm phiếu để giám sát quá trình biểu quyết và kiểm phiếu.
  • Thực hiện biểu quyết: Việc bỏ phiếu có thể thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau được nêu bên trên.
  • Kiểm phiếu và công bố kết quả: Ban kiểm phiếu tiến hành kiểm phiếu sau khi kết thúc bỏ phiếu. Kết quả kiểm phiếu thường được công bố ngay trước khi bế mạc cuộc họp. Biên bản kiểm phiếu sẽ được lập và lưu giữ.

1.2. Quy chế biểu quyết Đại hội nhà đầu tư

Để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả cho cuộc họp, các công ty và quỹ đầu tư thường ban hành Quy chế biểu quyết riêng cho từng kỳ Đại hội. Quy chế này cụ thể hóa các quy định của pháp luật và Điều lệ, đồng thời đưa ra các hướng dẫn chi tiết về trình tự, thủ tục tại Đại hội. Nội dung chính của một Quy chế biểu quyết thường bao gồm:  

  • Phạm vi và Đối tượng áp dụng
  • Quyền và Nghĩa vụ của người tham dự: 
    • Quyền tham dự, thảo luận, biểu quyết các vấn đề trong chương trình nghị sự.
    • Quyền nhận tài liệu họp, Thẻ biểu quyết, Phiếu biểu quyết/bầu cử.
    • Nghĩa vụ tuân thủ sự điều hành trong Đại hội nhà đầu tư
  • Điều kiện tiến hành Đại hội
  • Nguyên tắc và cách thức biểu quyết:
    • Nguyên tắc chung: Đúng luật, đúng Điều lệ, chính xác, công khai.   
    • Hình thức biểu quyết: Giơ thẻ biểu quyết hoặc bỏ phiếu giấy, Bỏ phiếu điện tử, gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp qua thư, fax, thư điện tử.
    • Phiếu biểu quyết/bầu cử: Do Ban tổ chức phát hành, có dấu, ghi rõ thông tin cổ đông/nhà đầu tư và số quyền biểu quyết. Hướng dẫn cách đánh dấu (thường là chọn 1 trong 3 ô: Tán thành, Không tán thành, Không có ý kiến).   
    • Tính hợp lệ của phiếu: Phiếu phải theo mẫu, không tẩy xóa, đánh dấu đúng quy cách, bỏ vào thùng phiếu đúng giờ.
  • Kiểm phiếu và Công bố kết quả
  • Thông qua Nghị quyết
  • Hiệu lực thi hành

Việc ban hành và tuân thủ Quy chế biểu quyết giúp Đại hội diễn ra một cách bài bản, hạn chế tranh chấp và đảm bảo quyền lợi của tất cả các nhà đầu tư tham dự.

2. Thách thức trong quy trình biểu quyết Đại hội nhà đầu tư truyền thống

2.1. Tỷ lệ tham dự Đại hội nhà đầu tư thấp 

Nguyên nhân chính có thể do rào cản về địa lý, sự bất tiện hay chi phí đi lại khi phải tham dự trực tiếp tốn kém, đặc biệt đối với các nhà đầu tư cá nhân, nhỏ lẻ. Trong quá khứ, nhiều công ty đã phải hoãn họp lần đầu và phải tổ chức Đại hội lần hai do không đủ số cổ đông dự họp đại diện tối thiểu. Hậu quả của việc này không chỉ là sự chậm trễ trong việc thông qua các quyết định kinh doanh quan trọng. Nó còn buộc doanh nghiệp phải tốn thêm chi phí và nguồn lực để tổ chức lại cuộc họp. Đây là một chi phí đáng kể phát sinh trực tiếp từ những hạn chế của mô hình họp truyền thống, đặc biệt khi cơ cấu cổ đông ngày càng phân tán.

2.2. Chi phí tổ chức cao

Chi phí cho một cuộc Đại hội nhà đầu tư truyền thống không chỉ dừng lại ở việc thuê địa điểm. Nó bao gồm hàng loạt khoản chi khác như:

  • In ấn tài liệu với số lượng lớn (thư mời, báo cáo thường niên, tài liệu họp, phiếu biểu quyết).  
  • Chi phí gửi thư mời và tài liệu cho số lượng lớn nhà đầu tư theo quy định.  
  • Chi phí nhân lực cho công tác chuẩn bị, đón tiếp, đăng ký đại biểu, kiểm phiếu thủ công.  
  • Chi phí đi lại, ăn ở cho Ban lãnh đạo, Ban tổ chức và nhân viên hỗ trợ.
  • Một số chi phí liên quan khác.

Tổng hợp lại, đây là một khoản chi phí vận hành không hề nhỏ, lặp đi lặp lại hàng năm và có xu hướng gia tăng. Các giải pháp số hóa hứa hẹn cắt giảm đáng kể gánh nặng tài chính này.

2.3. Quy trình kiểm phiếu thủ công tốn thời gian và dễ sai sót

Quy trình kiểm phiếu truyền thống thường diễn ra thủ công với việc Ban Kiểm phiếu sẽ tiến hành kiểm đếm thủ công từng lá phiếu bằng tay sau khi kết thúc biểu quyết. Quy trình này rõ ràng tiềm ẩn nhiều rủi ro đi kèm với nghi ngờ về tính công bằng và minh bạch của Đại hội:

  • Tốn thời gian: Việc kiểm đếm hàng ngàn phiếu bầu cho nhiều nội dung khác nhau mất rất nhiều thời gian, kéo dài thời gian họp.
  • Dễ sai sót: Con người khó tránh khỏi sai sót khi thực hiện các công việc lặp đi lặp lại với số lượng lớn, đặc biệt dưới áp lực thời gian. Các lỗi có thể xảy ra bao gồm: đếm nhầm, ghi sai kết quả, thất lạc phiếu bầu , hoặc tranh cãi về tính hợp lệ của phiếu (phiếu không hợp lệ, đánh dấu không rõ ràng,…). Thậm chí có trường hợp Trưởng ban kiểm phiếu vi phạm quy chế, công khai thông tin phiếu bầu kín.  
  • Thiếu minh bạch: Quy trình kiểm phiếu thủ công, đôi khi diễn ra không hoàn toàn công khai, có thể gây nghi ngờ về tính khách quan.  
  • Rủi ro pháp lý: Sai sót trong kiểm phiếu có thể dẫn đến tranh chấp, khiếu nại từ cổ đông, yêu cầu kiểm phiếu lại hoặc thậm chí hủy bỏ kết quả biểu quyết, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và hoạt động của công ty.

Sự chậm chạp, thiếu chính xác và minh bạch của kiểm phiếu thủ công gây nên nhiều sự nghi ngờ đối với nhà đầu tư. Nó đi ngược lại yêu cầu về tính chính xác cao trong việc thông qua các nghị quyết quan trọng, tạo ra rủi ro quản trị đáng kể.

3. Biểu quyết điện tử là gì? Lợi ích khi triển khai phần mềm biểu quyết điện tử cho Đại hội nhà đầu tư.

3.1. Biểu quyết điện tử là gì?

Biểu quyết điện tử (hay bỏ phiếu điện tử) là việc sử dụng các nền tảng, phần mềm công nghệ để thực hiện quyền biểu quyết của nhà đầu tư đối với các nội dung trong chương trình nghị sự của Đại hội. Việc bỏ phiếu có thể được thực hiện từ xa hoặc ngay cả khi họ tham dự trực tiếp thông qua các thiết bị điện tử có kết nối Internet. 

Luật Doanh nghiệp 2020 đã chính thức công nhận hình thức này. Cổ đông tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc các hình thức điện tử khác được coi là hợp lệ và có giá trị pháp lý tương đương với việc tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp. Điều này mở đường cho các hình thức họp linh hoạt hơn như họp trực tuyến hoặc họp kết hợp trực tiếp và trực tuyến (hybrid) , vốn đang trở thành xu thế.

3.2. Lợi ích khi triển khai phần mềm biểu quyết điện tử.

Việc triển khai phần mềm biểu quyết điện tử mang lại hàng loạt lợi ích, giải quyết trực tiếp các vấn đề của phương pháp truyền thống:

  • Tiết kiệm chi phí và thời gian: Tiết kiệm đáng kể chi phí thuê địa điểm lớn, in ấn tài liệu, gửi thư mời, giảm thiểu sự tham gia của nhiều nguồn nhân lực. Các quy trình như đăng ký, kiểm phiếu được tự động hóa, rút ngắn thời gian tổ chức và công bố kết quả.
  • Tăng tỷ lệ tham dự: Tạo điều kiện tối đa cho nhà đầu tư gặp rào cản về thời gian và địa lý, nhà đầu tư nước ngoài thực hiện quyền biểu quyết mà không cần có mặt trực tiếp. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng đạt được điều kiện tiến hành họp Đại hội ngay từ lần triệu tập đầu tiên, tránh việc phải tổ chức lại nhiều lần.
  • Đảm bảo tính chính xác và minh bạch: Hệ thống kiểm phiếu tự động loại bỏ hoàn toàn sai sót do con người gây ra, đảm bảo kết quả chính xác 100%. Kết quả có thể được cập nhật và hiển thị theo thời gian thực, tăng cường tính minh bạch. Một số nền tảng còn ứng dụng công nghệ Blockchain để đảm bảo dữ liệu không thể bị sửa đổi, tăng cường niềm tin cho cổ đông.
  • Nâng cao trải nghiệm cổ đông: Mang lại sự thuận tiện, cho phép cổ đông biểu quyết mọi lúc, mọi nơi chỉ với một thiết bị kết nối internet. Các nền tảng hiện đại còn tích hợp tính năng hỏi đáp trực tuyến, giúp cổ đông tương tác hiệu quả với ban lãnh đạo.
  • Bảo mật cao: Các nhà cung cấp uy tín đầu tư mạnh vào bảo mật hệ thống, sử dụng các biện pháp như mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố, tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế, hoặc công nghệ Blockchain để đảm bảo an toàn thông tin và kết quả biểu quyết.

4. UVote – Phần mềm biểu quyết điện tử uy tín cho Đại hội nhà đầu tư.

Trong bối cảnh nhu cầu số hóa ngày càng tăng, phần mềm biểu quyết điện tử UVote, được phát triển bởi Tập đoàn FPT, đã khẳng định vị thế là một giải pháp hàng đầu, đặc biệt mạnh mẽ trong việc tối ưu hóa quy trình biểu quyết tại Đại hội nhà đầu tư. UVote đã giải quyết được các thách thức của biểu quyết truyền thống thông qua các tính năng điện tử hiện đại như sau:

  • Cổng biểu quyết/bầu cử trực tuyến chuyên nghiệp: Cho phép thiết lập, quản lý và hẹn giờ mở/đóng cổng biểu quyết một cách tự động, đảm bảo quy trình diễn ra đúng kế hoạch. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng trên nhiều thiết bị, giúp cổ đông dễ dàng thực hiện quyền biểu quyết của mình mọi lúc, mọi nơi.
  • Ký điện tử xác nhận trước khi biểu quyết/bầu cử: UVote tích hợp giải pháp chữ kí điện tử FPT.eSIgn, cho phép ký số ngay trên thiết bị di động của cổ đông. Việc tích hợp ký điện tử tăng độ tin cậy và uy tín trong quy trình biểu quyết, bầu cử điện tử.
  • Kiểm phiếu tự động và kết quả theo thời gian thực: UVote ứng dụng công nghệ kiểm phiếu hoàn toàn tự động, loại bỏ 100% sai sót do con người và sự can thiệp thủ công. Kết quả biểu quyết được cập nhật và hiển thị ngay lập tức trên màn hình, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối và minh bạch tối đa cho tất cả người tham dự.

Hiệu quả của phần mềm biểu quyết điện tử UVote đã được kiểm chứng qua các kỳ đại hội nhà đầu tư thành công của nhiều doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam. UVote đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp thuộc Top Doanh nghiệp VN30 như Vinamilk, Vingroup, Vietjet, và nhiều công ty quản lý quỹ như VinaCapital, VCBF, Manulife Investment Management (Việt Nam) mang đến trải nghiệm biểu quyết thuận tiện, chuyên nghiệp, minh bạch cho hơn 1 triệu cổ đông.

Tổng kết:

Việc tổ chức đại hội nhà đầu tư theo phương thức truyền thống đang ngày càng bộc lộ nhiều hạn chế về tính chính xác, minh bạch trong khâu biểu quyết. Trong bối cảnh đó, phần mềm biểu quyết điện tử đã chứng tỏ là một giải pháp thay thế vượt trội. Nó không chỉ giải quyết hiệu quả các vấn đề cố hữu mà còn mang lại nhiều lợi ích như nâng cao trải nghiệm cổ đông, tăng cường tính minh bạch và hiện đại hóa hình ảnh doanh nghiệp. Các giải pháp toàn diện như UVote của FPT đang giúp các doanh nghiệp Việt Nam thực hiện thành công quá trình chuyển đổi số quan trọng này.

Tìm hiểu về UVote và nhận tư vấn tại: https://uvote.vn/lien-he-tu-van/