Đại hội cổ đông trực tuyến là hình thức tổ chức họp được rất nhiều doanh nghiệp cổ phần lựa chọn trong 03 năm gần đây. Tuy nhiên, vấn đề pháp lý của hình thức họp này vẫn còn nhiều mơ hồ. Cùng UVote tìm hiểu các quy định pháp lý về Đại hội cổ đông trực tuyến mới nhất qua bài viết sau!
1. Có được tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến hay không?
Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể về việc tổ chức Đại hội cổ đông theo hình thức trực tuyến mà chỉ nhắc đến việc “họp trực tuyến” tại khoản 03 điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020:
“Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:
a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
b) Ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;
c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử;
đ) Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty”
Từ đây, có thể thấy rằng doanh nghiệp được tổ chức họp đại hội cổ đông theo 4 hình thức:
- Họp trực tiếp;
- Họp trực tiếp kết hợp họp trực tuyến
- Họp trực tuyến toàn bộ
- Lấy ý kiến bằng văn bản
Như vậy, tổ chức họp cổ đông trực tuyến là hình thức phù hợp về mặt pháp lý, kết quả của đại hội thông qua biểu quyết trực tuyến cũng được công nhận tính hợp pháp.
Trong 03 năm vừa qua, kể từ sau đại dịch Covid-19, tổ chức họp đại hội cổ đông trực tuyến hoặc bán trực tuyến cũng là hình thức được nhiều doanh nghiệp lớn lựa chọn vì tính tiện lợi, hiệu quả và tiết kiệm.
2. Điều kiện tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến
Dù tổ chức Đại hội cổ đông theo hình thức trực tuyến, doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ tất cả các quy định như khi tổ chức họp trực tuyến, cụ thể là:
Theo Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020, để tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thì phải đáp ứng các điều kiện như sau:
– Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần 1 được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
– Nếu cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định thì thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác; Đồng thời số cổ đông dự họp đại diện phải đạt từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
– Nếu cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành thì thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác.
>> Xem thêm: Họp đại hội đồng cổ đông – Trình tự tổ chức theo quy định
3. Các lưu ý khi tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến
3.1. Xây dựng quy chế tổ chức ĐHCĐ trực tuyến trong Điều lệ doanh nghiệp
Khi tư vấn tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Luật sư thường lưu ý các vấn đề sau:
Theo điều 273 Nghị định Nghị định 155/2020/NĐ-CP: “Công ty đại chúng quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thông qua họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác theo quy định tại Điều 144 Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.”
Như vậy, doanh nghiệp cần sửa đổi Điều lệ của mình để quy định chi tiết về về tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến và biểu quyết trực tuyến.
3.2. Các yếu tố kỹ thuật
Điều quan trọng khi tổ chức họp trực tuyến là phải xác nhận được thông tin nhân thân, pháp lý của cổ đông tham dự trực tuyến. Quá trình này nếu làm thủ công thì sẽ rất phức tạp với các doanh nghiệp có lượng cổ đông lớn. Vì vậy, doanh nghiệp nên xem xét ứng dụng những nền tảng tổ chức họp trực tuyến chuyên nghiệp, tự động để tiết kiệm thời gian, công sức nhưng vẫn đảm bảo mức độ bảo mật của phiên họp.
UVote là nền tảng tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến uy tín, được xây dựng bởi akaBot – FPT, đã vượt qua các vòng kiểm duyệt gắt gao về độ bảo mật, tính an toàn thông tin và Chứng chỉ bảo mật quốc tế ISO/IEC 27001:2013 để trở thành lựa chọn hàng đầu trong giải pháp tổ chức đại hội cổ đông cho các doanh nghiệp lớn như: Vingroup, Quỹ VinaCapital, VietJet, Vinamilk, HDBank, Manulife…, kết nối hơn 1 triệu cổ đông.
Trong chiến dịch “Ưu đãi mùa đại hội cổ đông 2024”, các chương trình của UVote gồm có:
1. Đăng ký tài khoản trải nghiệm miễn phí – Không giới hạn số đại hội được dùng thử
2. Tặng 01 lần tổ chức đại hội cổ đông cho doanh nghiệp
3. Giảm tới 50% cho các nhóm công ty
