Trong bối cảnh chuyển đổi số, tổ chức đại hội cổ đông chứng kiến nhiều thay đổi. Trong đó, quyền ủy quyền là cơ chế quan trọng. Việc ủy quyền đảm bảo tính đại diện và sự tham gia đầy đủ của chủ sở hữu cổ phần doanh nghiệp. Ủy quyền là một quy trình phổ biến và vô cùng quan trọng trong tổ chức đại hội cổ đông. Các doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả tổ chức và đảm bảo an toàn thông tin. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về quy trình ủy quyền, những thách thức của phương thức tổ chức truyền thống và xu hướng ứng dụng chữ ký điện tử.

1. Ủy quyền trong Đại hội cổ đông

1.1. Ủy quyền trong Đại hội cổ đông: Khái niệm và cơ sở pháp lý

Đại hội cổ đông (ĐHCĐ) giữ vai trò là cơ quan quyết định cao nhất tại công ty cổ phần. Tại đây, cổ đông biểu quyết các vấn đề quan trọng liên quan đến sự phát triển và vận hành của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải cổ đông nào cũng có thể tham dự họp ĐHCĐ trực tiếp. Để đảm bảo quyền lợi và khả năng tham gia vào quá trình quản trị công ty, pháp luật Việt Nam quy định cơ chế ủy quyền. Điều này cho phép cổ đông trao quyền biểu quyết của mình cho cá nhân, tổ chức khác.

Ủy quyền trong ĐHCĐ được hiểu là việc một cổ đông, người có quyền biểu quyết, trao quyền cho một người khác (người được ủy quyền) để thay mặt mình tham dự cuộc họp ĐHCĐ và thực hiện các quyền biểu quyết liên quan đến số cổ phần được ủy quyền. Nói cách khác, ủy quyền là quá trình chuyển giao quyền biểu quyết từ cổ đông sang người khác. Quá trình này giúp cổ đông vắng mặt vẫn tác động đến các quyết nghị. Người đại diện sẽ có quyền biểu quyết tương ứng với số cổ phần được ủy quyền. Vì vậy, việc quản lý đại hội cổ đông hiệu quả cần chú trọng quy trình này. Hơn nữa, tối ưu hóa ủy quyền góp phần đảm bảo tính minh bạch và thông suốt cho đại hội.

Cơ sở pháp lý  ủy quyền tham dự ĐHCĐ được quy định chi tiết tại Điều 144 của Luật Doanh nghiệp 2020. Điều luật này khẳng định rõ ràng quyền của cổ đông được ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp và biểu quyết. Văn bản ủy quyền cần tuân thủ các quy định của pháp luật. Trong đó đặc biệt cần nêu rõ thông tin của người ủy quyền, người được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền. Bên cạnh Luật Doanh nghiệp, các nguyên tắc chung về ủy quyền trong Bộ luật Dân sự cũng được áp dụng trong ĐHCĐ. Các văn bản pháp lý liên quan còn giúp ngăn chặn các hành vi gian lận.
Họ đảm bảo rằng quyền lợi của cổ đông luôn được bảo vệ. Điều này góp phần xây dựng niềm tin trong quá trình tổ chức đại hội cổ đông.

1.2. Các hình thức ủy quyền tham dự Đại hội cổ đông phổ biến

Hiện nay, có hai hình thức ủy quyền phổ biến được áp dụng trong ĐHCĐ, bao gồm:

• Ủy quyền truyền thống: Cổ đông ký vào mẫu giấy ủy quyền theo quy định của ĐHCĐ. Cổ đông lập một văn bản giấy, ký tên và gửi cho người được ủy quyền và ban tổ chức.
• Ủy quyền trực tuyến: Cổ đông thực hiện qua hệ thống số hóa. Tận dụng các nền tảng công nghệ giúp cổ đông thực hiện ủy quyền từ xa thông qua Internet.

Mỗi hình thức có ưu và nhược điểm riêng. Hình thức qua văn bản vẫn được sử dụng rộng rãi nhưng tồn tại một số hạn chế nhất định. Ngược lại, ủy quyền điện tử vẫn còn là hình thức mới với phần lớn doanh nghiệp. Nhiều ban tổ chức ĐHCĐ gặp nhiều rào cản trong việc áp dụng công nghệ vào việc tổ chức. Việc áp dụng hiệu quả phụ thuộc vào quy mô và tính chất của đại hội cổ đông. Ta có thể thấy sự phát triển của công nghệ mở ra nhiều phương thức tham gia, biểu quyết ĐHCĐ. Trong đó, ủy quyền trực tuyến đang dần nổi lên như một xu hướng tất yếu.

2. Những thách thức của phương thức ủy quyền truyền thống

Mặc dù hình thức ủy quyền bằng văn bản vẫn còn rất phổ biến, phương pháp truyền thống này tồn tại nhiều hạn chế và gây ra không ít khó khăn cho cả cổ đông lẫn ban tổ chức ĐHCĐ.

• Chi phí in ấn, gửi thư và quản lý văn bản: Với doanh nghiệp có nhiều cổ đông, xử lý hàng nghìn văn bản ủy quyền trở thành gánh nặng hành chính và tài chính. Cổ đông ở xa cũng gặp khó khăn khi phải in ấn, ký tên và gửi thư về công ty. Quy trình này không chỉ tốn kém thời gian mà còn phát sinh chi phí bưu điện đáng kể.
• Mất nhiều thời gian và công sức: Ủy quyền theo cách truyền thống đòi hỏi thời gian từ cả hai phía. Bên nhận và bên gửi đều có thể mắc sai sót trong quá trình xử lý. Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể gây rắc rối khi tổ chức và biểu quyết tại đại hội.
• Khó khăn trong theo dõi và quản lý: Ban tổ chức phải kiểm soát chính xác danh sách cổ đông ủy quyền và số phiếu tương ứng. Khi cơ cấu cổ đông phân tán hoặc số lượng cổ phần thay đổi, việc này càng phức tạp. Nếu không quản lý chặt chẽ, nguy cơ tranh chấp hoặc khiếu nại sẽ gia tăng.
• Vấn đề về bảo mật thông tin: Phương thức ủy quyền trên giấy không đáp ứng yêu cầu bảo mật. Văn bản có thể bị mất mát hoặc làm giả. Điều này có thể có ngy cơ làm lộ thông tin cá nhân của cổ đông. Từ đó gây mất lòng tin và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

3. Xu hướng ứng dụng chữ ký điện tử trong ủy quyền ĐHĐCĐ

3.1. Chữ Ký Điện Tử Là Gì?

Theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu.

Luật này cũng quy định rõ giá trị pháp lý của chữ ký điện tử. Thêm vào đó, nó khẳng định rằng chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý. Các văn bản pháp lý như Nghị định 23/2025/NĐ-CP cũng tiếp tục hoàn thiện hành lang pháp lý cho việc sử dụng chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy.

3.2. Lợi Ích Của Chữ Ký Điện Tử Trong Quy Trình Ủy Quyền

Việc ứng dụng chữ ký điện tử trong quy trình ủy quyền mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tăng cường bảo mật và xác thực dữ liệu: Với công nghệ mã hóa tiên tiến, chữ ký điện tử ngăn chặn nguy cơ giả mạo và sửa đổi trái phép. Giải pháp này đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin và bảo vệ quyền lợi cổ đông.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực:  Chữ ký điện tử loại bỏ chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ văn bản giấy. Điều này cũng giúp giảm chi phí hành chính và nguồn lực quản lý hồ sơ.
• Đơn giản hóa thủ tục và tăng tính tiện lợi: Cổ đông có thể thực hiện ủy quyền từ xa một cách nhanh chóng và dễ dàng. Qua các thiết bị điện tử, họ không cần gửi giấy tờ phức tạp như trước.
• Nâng cao hiệu quả và tốc độ xử lý: Hệ thống tự động hóa quy trình giúp giảm công sức và thời gian cho ban tổ chức. Đồng thời, nó giảm nguy cơ sai sót do xử lý thủ công.
• Tăng cường tính minh bạch: Mọi giao dịch được lưu trữ điện tử, dễ kiểm tra và truy xuất mọi lúc, mọi nơi.
• Bảo vệ môi trường: Việc giảm sử dụng giấy tờ trong quy trình ủy quyền góp phần bảo vệ môi trường. Điều này thúc đẩy hướng tới văn phòng không giấy tờ.

3.3. Thực trạng ứng dụng chữ ký điện tử trong ĐHCĐ

Thực tế cho thấy, xu hướng ứng dụng chữ ký điện tử trong ĐHĐCĐ tại Việt Nam đang ngày càng trở nên phổ biến. Theo thống kê của Bộ Thông tin và Truyền thông, tỷ lệ dân số trưởng thành của Việt Nam có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử đã tăng đáng kể, từ 3% năm 2022 lên 13,5% vào năm 2024. Nhiều doanh nghiệp nhận thấy lợi ích to lớn mà công nghệ này mang lại. Chính vì vậy họ bắt đầu chuyển đổi sang các giải pháp điện tử. Quá trình này giúp nâng cao hiệu quả tổ chức và giảm thiểu rủi ro. Các doanh nghiệp đã ghi nhận được sự cải thiện đáng kể về tốc độ xử lý thông tin.

Hiện nay, hành lang pháp lý cho việc tổ chức ĐHCĐ trực tuyến vẫn đang trong quá trình hoàn thiện. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp tiên phong chuyển đổi số. Chữ ký điện tử mang lại sự tiện lợi, an toàn và hiệu quả. Đây là yếu tố chính thúc đẩy ứng dụng công nghệ này.

4. UVote – Giải pháp tối ưu hóa quy trình ủy quyền với chữ ký điện tử

Hiện nay, doanh nghiệp đang tích cực ứng dụng những giải pháp tối ưu hóa quy trình ủy quyền. Một trong số đó là giải pháp UVote đến từ akaBot (FPT). UVote không chỉ là một nền tảng biểu quyết điện tử. Hơn thế, UVote cung cấp một giải pháp toàn diện cho việc tổ chức và vận hành ĐHCĐ, bao gồm cả quy trình ủy quyền.

UVote được tích hợp với FPT.eSign, giải pháp chữ ký điện tử uy tín của FPT. Điều này cho phép cổ đông thực hiện việc ủy quyền nhanh chóng và an toàn ngay trên nền tảng. Việc tích hợp kí điện tử tăng độ tin cậy và uy tín trong quá trình xử lý ủy quyền. Hơn 1 triệu cổ đông và người dùng đã tham gia biểu quyết trên UVote. Có thể nói giải pháp  đã chứng minh được sự tin cậy và hiệu quả của mình .

UVote mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cổ đông trong quy trình ủy quyền tại ĐHĐCĐ. Nền tảng này tự động hóa quy trình ủy quyền điện tử. Từ đó giúp ban tổ chức quản lý thông tin cổ đông dễ dàng. UVote cho phép theo dõi tình trạng ủy quyền và tổng hợp kết quả biểu quyết nhanh chóng, chính xác. Theo thống kê, các doanh nghiệp sử dụng UVote đã tiết kiệm được đến 67% thời gian quản lý cổ đông. Đồng thời, mức độ hài lòng của cổ đông tăng 35%.

Trải nghiệm giải pháp UVote ngay hôm nay để tối ưu hóa quy trình tổ chức ĐHCĐ của doanh nghiệp bạn tại đây.