Doanh nghiệp cần nắm rõ các lưu ý khi tổ chức họp đại hội cổ đông để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật Việt Nam.
1. Thời gian họp
Theo Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, đại hội cổ đông thường niên phải được tổ chức trong vòng 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Hội đồng quản trị công ty có thể gia hạn họp ĐHĐCĐ thường niên trong trường hợp cần thiết (nếu Điều lệ công ty có quy định), nhưng không quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
2. Điều kiện tiến hành họp
Cuộc họp ĐHĐCĐ được tiến hành nếu số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 65% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết, tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định
Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành, cuộc họp lần thứ hai được triệu tập trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất và phải có cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết, tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Nếu cuộc họp lần thứ hai cũng không đủ điều kiện tiến hành thì cuộc họp lần thứ ba được triệu tập trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai.
3. Thời gian gửi thư mời họp của cổ đông
Thông báo mời họp phải được gửi đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.
4. Hình thức tổ chức họp
Doanh nghiệp được tổ chức họp đại hội cổ đông theo các hình thức:
- Họp trực tiếp;
- Họp trực tiếp kết hợp họp trực tuyến
- Họp trực tuyến toàn bộ
Việc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên không được tổ chức dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản
Hiện nay, hình tổ chức họp đại hội cổ đông trực tuyến đang được doanh nghiệp lớn thực hiện vì sự tiện lợi (cổ đông không cần di chuyển xa), quy trình tổ chức rút gọn, tiết kiệm thời gian và chi phí nhờ sự hỗ trợ của công nghệ.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp tổ chức họp ĐHCĐ theo hình thức trực tuyến thì cần bổ sung vào Điều lệ công ty quy chế tổ chức cụ thể.
5. Công bố thông tin
- Doanh nghiệp phải xây dựng và công bố quy định về trình tự, thủ tục triệu tập và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông trên website công ty, bao gồm: thông báo mời họp, mẫu chỉ định đại diện theo uỷ quyền dự họp, chương trình họp, phiếu biểu quyết, các tài liệu thảo luận làm cơ sở thông qua quyết định và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp.
- Gửi thông báo mời họp cho các cổ đông và hướng dẫn truy cập trang thông tin điện tử về việc họp và tài liệu họp Đại hội đồng cổ đông trước khi khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông chậm nhất là 15 ngày.
- Gửi thông báo về việc chốt danh sách cổ đông có quyền dự họp cho Sở Giao dịch Chứng khoán, Trung tâm Lưu ký Chứng khoán chậm nhất 10 ngày làm việc trước ngày chốt danh sách.
6. Ứng cử, đề cử thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
- Thông tin liên quan đến các ứng viên Hội đồng quản trị phải được công bố trên website công ty trước ngày họp ít nhất 7 ngày.
- Các cổ đông nắm giữ cổ phần có quyền biểu quyết trong thời hạn liên tục ít nhất sáu (06) tháng tính đến thời điểm chốt danh sách cổ đông dự họp thì có quyền gộp số quyền biểu quyết để đề cử các ứng viên Hội đồng quản trị.
- Đối với Ban kiểm soát, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, việc ứng cử, đề cử thành viên Ban kiểm soát được thực hiện tương tự việc ứng cử, đề cử thành viên Hội đồng quản trị.
- Trường hợp thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát của công ty chưa đáp ứng theo các quy định mới của Thông tư 121/2012/TT-BTC tại Điều 10, 11, 18, và 19 thì công ty cần tổ chức bầu lại để đảm bảo tuân thủ quy định.
7. Công bố thông tin sau đại hội
Nghị quyết và Biên bản Đại hội đồng cổ đông phải được công bố trên website Công ty và gửi cho Uỷ ban chứng khoán nhà nước, Sở giao dịch chứng khoán trong thời hạn 24 giờ kể từ khi kết thúc cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
Biên bản Đại hội phải có chữ ký xác nhận của Chủ tọa đại hội và Thư ký và được lập theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
UVote là nền tảng tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến uy tín, được xây dựng bởi akaBot – FPT, đã vượt qua các vòng kiểm duyệt gắt gao về độ bảo mật, tính an toàn thông tin và Chứng chỉ bảo mật quốc tế ISO/IEC 27001:2013 để trở thành lựa chọn hàng đầu trong giải pháp tổ chức đại hội cổ đông cho các doanh nghiệp lớn như: Vingroup, Quỹ VinaCapital, VietJet, Vinamilk, HDBank, Manulife…, kết nối hơn 1 triệu cổ đông.
Trong chiến dịch “Ưu đãi mùa đại hội cổ đông 2024”, các chương trình của UVote gồm có:
1. Đăng ký tài khoản trải nghiệm miễn phí – Không giới hạn số đại hội được dùng thử
2. Tặng 01 lần tổ chức đại hội cổ đông cho doanh nghiệp
3. Giảm tới 50% cho các nhóm công ty
