Mẫu biên bản họp đại hội cổ đông giúp thư ký ghi đủ nội dung bắt buộc và hoàn thành biên bản ngay tại cuộc họp. Lý do cần làm đúng: biên bản họp là văn bản duy nhất ghi lại toàn bộ diễn biến và kết quả của đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ). Khi có cổ đông yêu cầu hủy bỏ nghị quyết, biên bản là bằng chứng đầu tiên được xem xét. Vì vậy, một biên bản thiếu nội dung bắt buộc hoặc chưa được thông qua tại cuộc họp có thể khiến cả kỳ đại hội bị khiếu nại.
Bài viết cung cấp mẫu biên bản họp đại hội cổ đông thường niên 2027 dạng Word, đủ nội dung theo Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, kèm hướng dẫn điền từng mục.
Tải mẫu biên bản họp ĐHĐCĐ 2027 (Word)
Mẫu biên bản họp đại hội cổ đông phải có những nội dung gì?
Theo khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp ĐHĐCĐ phải được lập bằng tiếng Việt (có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài) và có các nội dung chủ yếu sau:
- Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp.
- Thời gian và địa điểm họp.
- Chương trình họp và nội dung cuộc họp.
- Họ, tên chủ tọa và thư ký.
- Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại cuộc họp về từng vấn đề trong chương trình.
- Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp.
- Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề: phương thức biểu quyết; tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp.
- Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng.
- Họ, tên và chữ ký của chủ tọa và thư ký.
Tải mẫu biên bản họp đại hội cổ đông thường niên 2027 (Word)
Mẫu biên bản họp đại hội cổ đông này được thiết kế cho kỳ họp thường niên của công ty cổ phần, dùng được cho cả họp trực tiếp, trực tuyến và hybrid. Mẫu gồm:
- Phần thông tin doanh nghiệp, thời gian, địa điểm và hình thức họp.
- Phần thành phần tham dự và báo cáo thẩm tra tư cách cổ đông.
- Phần diễn biến cuộc họp theo từng nội dung.
- Bảng kết quả biểu quyết cho từng vấn đề và bảng kết quả bầu cử.
- Phần thông qua biên bản và chữ ký.
- Danh mục tài liệu kèm theo.
Hướng dẫn điền mẫu biên bản họp đại hội cổ đông
| Mục trong mẫu | Cách điền | Lỗi hay gặp |
| Thông tin doanh nghiệp | Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp đúng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp | Dùng địa chỉ văn phòng giao dịch thay vì trụ sở chính |
| Thời gian, địa điểm | Giờ khai mạc, giờ bế mạc; địa điểm là nơi chủ tọa tham dự. Nếu họp trực tuyến, ghi thêm nền tảng sử dụng | Không ghi hình thức họp khi có cổ đông tham dự trực tuyến |
| Thẩm tra tư cách | Số cổ đông và số cổ phần dự họp (trực tiếp, ủy quyền, trực tuyến), tỷ lệ trên tổng số phiếu biểu quyết, kết luận đủ điều kiện tiến hành | Không cập nhật khi có cổ đông đăng ký muộn |
| Chủ tọa, thư ký, Ban kiểm phiếu | Họ tên, chức vụ; ghi rõ Ban kiểm phiếu được ĐHĐCĐ bầu với tỷ lệ bao nhiêu | Thiếu kết quả biểu quyết bầu Ban kiểm phiếu |
| Diễn biến cuộc họp | Tóm tắt từng nội dung đã trình bày và ý kiến phát biểu, kể cả câu hỏi của cổ đông và câu trả lời | Bỏ qua các ý kiến phản đối |
| Kết quả biểu quyết | Mỗi vấn đề một dòng: phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành, không có ý kiến, kèm tỷ lệ | Tổng tỷ lệ không khớp 100% do làm tròn |
| Kết quả bầu cử | Số phiếu bầu cho từng ứng viên, tỷ lệ, người trúng cử theo thứ tự từ cao xuống thấp | Không nêu cách xử lý khi có ứng viên bằng phiếu |
| Thông qua biên bản | Thời điểm thông qua và tỷ lệ tán thành, trước giờ bế mạc | Thông qua biên bản sau khi cuộc họp đã kết thúc |
Biên bản, biên bản kiểm phiếu và nghị quyết khác nhau thế nào?
Mẫu biên bản họp đại hội cổ đông chỉ là một trong ba văn bản chốt kết quả đại hội. Ba văn bản có vai trò và người ký khác nhau:
| Văn bản | Ghi lại điều gì | Ai ký |
| Biên bản kiểm phiếu | Chi tiết số phiếu cho từng nội dung biểu quyết, bầu cử | Ban kiểm phiếu |
| Biên bản họp | Toàn bộ diễn biến và kết quả cuộc họp | Chủ tọa và thư ký |
| Nghị quyết | Các quyết định đã được thông qua, dùng để thực hiện | Chủ tọa (theo Điều lệ) |
Thời hạn: thông qua, gửi và công bố biên bản
- Thông qua: biên bản phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp (khoản 2 Điều 150). Vì vậy nên in sẵn mẫu biên bản họp đại hội cổ đông và điền số liệu ngay trong lúc họp.
- Gửi cổ đông: trong 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp. Biên bản kiểm phiếu có thể thay bằng việc đăng lên website công ty.
- Công ty đại chúng: công bố thông tin về nghị quyết và biên bản họp trong thời hạn công bố thông tin bất thường (24 giờ). [Pháp chế xác nhận điều khoản]
- Lưu trữ: giữ biên bản cùng danh sách đăng ký dự họp, phiếu biểu quyết, giấy ủy quyền, biên bản kiểm phiếu và tài liệu họp.
Vì sao biên bản chuẩn quan trọng: rủi ro bị hủy nghị quyết
Theo Điều 151 Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên có quyền yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài hủy bỏ nghị quyết trong 90 ngày kể từ ngày nhận được nghị quyết hoặc biên bản. Căn cứ gồm: trình tự, thủ tục triệu tập họp và ra quyết định vi phạm nghiêm trọng, hoặc nội dung nghị quyết vi phạm pháp luật, Điều lệ. Dùng mẫu biên bản họp đại hội cổ đông có đủ nội dung luật định, khớp với biên bản kiểm phiếu và nhật ký biểu quyết, là cách tốt nhất để chứng minh đại hội đã diễn ra đúng trình tự.
Xuất biên bản tự động thay vì gõ tay
Điểm khó nhất của biên bản là phải hoàn thành ngay tại cuộc họp, với số liệu chính xác đến từng phiếu. Khi biểu quyết trên UVote, số cổ đông dự họp, kết quả từng vấn đề và kết quả bầu cử được điền tự động vào mẫu biên bản họp đại hội cổ đông. Thư ký chỉ cần bổ sung phần diễn biến và ý kiến phát biểu.
ĐẶT LỊCH DEMO GIẢI PHÁP UVOTE NGAY
Câu hỏi thường gặp
Biên bản họp đại hội cổ đông có bắt buộc theo mẫu nào không? Không có mẫu bắt buộc. Doanh nghiệp tự soạn, miễn là có đủ nội dung theo khoản 1 Điều 150 và Điều lệ công ty.
Biên bản có thể lập bằng tiếng Anh không? Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài cho cổ đông nước ngoài.
Có thể hoàn thiện biên bản sau đại hội rồi ký sau được không? Không. Biên bản phải được làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.
Họp trực tuyến thì biên bản ghi địa điểm thế nào? Địa điểm họp là nơi chủ tọa tham dự và phải ở Việt Nam (khoản 1 Điều 139). Nên ghi thêm hình thức họp và nền tảng trực tuyến sử dụng.
Biên bản phải gửi cho cổ đông khi nào? Trong 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp.
Tham khảo Cẩm nang tổ chức ĐHĐCĐ 2027
Mẫu mang tính tham khảo. Doanh nghiệp nên điều chỉnh theo Điều lệ và tham khảo ý kiến luật sư.
