Ủy quyền đại hội nhà đầu tư điện tử: Giải pháp số hóa cho doanh nghiệp tài chính

Trong bối cảnh thị trường tài chính sôi động, việc quản trị hiệu quả, minh bạch các quỹ đầu tư trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Một trong những sự kiện quan trọng trong năm đối với các nhà đầu tư là Đại hội nhà đầu tư. Tuy nhiên, không phải nhà đầu tư nào cũng có thể trực tiếp tham dự các cuộc họp này. Chính vì vậy, cơ chế ủy quyền đã ra đời như một công cụ thiết yếu, đảm bảo mọi nhà đầu tư đều có thể thực hiện quyền biểu quyết của mình, dù ở bất cứ đâu.

1. Ủy quyền trong đại hội nhà đầu tư là gì? Các hình thức ủy quyền phổ biến

1.1. Ủy quyền trong Đại hội nhà đầu tư

Ủy quyền trong đại hội nhà đầu tư là việc một nhà đầu tư (bên ủy quyền), vì lý do nào đó không thể trực tiếp tham dự cuộc họp, chỉ định một cá nhân hoặc tổ chức khác (bên nhận ủy quyền) thay mặt mình tham dự và thực hiện quyền biểu quyết đối với các vấn đề trong chương trình nghị sự.

Mục đích cốt lõi của việc ủy quyền là đảm bảo quyền lợi và tiếng nói của mọi nhà đầu tư được thể hiện một cách đầy đủ và hợp lệ tại đại hội nhà đầu tư, ngay cả khi họ không thể có mặt. Điều này góp phần nâng cao tính đại diện và giá trị pháp lý cho các quyết định được thông qua tại đại hội.

1.2. Các hình thức ủy quyền phổ biến

Hiện nay, có hai hình thức ủy quyền chính thường được áp dụng tại các đại hội nhà đầu tư:

Ủy quyền truyền thống (bằng giấy tờ):

Đây là hình thức phổ biến từ trước đến nay. Nhà đầu tư sẽ nhận được mẫu Giấy ủy quyền. Nhà đầu tư điền đầy đủ thông tin của mình và người được ủy quyền, nội dung ủy quyền, ký tên. Sau đó gửi bản cứng về địa chỉ do Ban tổ chức đại hội nhà đầu tư quy định trước một thời hạn nhất định. Khi đến tham dự đại hội, người được ủy quyền phải xuất trình giấy tờ tùy thân và Giấy ủy quyền hợp lệ để Ban tổ chức kiểm tra tư cách.

Ủy quyền điện tử:

Đây là hình thức ủy quyền hiện đại, được thực hiện hoàn toàn thông qua các nền tảng trực tuyến do công ty quản lý quỹ hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ phát triển. Nhà đầu tư truy cập vào hệ thống, điền thông tin ủy quyền trực tuyến, thực hiện các bước xác thực danh tính và xác nhận hoàn tất việc ủy quyền. Hình thức ủy quyền không giấy tờ này đang trở thành xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số, giúp khắc phục hiệu quả những hạn chế của phương pháp truyền thống

2. Những thách thức của phương thức ủy quyền truyền thống

Quy trình ủy quyền qua giấy tờ đang đối mặt với nhiều khó khăn, gây tốn kém và tiềm ẩn rủi ro cho cả ban tổ chức lẫn nhà đầu tư.

2.1. Chi phí tốn kém

Việc tổ chức một đại hội nhà đầu tư theo phương thức truyền thống, đặc biệt là khâu ủy quyền bằng giấy tờ, tiêu tốn một khoản chi phí không nhỏ:

Chi phí in ấn: Bao gồm in thư mời, tài liệu họp, và đặc biệt là mẫu Giấy ủy quyền với số lượng lớn, tương ứng với số lượng nhà đầu tư.
Chi phí bưu chính: Việc gửi thư mời kèm giấy ủy quyền đến từng nhà đầu tư và chi phí để nhà đầu tư gửi lại giấy ủy quyền đã ký (đặc biệt với nhà đầu tư ở xa hoặc nước ngoài) là một khoản đáng kể.

2.2. Tốn thời gian và công sức

Quy trình ủy quyền giấy tờ đòi hỏi nhiều thời gian và công sức từ cả hai phía:

Thời gian chuẩn bị kéo dài: Ban tổ chức cần thời gian để chuẩn bị tài liệu, in ấn, đóng gói, gửi đi và chờ đợi nhà đầu tư gửi Giấy ủy quyền về. Quá trình này có thể mất vài tuần đến vài tháng.
Nhân lực kiểm tra thủ công: Khi nhận lại Giấy ủy quyền, ban tổ chức phải bố trí nhân sự để kiểm tra tính hợp lệ của từng phiếu: thông tin có đầy đủ không, chữ ký có khớp không, có đúng mẫu không…. Việc này tốn nhiều công sức, đặc biệt với các quỹ có hàng nghìn nhà đầu tư.
Thời gian kiểm phiếu: Tại đại hội, việc kiểm phiếu biểu quyết (bao gồm cả phiếu của người tham dự trực tiếp và phiếu của người được ủy quyền) bằng phương pháp thủ công thường mất nhiều thời gian, dễ dẫn đến kéo dài thời gian họp và chậm công bố kết quả.

2.3. Rủi ro sai sót và gian lận

Quy trình thủ công luôn tiềm ẩn những rủi ro về sai sót và khả năng gian lận:

Thất lạc giấy tờ: Giấy ủy quyền có thể bị thất lạc trong quá trình vận chuyển qua đường bưu điện hoặc trong quá trình lưu trữ, xử lý của ban tổ chức.
Rủi ro giả mạo: Việc xác thực chữ ký trên giấy ủy quyền là một thách thức trong thời đại hiện nay. Nguy giấy tờ bị giả mạo ngày càng cao, đặc biệt khi không có quy trình đối chiếu chặt chẽ.
Thiếu minh bạch: Quá trình kiểm phiếu thủ công có thể thiếu sự giám sát chặt chẽ, dễ dẫn đến nghi ngờ về tính minh bạch và khách quan, tiềm ẩn nguy cơ xảy ra tranh chấp về kết quả. Khi kết quả bị nghi ngờ, niềm tin của nhà đầu tư vào ban tổ chức và công ty quản lý quỹ sẽ bị suy giảm nghiêm trọng.

2.4. Vấn đề hậu cần và tiếp cận giấy ủy quyền

Việc sử dụng giấy tờ vật lý tạo ra nhiều rào cản về hậu cần và khả năng tiếp cận cho nhà đầu tư:

Phức tạp trong thu thập: Việc thu thập giấy ủy quyền từ các nhà đầu tư phân tán về mặt địa lý, đặc biệt là những người ở tỉnh xa hoặc nước ngoài, là một bài toán hậu cần phức tạp với Ban tổ chức.
Khó khăn cho nhà đầu tư: Nhà đầu tư có thể gặp khó khăn khi tìm và tải mẫu giấy ủy quyền từ website, hoặc không nhận được hướng dẫn đầy đủ, rõ ràng về cách thức điền và gửi.
Thủ tục phiền hà: Trong một số trường hợp, giấy ủy quyền có thể yêu cầu công chứng hoặc chứng thực, làm tăng thêm thủ tục và chi phí cho nhà đầu tư.
Hạn chế tham gia: Những rào cản về thủ tục, thời gian và khoảng cách địa lý khiến nhiều nhà đầu tư, đặc biệt là nhà đầu tư cá nhân, nhỏ lẻ, không thể thực hiện quyền ủy quyền của mình, làm giảm tỷ lệ tham gia biểu quyết và ảnh hưởng đến tính đại diện của các quyết định tại đại hội nhà đầu tư.

3. Xu hướng và lợi ích ứng dụng giải pháp ủy quyền đại hội nhà đầu tư không giấy tờ

Trước những bất cập của phương thức truyền thống, việc chuyển đổi sang các giải pháp số hóa, đặc biệt là ủy quyền điện tử/ủy quyền không giấy tờ, đang trở thành một xu hướng tất yếu trong việc tổ chức đại hội nhà đầu tư của các doanh nghiệp tài chính.

Theo ông Đoàn Hữu Hậu – Giám đốc Dịch vụ Chuyển đổi số và Ứng dụng AI tại FPT Digital cho rằng: “Chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà là điều kiện bắt buộc để DN tồn tại và phát triển. Ông cho biết sau đại dịch COVID-19, hành vi tiêu dùng đã thay đổi đáng kể, buộc các DN phải thích nghi nhanh hơn, áp dụng công nghệ vào mọi hoạt động của DN, bao gồm cả việc tổ chức Đại hội.”

So với phương thức truyền thống, ủy quyền điện tử mang lại những lợi ích vượt trội và toàn diện:

Tiết kiệm chi phí và thời gian: Doanh nghiệp có thể cắt giảm tới 60-80% chi phí liên quan đến giấy tờ, bưu chính, nhân sự và rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị, tổ chức đại hội. Thời gian chuẩn bị có thể giảm từ 2-3 tháng xuống chỉ còn 1 tháng.
Tăng cường bảo mật và chính xác:
- Các phương thức xác thực điện tử hiện đại như OTP, eKYC , xác thực CCCD gắn chip giúp định danh chính xác nhà đầu tư, ngăn chặn hiệu quả nguy cơ giả mạo giấy ủy quyền.
- Hệ thống tự động hóa xử lý dữ liệu ủy quyền và kiểm phiếu một cách chính xác, loại bỏ hoàn toàn các sai sót do yếu tố con người gây ra.
- Thông tin ủy quyền và dữ liệu biểu quyết được mã hóa, lưu trữ an toàn trên nền tảng số, tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật.
Nâng cao tính minh bạch: Toàn bộ quá trình ủy quyền điện tử và biểu quyết được ghi nhận tự động, rõ ràng trên hệ thống. Kết quả kiểm phiếu được tổng hợp và công bố nhanh chóng, minh bạch, giúp củng cố niềm tin của nhà đầu tư.
Cải thiện trải nghiệm và tăng cường sự tham gia của nhà đầu tư:
- Nhà đầu tư, dù ở bất kỳ đâu, chỉ cần có thiết bị kết nối internet là có thể dễ dàng thực hiện việc ủy quyền hoặc tham gia biểu quyết trực tuyến một cách nhanh chóng và thuận tiện.
- Giao diện các nền tảng ủy quyền điện tử thường được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng.
Đảm bảo tính pháp lý: Với việc tích hợp chữ ký điện tử được pháp luật công nhận, các giao dịch ủy quyền điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý như văn bản giấy có chữ ký tay. Điều này giải quyết được một trong những băn khoăn lớn nhất khi chuyển đổi sang hình thức điện tử.
Thân thiện môi trường: Việc loại bỏ hoàn toàn giấy tờ trong quy trình ủy quyền góp phần bảo vệ môi trường. Đây là hành động thiết thực, phù hợp với cam kết hướng tới mục tiêu Net Zero mà nhiều quốc gia và doanh nghiệp đang theo đuổi, thể hiện trách nhiệm xã hội và phát triển bền vững của công ty quản lý quỹ.

4. UVote – Giải pháp số hóa hóa quy trình ủy quyền điện tử

Trong số các giải pháp công nghệ hỗ trợ tổ chức đại hội nhà đầu tư và số hóa quy trình ủy quyền tại Việt Nam, UVote được đánh giá là một nền tảng công nghệ hàng đầu, phát triển bởi FPT và đã nhận được sự tin tưởng của nhiều doanh nghiệp lớn và công ty quản lý quỹ lớn như VCBF, Manulife Investment Management (Việt Nam)… Nền tảng này tích hợp các cộng nghệ tiên tiến như chữ ký điện tử, định danh điện tử, cùng với phần mềm tự động hóa và ứng dụng công nghệ AI, phù hợp với hình thức tổ chức trực tuyến và kết hợp.

UVote cung cấp một giải pháp toàn diện, số hóa toàn bộ các bước liên quan đến ủy quyền và biểu quyết trong đại hội nhà đầu tư:

Thiết lập và gửi thư mời: Ban tổ chức dễ dàng thiết lập Đại hội trên hệ thống UVote. Hệ thống có thể tự động gửi thư mời họp được cá nhân hóa đến từng nhà đầu tư, kèm theo đường dẫn để truy cập hệ thống khai báo ủy quyền hoặc tham gia họp trực tuyến.
Khai báo ủy quyền trực tuyến “không giấy tờ”: UVote tích hợp phần mềm FPT.eSign và FPT.eContract cho phép cổ đông ủy quyền trực tuyến Theo Nghị định số 23/2025/NĐCP quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy. Giải pháp giúp tối ưu luồng ủy quyền của cổ đông, giảm thiểu giấy tờ và tối ưu luồng quản lý của doanh nghiệp.
Xác thực/Định danh danh tính: Để đảm bảo an toàn và chống giả mạo, UVote ứng dụng công nghệ xác thực danh tính tiên tiến của FPT – FPT.IDCheck kết hợp dịch vụ xác thực thẻ CCCD gắn Chip của Bộ Công an.
Phê duyệt Ủy quyền: Ban tổ chức có thể theo dõi, quản lý và phê duyệt các yêu cầu ủy quyền điện tử của nhà đầu tư một cách tập trung ngay trên giao diện quản trị của UVote.

Tổng kết:

Quy trình ủy quyền tại đại hội nhà đầu tư đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo quyền lợi biểu quyết của tất cả nhà đầu tư. Tuy nhiên, phương thức ủy quyền truyền thống bằng giấy tờ đã bộc lộ quá nhiều hạn chế, không còn phù hợp với bối cảnh hiện tại và yêu cầu quản trị ngày càng cao của ngành tài chính hiện đại. Sự phát triển của các giải pháp ủy quyền điện tử “không giấy tờ” đang mở ra một chương mới cho công tác tổ chức đại hội nhà đầu tư. Việc áp dụng ủy quyền không giấy tờ không chỉ là một cải tiến về mặt công nghệ mà còn là một bước đi chiến lược, thể hiện sự chuyên nghiệp và cam kết của doanh nghiệp tài chính đối với nhà đầu tư.

Tìm hiểu về UVote và nhận tư vấn tại: https://uvote.vn/lien-he-tu-van/