Tổ chức đại hội cổ đông bất thường là một quy trình có yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt, nhưng lại cần được triển khai nhanh chóng và chính xác trong bối cảnh nhiều biến động nội tại hoặc thay đổi chiến lược của doanh nghiệp. Xu hướng tổ chức đại hội cổ đông bất thường trực tuyến cho phép doanh nghiệp vừa tuân thủ đúng quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, vừa tối ưu hiệu quả tổ chức trong thực tế. Không chỉ đơn thuần là thay đổi hình thức, họp trực tuyến còn mở ra khả năng cá nhân hóa quy trình mời họp, chuẩn hóa kiểm phiếu và tăng tính minh bạch cho toàn bộ hoạt động ra quyết định ở cấp cổ đông.
Họp đại hội cổ đông bất thường – Nhu cầu cấp thiết nhưng không dễ tổ chức
Khác với đại hội đồng cổ đông thường niên, các kỳ họp bất thường thường được triệu tập để giải quyết các vấn đề khẩn cấp hoặc phát sinh ngoài kế hoạch như:
- Miễn nhiệm hoặc bầu bổ sung thành viên HĐQT, Ban kiểm soát
- Sửa đổi điều lệ công ty
- Thay đổi mô hình quản trị, phát hành cổ phiếu
- Sáp nhập, chia tách hoặc giải thể doanh nghiệp
Tuy nhiên, việc tổ chức ĐHĐCĐ bất thường truyền thống gặp nhiều trở ngại như thời gian gấp rút, chi phí hậu cần cao, khó triệu tập đông đủ cổ đông, đặc biệt với các doanh nghiệp có cổ đông phân tán trên nhiều tỉnh, thành hoặc quốc gia.
Đây chính là lý do xu hướng tổ chức đại hội cổ đông bất thường trực tuyến đang ngày càng được ưa chuộng.
Xu hướng tất yếu: Họp đại hội cổ đông bất thường trực tuyến
Trong bối cảnh công nghệ phát triển, kết hợp với yêu cầu linh hoạt từ các cổ đông ở xa, các doanh nghiệp đang chuyển đổi sang tổ chức ĐHĐCĐ bất thường trực tuyến nhằm:
- Rút ngắn thời gian chuẩn bị, giảm chi phí in ấn – hậu cần
- Tăng tỷ lệ tham dự của cổ đông
- Đảm bảo minh bạch hóa quá trình biểu quyết
- Kiểm soát chặt tư cách cổ đông và giấy ủy quyền
Hành lang pháp lý cho họp đại hội cổ đông trực tuyến
Việc tổ chức họp đại hội cổ đông trực tuyến hiện nay đã có cơ sở pháp lý rõ ràng và ngày càng hoàn thiện.
Theo khoản 3 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông được công nhận là đã tham dự và biểu quyết tại cuộc họp nếu tham dự thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác. Đây là quy định quan trọng xác lập tính hợp pháp của hình thức họp từ xa.
Ngoài ra, Điều 147 của cùng luật cho phép thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản. Điều này tạo tiền đề cho doanh nghiệp triển khai mô hình họp trực tuyến hoàn toàn hoặc kết hợp (hybrid).
Đặc biệt, đối với công ty đại chúng, khoản 3 Điều 273 Nghị định 155/2020/NĐ-CP quy định rõ rằng công ty phải xây dựng quy chế nội bộ về quản trị, trong đó bao gồm quy trình cho cổ đông tham dự họp trực tuyến, phát biểu và biểu quyết bằng công nghệ thông tin. Điều lệ và quy chế nội bộ chính là cơ sở để doanh nghiệp triển khai các kỳ họp số hóa hợp lệ.
Tóm lại, pháp luật hiện hành đã công nhận giá trị pháp lý của họp trực tuyến, đồng thời trao quyền chủ động cho doanh nghiệp thông qua quy định trong điều lệ công ty và quy chế quản trị nội bộ.
Lợi ích khi tổ chức đại hội cổ đông bất thường trực tuyến
Tiết kiệm thời gian
- Triệu tập và vận hành đại hội chỉ trong 7–10 ngày
- Rút ngắn khâu gửi thư mời, xác nhận tham dự, chuẩn bị hậu cần
- Không mất thời gian di chuyển hoặc thuê địa điểm tổ chức
Giảm chi phí đáng kể
- Cắt giảm chi phí in ấn, chuyển phát nhanh, thuê nhân sự kiểm phiếu
- Không cần chi phí cho hội trường, thiết bị kỹ thuật phức tạp
- Dễ dàng tổ chức lại nếu cần triệu tập thêm lần hai
Tăng tỷ lệ tham dự & tính minh bạch
- Cổ đông ở xa, nước ngoài đều có thể tham dự dễ dàng
- Quá trình biểu quyết số hóa, lưu trữ dữ liệu, hạn chế tranh chấp
- Hệ thống báo cáo và kết quả kiểm phiếu minh bạch, theo thời gian thực
UVote – Nền tảng tổ chức họp cổ đông trực tuyến toàn diện
UVote là giải pháp tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến và biểu quyết điện tử do FPT phát triển. Đây là nền tảng chuyên biệt được thiết kế nhằm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý, nghiệp vụ và kỹ thuật trong tổ chức họp cổ đông hiện đại.
UVote cho phép doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quy trình tổ chức đại hội trên một nền tảng duy nhất, bao gồm:
- Gửi thư mời cá nhân hóa, đính kèm tài liệu họp theo từng cổ đông
- Xác thực cổ đông bằng căn cước công dân gắn chip, tích hợp công nghệ FPT.IDCheck
- Ủy quyền trực tuyến hợp lệ thông qua FPT.eSign và FPT.eContract
- Hỗ trợ cổ đông biểu quyết từ xa trên mọi thiết bị với thời gian đóng/mở phiếu được thiết lập linh hoạt
- Trợ lý ảo UVote GPT giúp giải đáp mọi thắc mắc từ cổ đông trong vòng 2 giây
- Kết quả kiểm phiếu được tổng hợp và trình bày dưới dạng biểu đồ trực quan theo thời gian thực
UVote đã được triển khai thành công cho nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam, trong đó có các tên tuổi như Vinamilk, Vingroup, Vietjet, HDBank… Với hơn một triệu cổ đông đã tham gia qua nền tảng này, UVote đang khẳng định vị thế giải pháp dẫn đầu về tổ chức họp cổ đông trực tuyến tại Việt Nam.
Trải nghiệm miễn phí UVote tại: https://uvote.vn/dang-ky-trai-nghiem-ban-dung-thu-uvote-mien-phi/
Kết luận
Tổ chức Đại hội đồng cổ đông bất thường trực tuyến là bước tiến tất yếu trong chiến lược số hóa quản trị doanh nghiệp hiện nay. Với hành lang pháp lý rõ ràng, cùng sự hỗ trợ từ các nền tảng công nghệ tiên tiến như UVote, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tổ chức đại hội nhanh chóng, tiết kiệm và hợp pháp.
Không chỉ là giải pháp trong ngắn hạn, mô hình họp cổ đông trực tuyến sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong hành trình nâng cao hiệu quả điều hành, minh bạch hóa hoạt động quản trị và tối ưu trải nghiệm cho cổ đông trong dài hạn.
