Tháng 5/2025, VCBF (Công ty Quản lý Quỹ Đầu tư Chứng khoán Vietcombank) và Tập đoàn FPT đã triển khai thành công hệ thống UVote để vận hành đại hội nhà đầu tư 2025. VCBF đã sử dụng giải pháp UVote trong toàn bộ quy trình tổ chức đại hội, từ gửi thư mời tham dự cá nhân hóa đến quản lý phiếu ủy quyền trực tuyến và biểu quyết điện tử. Cụ thể, UVote hỗ trợ gửi thư mời đính kèm mã dự họp được cá nhân hóa, quản lý ủy quyền kèm chữ ký điện tử, biểu quyết và kiểm phiếu theo thời gian thực.
Giải pháp này được tích hợp với các dịch vụ ký số của FPT như FPT.eSign và FPT.eContract, cho phép nhà đầu tư hoàn thành thủ tục ủy quyền hoàn toàn online. Trước đây, theo quy định Luật Doanh nghiệp 2020, nhà đầu tư và người ủy quyền phải ký tên thủ công trên giấy uỷ quyền rồi gửi cho ban quản lý đại hội, gây phiền hà về thủ tục và thời gian. Việc áp dụng chữ ký điện tử giúp VCBF trở thành đơn vị tiên phong trong xử lý ủy quyền điện tử, tối ưu hoá quy trình, tiết kiệm thời gian gửi – nhận – lưu trữ văn bản và tăng cường tính pháp lý cho đại hội.
Các tính năng nổi bật của UVote được ứng dụng trong Đại hội Nhà đầu tư VCBF 2025
UVote cung cấp một hệ thống quản lý đại hội nhà đầu tư trực tuyến với nhiều chức năng chuyên biệt, tiêu biểu như:
- Thư mời và đăng ký tham dự: gửi email/SMS mời dự họp cá nhân hóa, kèm theo mã số dự họp cho từng cổ đông.
- Ủy quyền trực tuyến: nhà đầu tư có thể khai báo ủy quyền hoàn toàn online với chữ ký điện tử, thay vì ký giấy truyền thống.
- Biểu quyết, bầu cử điện tử: tổ chức bỏ phiếu và kiểm phiếu trực tuyến theo thời gian thực, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
- Xác thực đa phương thức: ngoài mã OTP hay mã QR, hệ thống còn hỗ trợ định danh eKYC và CCCD gắn chip qua công nghệ FPT.IDCheck – cho độ bảo mật cao nhất.
- Tương tác và báo cáo tức thì: ban tổ chức có thể hẹn giờ đóng/mở phiếu biểu quyết, trả lời câu hỏi trực tiếp và theo dõi kết quả bầu cử ngay trong đại hội.
- UVote GPT – Trợ lý ảo: hỗ trợ hướng dẫn cổ đông, nhà đầu tư thao tác trên nền tảng một cách dễ dàng, phù hợp xu hướng AI-first.
Nhờ các tính năng này, ban quản lý quỹ VCBF có thể vận hành gần như toàn bộ khâu chuẩn bị và tổ chức đại hội trên một nền tảng duy nhất. Toàn bộ dữ liệu nhà đầu tư được quản lý tập trung; thư mời và mã dự họp được gửi tự động; đồng thời UVote hỗ trợ nhiều hình thức đăng nhập giúp nhà đầu tư dễ dàng tiếp cận hệ thống.
Lợi ích và cải thiện quy trình
Việc số hoá đại hội nhà đầu tư mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Theo thống kê từ VCBF và FPT, ứng dụng UVote giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực vận hành đáng kể. Trước đây, công đoạn xử lý ủy quyền và kiểm phiếu hoàn toàn thủ công khiến ban quản lý phải huy động nhiều cán bộ và dành hàng giờ mỗi ngày. Sau khi áp dụng UVote, gần như toàn bộ quy trình được tự động hóa. Chữ ký điện tử giúp loại bỏ nhu cầu in ấn và gửi giấy phép ủy quyền, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính pháp lý khi mọi giao dịch đều được ký số và lưu trữ trên hệ thống bảo mật.
Lễ ký kết hợp tác triển khai hệ thống vận hành Đại hội Nhà đầu tư 2025 giữa VCBF và FPT
Theo VCBF, hoạt động đại hội trở nên linh hoạt hơn rất nhiều. Nhà đầu tư có thể tham gia và bỏ phiếu bất kể ở đâu, chỉ cần có kết nối Internet. Điều này mở rộng cơ hội biểu quyết cho cổ đông ở xa và đẩy mạnh tính minh bạch. UVote cũng hỗ trợ chế độ bảo mật cao nhờ xác thực CCCD gắn chip và FPT.IDCheck, tăng cường niềm tin của nhà đầu tư vào tính an toàn của đại hội trực tuyến. Ông Bùi Sỹ Tân – Phó Tổng Giám đốc VCBF – khẳng định: “sau đại dịch, VCBF đã không ngừng tìm kiếm các giải pháp giúp nâng cao trải nghiệm của nhà đầu tư” và tin tưởng UVote sẽ hỗ trợ hơn 100.000 nhà đầu tư tham gia đại hội một cách “an toàn, chính xác, minh bạch”. Bước tiếp theo, VCBF hướng tới mục tiêu mở rộng quy mô phục vụ hàng triệu nhà đầu tư trong tương lai.
Phản hồi từ VCBF và nhà đầu tư
Các ý kiến thu thập từ VCBF và nhà đầu tư đều đánh giá cao giải pháp biểu quyết điện tử UVote. Điển hình, Chị Lê Vân – Trưởng phòng Dịch vụ Quỹ VCBF – chia sẻ: “Trước đây phải thực hiện thủ công từ khâu nhà đầu tư ủy quyền đến kiểm phiếu, thì bây giờ quá trình tham dự của nhà đầu tư sẽ được số hóa xuyên suốt,” giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực vận hành đáng kể. Chính nhờ số hoá toàn bộ quy trình của UVote, phòng vận hành và pháp chế của VCBF chỉ cần rất ít thời gian để xử lý các bước mà trước đây từng mất nhiều ngày.
Bên cạnh đó, nhà đầu tư cũng phản hồi tích cực về trải nghiệm mới. Anh Vũ Minh Chương (nhà đầu tư quỹ mở VCBF) cho biết: “Hệ thống biểu quyết và ủy quyền online năm nay rất thuận tiện cho nhà đầu tư vì không phải thao tác giấy tờ như trước, tiết kiệm thời gian“. Chị Văn Mai Anh cũng nhận xét: “Giao diện trực tuyến của đại hội khá đơn giản, dễ dàng để biểu quyết hoặc xem tài liệu khi đăng nhập vào“. Những phản hồi này cho thấy UVote đã mang lại sự cải thiện rõ rệt so với đại hội truyền thống.
Kết luận
Hợp tác giữa VCBF và FPT trong triển khai giải pháp biểu quyết điện tử UVote tại Đại hội Nhà đầu tư 2025 được xem là một thành công đáng kể trong lộ trình chuyển đổi số của quỹ mở Vietcombank. Dự án không chỉ tối ưu hoá quy trình tổ chức đại hội nhà đầu tư mà còn nâng cao trải nghiệm và quyền lợi cho cổ đông. UVote đã giúp VCBF tiết kiệm nhân lực, đẩy nhanh thủ tục ủy quyền và biểu quyết, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và pháp lý. Đây cũng là bước chuẩn bị quan trọng cho các đại hội online quy mô lớn hơn trong tương lai.
Trong bối cảnh công nghệ 4.0, thành công của UVote tại VCBF là minh chứng cho xu hướng ứng dụng công nghệ vào quản lý quỹ. Từ việc tích hợp chữ ký số, xác thực điện tử CCCD gắn chip, đến bổ sung trợ lý ảo AI, UVote cho thấy cách mạng hoá toàn diện quy trình đại hội. Sự hợp tác này sẽ góp phần nâng tầm vị thế của quỹ và khẳng định lợi thế cạnh tranh trong kỷ nguyên số.
